※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
Q. ジョブカン経費精算を利用すると、領収書の保存についてどのような運用が可能になりますか？
A. ジョブカン経費精算では、写真に撮った領収書等のデータをアップロードした際、自動的にタイムスタンプを付与することが可能です。そのデータを添付して、経費精算の申請を行うことができます。
「タイムスタンプ」機能の利用には、ジョブカン経費精算のご契約と、「タイムスタンプオプション」への加入が必要になります。
電子帳簿保存法の概要についてはこちらをご覧ください。
ジョブカン経費精算で対応可能な要件はこちらをご覧ください。
Q. 導入までの具体的な手順はどのようになりますか？
A. ジョブカン経費精算で領収書等の電子保存を行っていただくためには、規定された要件をクリアする必要があります。そのために、事前に準備を行う必要があります。
電子帳簿保存法の要件は以下の通りです。
※以下の表では、2016年(Ｈ28)9月30日以後承認申請分についての要件を記載しています。
| 要件 | 内容 | 必要な準備 | ジョブカン |
| 1 | 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規３⑤一イ、ロ) |
①速やかに入力方式 |
- |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り (規３⑤二イ) | 200dpi以上の解像度で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機機を用意してください。 スマートフォンやデジタルカメラにおいては、388万画素以上で撮影する必要があります。 |
- |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）(規３⑤二イ) | カラー画像で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機機を用意してください。 | - |
| 4 | 電子署名の実行 | 2016年9月30日以後承認申請分については、電子署名は必要ありません。 | - |
| 5 | タイムスタンプの付与(規３⑤二ロ |
「一般財団法人日本データ通信協会」が認定する事業者のタイムスタンプを付与することができるシステムを利用する必要があります。タイムスタンプシステムのベンダー名を、申請書類に記載する必要があります。 |
○ |
| 6 | 解像度及び階調情報の保存(規３⑤二ハ) | 読取りデータの解像度等を保存しておく必要があります。 | - |
| 7 | 大きさ情報の保存(規３⑤二ハ) | 読取りデータの大きさ情報を保存しておく必要があります。 | - |
| 8 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規３⑤二ニ) | 領収書データの訂正や削除を行った場合、事実関係と、その内容を確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 9 | 入力者等情報の確認(規３⑤三) | 「入力者（紙の領収書と画像ファイルを見比べて確認を行う者：承認者・経理担当者等）」や、「領収書を受領した本人」が誰かを確認できるようにしておく必要があります | ○ |
| 10 | 適正事務処理要件(規３⑤四) | 「相互けん制、定期的な検査、再発防止」の3つの要件を盛り込んだ社内規程を策定する必要があります。 ※詳細はこちらをご覧ください。 |
- |
| 11 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規３⑤五 | 会計システム等の各帳簿と、経費精算のデータを紐付けて確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 12 | 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規３⑤六) | 14インチ以上のカラーディスプレイであり、4ポイント文字の認識等が可能な機器を備え付ける必要があります。一般的に利用されているディスプレイで対応可能です。 | - |
| 13 | 整然・明瞭出力(規３⑤六イ～ニ) | 整然・明瞭に出力できる状態にしておく必要があります。 | - |
| 14 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規３⑤七、同３①三) | 利用するシステムのマニュアルや、そのシステム上での領収書電子化の事務処理フローを記した書類を、誰もが即時に閲覧できるように準備しておく必要があります。電子ファイルやオンラインマニュアル形式でも対応可能です。 | ○ |
| 15 | 検索機能の確保(規３⑤七、同３①五) | 申請・承認された経費及び添付データを、適宜検索できるようにする必要があります。 | ○ |
| 16 | 税務署長の承認(法４③) |
利用を始める3ヶ月前までに、所定の書類を税務署に届け出る必要があります。 |
- |
参考：
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係） PP.9-11
上記の要件を満たすために必要な準備や導入手順は以下のとおりです。
①社内規程等を決める
要件1、10
②読み取り機器や出力機器を準備する
要件2、3、6、7、12、13
③ジョブカン経費精算を導入する
要件5、8、9、11、14、15
④税務署への届出を行う
要件16
①社内規程等を決める
領収書を電子保存するためには、「どのような書類を電子保存するか」や、運用のための社内規程、事務処理のフロー等を策定する必要があります。
要件1、10に該当します。
要件1「入力期間の制限」の詳細は、こちらをご覧ください。
要件10「適正事務処理要件」は、「相互けん制、定期的な検査、再発防止」という3つの要件を盛り込み、国税庁が定める要件に沿って策定する必要があります。
国税庁のサイトでサンプルが公開されていますが、監査法人や所轄税務署にご相談の上、会社ごとの運用に沿うよう、作成を行なってください。
また、電子帳簿保存法に則って運用するためには、各社員の方の協力も必要になります。
所定の期間内に各自処理を行うためには、社員の方への周知やルールの徹底が必要です。
提出するための書類だけではなく、社内ルールの策定も行う必要があります。
②読み取り機器を準備する
領収書の電子化を行うためには、スキャナやスマートフォン、デジタルカメラ等、読み取りを行う機器にも一定の要件があります。
また、申請・承認が行われた後も、そのデータを明瞭に・いつでも確認できるようにして置かなければなりません。
その要件に対応したそれぞれの製品を用意する必要があります。
要件2、3、6、7、12、13に該当します。
③ジョブカン経費精算を導入する
電子化を行う際に「タイムスタンプ」を付与したり、申請後、そのデータと申請書類の関係性や、申請者等をすぐにわかるようにしておかなければなりません。
ジョブカン経費精算の「タイムスタンプオプション」をご利用いただきますと、要件5、8、9、11、14、15に対応することができます。
④の税務署への申請時に、運用可能な状態にしておく必要はありませんが、ご契約は完了しておく必要があります。
ジョブカン経費精算のお申込み方法はこちらをご覧ください。
タイムスタンプオプションについてはこちらをご覧ください。
ジョブカン経費精算では、アカウント発行後、無料のお試し期間を設けています。
こちらの期間内に初期設定や運用の検証を行っていただき、税務局の承認までに、運用が初められるようご設定いただくことをおすすめいたします。
④税務署への届出を行う
電子化を行う際に「タイムスタンプ」を付与したり、申請後、そのデータと申請書類の関係性や、申請者等をすぐにわかるようにしておかなければなりません。
利用開始の3ヶ月前までに、所轄の税務署長等へ書類の届出が必要です。
提出書類は、国税庁のHPをご参照ください。
■国税庁 申請書等様式
上記の手続きのうち、ジョブカン経費精算で、「領収書等をスキャナやスマートフォンで読み取って申請を行う」場合、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」という手続きに該当しますので、こちらの書類と、それに掛かる添付書類を提出する必要があります。
Q. 導入後の運用はどのようになりますか？
A. ジョブカン経費精算を導入し、税務署の承認が下りた後は、以下のような手順で申請を行っていただけます。
1. 申請者(社員)が経費を利用し、領収書を受領します。
2. 所定の期間内（※適正事務処理要件や選択した入力方式によって異なります）に領収書を電子データ化します。
電子化には、スキャナで読み取る、スマートフォンやデジタルカメラで撮影する等の方法があります。
3. 撮影したデータを、所定の期間内（※適正事務処理要件や選択した入力方式によって異なります）にジョブカン経費精算上にアップロードします。
「タイムスタンプオプション」に加入している場合、ジョブカン経費精算にデータのアップロードを行うと、PDFファイルや画像ファイルの場合、自動的にタイムスタンプが付与されます。
※写真を撮影しただけでは「電子保存」とはなりません。「タイムスタンプの付与」を以て、電子化手続きの完了となります。
※受領者本人が入力する場合は、領収書等への自署が必要です。
4. 該当のデータを添付し、経費精算の申請を行います。
申請手順はこちらをご覧ください。
5. 申請後、領収書の原本を経理担当者へ提出します。
※写真を撮ってすぐに原本破棄することはできません。
▼Q. 電子保存したらすぐに原本破棄できるようになりますか？
6. 承認者が、添付データと申請内容を比較し、間違いがなければ「承認」を行います。
7. 最終承認の完了後、企業の処理フローに従い、経理担当者等が経理処理を行います。
8. 所定の要件に従い、申請書や電子データ、領収書の原本を保管します。
ジョブカン経費精算にアップロードされたデータを一覧で確認する方法は、以下のヘルプ記事をご覧ください。
9. 適正事務処理要件で規定された定期検査後に、紙の原本の破棄が可能になります。
監査等の「定期的な検査」が行われるまで、紙の原本（書面）を保存する必要があります。詳細は以下のヘルプ記事をご覧ください。
▼Q. 電子保存したらすぐに原本破棄できるようになりますか？
10. 法で定められた期間（基本的には7年間）電子データを保存します。
ジョブカン経費精算では、規約上、データの保存期間を7年間としております。
ジョブカン経費精算の利用規約についてはこちらをご覧ください。
※電子帳簿保存法対応に伴い、2018年10月7日に利用規約を改定いたしました。
※改定後の利用規約は、改定以前にご契約いただいたお客様や、改定以前に行われた申請、アップロードされたデータも対象です。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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