※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
Q. 領収書等を電子保存するために必要な準備はありますか？
A. はい。税務署への申請等のため、各種の準備を行っていただく必要があります。
以下の表が、電子帳簿保存法のスキャナ保存の対応要件です。
各項目を満たすことができるよう、準備を行う必要があります。
「ジョブカン」欄に「○」のある項目は、ジョブカン経費精算で対応可能です。
詳細はこちらをご覧ください。
※以下の表では、2016年(Ｈ28)9月30日以後承認申請分についての要件を記載しています。
| 要件 | 内容 | 必要な準備 | ジョブカン |
| 1 | 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規３⑤一イ、ロ) |
①速やかに入力方式 |
- |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り (規３⑤二イ) | 200dpi以上の解像度で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機機を用意してください。 スマートフォンやデジタルカメラにおいては、388万画素以上で撮影する必要があります。 |
- |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）(規３⑤二イ) | カラー画像で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機機を用意してください。 | - |
| 4 | 電子署名の実行 | 2016年9月30日以後承認申請分については、電子署名は必要ありません。 | - |
| 5 | タイムスタンプの付与(規３⑤二ロ |
「一般財団法人日本データ通信協会」が認定する事業者のタイムスタンプを付与することができるシステムを利用する必要があります。タイムスタンプシステムのベンダー名を、申請書類に記載する必要があります。 |
○ |
| 6 | 解像度及び階調情報の保存(規３⑤二ハ) | 読取りデータの解像度等を保存しておく必要があります。 | - |
| 7 | 大きさ情報の保存(規３⑤二ハ) | 読取りデータの大きさ情報を保存しておく必要があります。 | - |
| 8 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規３⑤二ニ) | 領収書データの訂正や削除を行った場合、事実関係と、その内容を確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 9 | 入力者等情報の確認(規３⑤三) | 「入力者（紙の領収書と画像ファイルを見比べて確認を行う者：承認者・経理担当者等）」や、「領収書を受領した本人」が誰かを確認できるようにしておく必要があります | ○ |
| 10 | 適正事務処理要件(規３⑤四) | 「相互けん制、定期的な検査、再発防止」の3つの要件を盛り込んだ社内規程を策定する必要があります。 ※詳細はこちらをご覧ください。 |
- |
| 11 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規３⑤五 | 会計システム等の各帳簿と、経費精算のデータを紐付けて確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 12 | 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規３⑤六) | 14インチ以上のカラーディスプレイであり、4ポイント文字の認識等が可能な機器を備え付ける必要があります。一般的に利用されているディスプレイで対応可能です。 | - |
| 13 | 整然・明瞭出力(規３⑤六イ～ニ) | 整然・明瞭に出力できる状態にしておく必要があります。 | - |
| 14 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規３⑤七、同３①三) | 利用するシステムのマニュアルや、そのシステム上での領収書電子化の事務処理フローを記した書類を、誰もが即時に閲覧できるように準備しておく必要があります。電子ファイルやオンラインマニュアル形式でも対応可能です。 | ○ |
| 15 | 検索機能の確保(規３⑤七、同３①五) | 申請・承認された経費及び添付データを、適宜検索できるようにする必要があります。 | ○ |
| 16 | 税務署長の承認(法４③) |
利用を始める3ヶ月前までに、所定の書類を税務署に届け出る必要があります。 |
- |
参考：
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係） PP.9-11
上記の要件のうち、ジョブカン経費精算でご提供できる要件以外は、各企業毎に準備を行う必要があります。
ジョブカン経費精算でご提供可能な要件の詳細についてはこちらをご覧ください。
※適正事務処理要件について
不正防止のため、「相互けん制、定期的な検査、再発防止」という3つの要件を盛り込んだ、「社内規程」を策定する必要があります。
国税庁のサイト上でサンプルが公開されていますのでご確認ください。
導入前の準備については次の記事もご覧ください。
▼ジョブカン経費精算を利用すると、領収書の保存についてどのような運用が可能になりますか？
Q. 必要な手続きはどんなものですか？
A. 利用開始の3ヶ月前までに、所轄の税務署長等へ承認申請が必要です。
提出書類は、国税庁のHPをご参照ください。
上記の手続きのうち、ジョブカン経費精算で、領収書等をスキャナやスマートフォンで読み取って申請を行う場合、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」という手続きに該当しますので、こちらの書類と、それに掛かる添付書類を提出する必要があります。
ジョブカン経費精算をご利用いただく場合、次の記事もご参照ください。
▼ジョブカン経費精算を利用すると、領収書の保存についてどのような運用が可能になりますか？
Q. ジョブカン経費精算ではどの要件に対応していますか？
A. ジョブカン経費精算では、必要要件のうち、以下の項目に対応しています。
以下の表が、電子帳簿保存法の対応要件です。
各項目を満たすことができるよう、準備を行う必要があります。
ジョブカン経費精算での対応要件以外は、各企業でご準備いただく必要があります。
※以下の表では、2016年(Ｈ28)9月30日以後承認申請分についての要件を記載しています。
| 要件 | 内容 | ジョブカン経費精算での対応 |
| 1 | 入力期間の制限(規３⑤一イ、ロ) |
- |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り (規３⑤二イ) | - |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）(規３⑤二イ) | - |
| 4 | 電子署名の実行 | - |
| 5 | タイムスタンプの付与(規３⑤二ロ |
ジョブカン経費精算では、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けている「セイコーソリューションズ株式会社」のシステムを利用し、データのアップロード後、タイムスタンプを付与することが可能です。 |
| 6 | 解像度及び階調情報の保存(規３⑤二ハ) | - |
| 7 | 大きさ情報の保存(規３⑤二ハ) | - |
| 8 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規３⑤二ニ) | ジョブカン経費精算では、画像ファイルの訂正を行うことはできません。また、申請に利用されているファイルをシステム上から削除することもできません。 電子帳簿保存法では、「訂正・削除ができないシステムであれば該当の要件を満たすものとして扱われる」とされていますので、ジョブカン経費精算でも対応しています。 |
| 9 | 入力者等情報の確認(規３⑤三) | 経費の申請者や承認者、経理担当者等が「入力者」に該当します。ジョブカン経費精算では、申請書の申請者や承認者を確認することができます。 |
| 10 | 適正事務処理要件(規３⑤四) | - |
| 11 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規３⑤五 | ここで言う「帳簿」とは、ジョブカン経費精算内では「仕訳データ」に当たります。 ジョブカン経費精算では、領収書等の添付ファイルと仕訳データが、申請書を介して関連付けられています。 |
| 12 | 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規３⑤六) | - |
| 13 | 整然・明瞭出力(規３⑤六イ～ニ) | - |
| 14 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規３⑤七、同３①三) | ジョブカン経費精算の説明書で対応可能です。 |
| 15 | 検索機能の確保(規３⑤七、同３①五) | ジョブカン経費精算では、過去の申請書や添付データだけでなく、取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を、条件指定、範囲指定で検索することが可能です。 |
| 16 | 税務署長の承認(法４③) | - |
参考：
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係） PP.9-11
ジョブカン経費精算での対応事項以外の要件については、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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