ジョブカン経費精算/ワークフローにおける「閲覧」とは、承認は行わないが「特定の経路を通る申請書や、特定の申請書の内容を確認すること」を意味します。
閲覧機能を利用することで、承認者でなくても、該当の申請書の内容を閲覧することができます。
承認者ではない一部のユーザに、申請書の内容を確認のみ行わせたい場合に便利です。
また、閲覧できる申請一覧から申請書をCSVダウンロードすることも可能です。
ダウンロード方法は、こちらをご覧ください。
類似の機能として、「参照」と「共有」の機能があります。
それぞれの機能の違いについてはこちらをご覧ください。
目次
閲覧可能者を設定する
閲覧可能者は、以下の二つの方法で設定可能です。
- 「経路」に設定する
- 申請時に設定する
このページでは、閲覧可能者を「経路」に設定する方法をご紹介します。
経路の設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
あらかじめ経路に「閲覧可能者」として設定されたユーザは、申請時や申請後に特別な設定を行うことなく、その経路を通る申請がすべて閲覧可能になります。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「経路」を選択します。
2. 「経路一覧」の画面で、上部の「新しい経路を登録」もしくは、閲覧可能者の設定を行いたい経路をクリックします。
3. 経路の基本情報入力欄の「閲覧可能者」の項目にて、設定を行います。
4. 「閲覧可能者を設定する」をクリックし、「閲覧可能者設定」のダイアログを開きます。
5. ダイアログ内で閲覧可能者の設定を行います。
「閲覧可能者」に設定可能な条件は以下の2種類です。
① ユーザを指定する
閲覧可能者に、直接ユーザを指定することができます。
複数名を選択することも可能です。
② グループや役職を指定する
選択されたグループと役職に該当するユーザを指定することができます。
事前に、「ユーザ」の設定で、グループと役職の紐付けが必要です。
さらに、グループを階層化することで、
「以上の階層のグループに所属する」承認者を設定することが可能です。
また、役職ランクを利用して「以上の役職ランク」や「以下の役職ランク」
として設定することも可能です。
6. 閲覧可能者の選択後、ダイアログ内の「設定する」をクリックすると、内容が「経路登録」画面に反映されます。
経路登録画面には以下のように表示されます。
7. 「経路登録」画面下部の「保存する」または「更新する」をクリックすると、閲覧可能者の設定が反映されます。
8. 「閲覧可能者」を経路に登録後、その経路をフォーム設定画面で登録することで、該当のフォームを利用して申請された全ての申請書で、登録されたユーザが閲覧可能になります。
※「閲覧可能者」の設定前に行われた申請は、閲覧可能になりませんのでご注意ください。
実際の申請書画面では、下記画像のように表示されます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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