※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算は、経費精算の申請から承認までと、精算処理をクラウド上で行うことができるシステムです。
申請の承認完了時や確定処理を行うことで、仕訳データやFBデータが自動で生成され、経理処理にかかる時間を大幅に削減することができます。
こちらの記事にて、申請の最終承認完了後にどのようなデータが作成されるのかを流れに沿ってご案内いたします。
目次
データ作成の流れ
申請の最終承認完了後、以下のような流れでデータが作成されます。
※特定の条件によって、作成されないデータもございます。
詳しくは以下、データごとのご案内もご覧ください。
申請の最終承認が完了したタイミングで、仕訳確定・出力するの画面に「計上仕訳」、支払確定するの画面に「支払データ」という2つのデータが同時に作成されます。
支払確定するの画面にて、「支払データ」を支払確定したタイミングで、仕訳確定・出力するの画面に「支払仕訳」、FBデータ出力するの画面に「FBデータ」という2つのデータが同時に作成されます。
※上記4つのデータと申請データはそれぞれ別々のデータです。
既に作成されたデータの修正・削除を行っても、他のデータに影響はありません。
最終承認が完了した申請の取り消しを行った場合は、作成済みの計上仕訳に対してのみ、データを相殺するための反対仕訳が作成されます。
作成されるデータについて
作成されるデータについて、1つずつご案内いたします。
計上仕訳とは
計上仕訳とは、費用発生時に作成される仕訳です。
費用発生とは、従業員が電車に乗った運賃を立て替えた、備品を購入した、取引先に対して支払わなければならない費用が発生した、等を指します。
計上仕訳は、左側のメニュー「経費精算機能」内の「仕訳確定・出力する」内、「計上仕訳」のタブに表示されます。
ジョブカン経費精算では、申請が最終承認された時点で、申請時に選択された「内訳」と「未払金等の勘定科目」情報から作成されます。
計上仕訳がどの情報を元に作成されるかといったことについて、詳細はこちらをご覧ください。
仕訳は明細行ごと作成されますが、特定の条件で集計することも可能です。
設定方法はこちらをご覧ください。
計上仕訳の確認方法はこちらをご覧ください。
仕訳確定の方法はこちらをご覧ください。
表内の「摘要設定」の詳細はこちらをご覧ください。
また、仕訳確定した仕訳データはCSV形式で出力することができます。
出力したCSVデータをお使いの会計ソフト等にインポートできるよう、仕訳データのCSV出力形式を設定することが可能です。
設定方法はこちらをご覧ください。
支払仕訳とは
支払仕訳とは、支払時に作成される仕訳です。
支払とは、従業員が立て替えていた費用を支払う、支払依頼があった取引先に経費を支払う、等を指します。
支払仕訳は、左側のメニュー「経費精算機能」内の「仕訳確定・出力する」内、「支払仕訳」のタブに表示されます。
ジョブカン経費精算では、支払データが支払確定された時点で、「未払金等の勘定科目」情報と、支払確定時に選択された振込元・支払日から作成されます。
支払仕訳がどの情報を元に作成されるかといったことについての詳細はこちらをご覧ください。
仕訳は明細行ごと作成されますが、特定の条件で集計することも可能です。
設定方法はこちらをご覧ください。
支払仕訳の確認方法はこちらをご覧ください。
仕訳確定の方法はこちらをご覧ください。
表内の「摘要設定」の詳細はこちらをご覧ください。
また、仕訳確定した仕訳データはCSV形式で出力することができます。
出力したCSVデータをお使いの会計ソフト等にインポートできるよう、仕訳データのCSV出力形式を設定することが可能です。
設定方法はこちらをご覧ください。
支払データとは
支払データとは、支払確定を行い「支払仕訳」と「FBデータ」を作成するために必要なデータです。
左側のメニュー「経費精算機能」内の「支払確定する」の画面に表示されます。
ジョブカン経費精算では、申請が最終承認された時点で、1つの申請に対し1つの支払データが作成されます。
申請に明細が設定されている場合、支払データに反映される内訳は申請内の明細で一番上に入力したものとなります。
なお、支払データは、申請時に「支払方法」の項目にて「立替払い」以外を選択している、など特定の条件によっては作成されません。
詳しくはこちらをご覧ください。
支払データの確認方法につきましては、こちらをご覧ください。
FBデータとは
FBデータとは、お使いのネットバンクにインポートすることで、支払処理を行うことが出来るデータです。
左側のメニュー「経費精算機能」内の「FBデータを出力する」の画面にて出力が可能です。
ジョブカン経費精算では、支払データが支払確定された時点で出力することが可能となります。
出力方法はこちらをご覧ください。
お使いの金融機関に合わせ、FBデータとして出力する情報を編集できます。
設定方法はこちらをご覧ください。
なお、FBデータは、支払確定時に「支払元」の項目にて、支払方法が「現金」と設定された「振込元」を選択している、など特定の条件によっては作成されません。
詳しくはこちらをご覧ください。
FBデータ内の数字が何を表しているかといったことについては、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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