※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算のご利用にあたり、あらかじめ必要な設定があります。
このページでご案内する基本情報設定と経費精算設定を順に行うことで、経費精算の申請から承認までと、精算処理を行うことができるようになります。
目次
初期設定＜基本情報設定＞をする
ジョブカン経費精算のご利用にあたり、あらかじめ基本情報設定を行います。
以下4つの設定は、運用開始するための必須項目です。
①グループを登録する
②ユーザを登録する
③経路を登録する
④フォームを登録する
経費精算で作成できるフォームは、経費精算フォームと支払依頼フォームです。
基本情報設定の初期設定方法の詳細については、こちらをご覧ください。
初期設定＜経費精算設定＞をする
基本情報設定と併せて、経費精算設定を行います。
経費精算処理を行えるようにするために、あらかじめ以下4つの登録が必要です。
①勘定科目を登録する
②税区分を登録する
③内訳を登録する
④未払金等の勘定科目を登録する
①～④まで登録を完了すると、経費精算の運用を開始し、ユーザは申請を行うことができるようになります。
①勘定科目を登録する
まずはじめに、勘定科目の登録をします。
勘定科目とは、仕訳や財務諸表などに用いる、表示金額の名目をあらわす項目です。
勘定科目を登録し、内訳や未払金設定等と紐づけることで、仕訳データに自動で反映させることができます。
勘定科目の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックします。
2. 「管理者機能」内に表示されたメニュー「経費精算設定」をクリックします。
3. 経費精算設定一覧から、「勘定科目」をクリックします。
4. 経費や支払で使用する勘定科目を新規登録し、保存します。
勘定科目の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
②税区分を登録する
次に、税区分の登録をします。
税区分とは、課税対象か否かを判別するための項目です。
税区分を登録し、内訳や未払金設定等と紐づけることで、仕訳データに税区分を反映させ、税額が自動で計算されます。
税区分の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックし、「経費精算設定」を選択します。
2. 経費精算設定一覧から、「税区分」をクリックします。
3. 経費や支払で使用する税区分を新規登録し、保存します。
ご利用の会計ソフトに合わせて税区分を登録します。
税区分の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
③内訳を登録する
次に、内訳の登録をします。
内訳とは、申請書と勘定科目を紐づける項目です。
会社独自の内訳名を登録することで、申請時に勘定科目で悩まずに、適切な勘定科目で申請を行うことができます。
内訳の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックし、「経費精算設定」を選択します。
2. 経費精算設定一覧から、「内訳」をクリックします。
3. 申請者に分り易い名称で内訳を新規登録し、保存します。
内訳の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
④未払金等の勘定科目を登録する
最後に、未払金等の勘定科目の登録をします。
未払金等の勘定科目では、未払金・仮払金・預り金・振込手数料・未収金が使用される仕訳に紐づく勘定科目等をそれぞれ設定します。
未払金等の勘定科目を設定することで、仕訳データに自動で反映させることができます。
未払金等の勘定科目の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックし、「経費精算設定」を選択します。
2. 経費精算設定一覧から、「未払金等の勘定科目」をクリックします。
3. 未払金・仮払金・預り金・振込手数料・未収金それぞれに紐づかせる勘定科目等を設定し、保存します。
未払金等の勘定科目の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
その他項目を登録する
上記でご案内した項目以外についても、運用前にあらかじめ登録することで、スムーズに経費精算処理を行うことが可能です。
その他の基本情報設定を登録する
基本情報設定の中で、初期設定に含まれないが経費精算データに反映させることができるデータの登録をします。
基本情報設定にて、初期設定で登録したグループ、ユーザ、経路、フォームの他に、以下2つの項目を登録します。
2つの項目を登録することで、経費精算処理中にその都度入力せずとも、自動的にデータを反映させることができます。
①ユーザに口座情報を登録する
ユーザに口座情報を設定することで、経費精算の申請情報からFBデータを作成する際に、振込先として自動で反映させることが可能です。
ユーザの設定は、Admin、管理者、システム担当、人事担当の権限ユーザから設定できます。
ユーザに口座情報を登録する方法の詳細については、こちらをご覧ください。
②プロジェクトを登録する
プロジェクトとは、会社における「事業計画」を意味します。
プロジェクトを登録することで、申請時にその申請と紐付くプロジェクトを選択することができ、申請をプロジェクト単位で管理できるようになります。
プロジェクトの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
プロジェクトの登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
その他の経費精算設定を登録する
経費精算設定の中で、初期設定に含まれないが経費精算データに反映させることができるデータの登録をします。
経費精算設定にて、初期設定で登録した勘定科目、税区分、内訳、未払金等の勘定科目の他に、以下7つの項目を登録します。
①補助科目を登録する
②振込元を登録する
③支払方法を登録する
④仕訳データ出力設定を登録する
⑤会社決済情報を登録する
⑥仕訳項目を登録する
⑦明細を登録する
7つの項目を登録することで、自動的にデータを反映させることができます。
①補助科目を登録する
補助科目とは、勘定科目の中で、さらに詳細を分ける場合に使用する項目です。
補助科目を登録することで、データを集計する場合等に、勘定科目をさらに小さい単位に分けて集計を行うことができます。
補助科目の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
補助科目の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
②振込元を登録する
振込元とは、他社や自社の社員に振り込む際の「振込元口座情報」を意味します。
振込元を登録することで、支払仕訳に振込元の勘定科目等が自動で反映され、FBデータには振込元の口座情報が反映されます。
FBデータが必要ない場合、振込元を口座情報なしで登録し、支払確定することも可能です。
振込元の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
振込元の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
③支払方法を登録する
支払方法とは、デフォルトで選択できる立替払いの他に、法人カード等のように「従業員の立替払いではなく、振込も必要ない支払方法の種類」を意味します。
登録することで、経費精算の申請時に立替払い以外の支払方法を選択できます。
※登録した支払方法を選択して申請した場合、支払仕訳とFBデータは発行されません。
支払方法の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
支払方法の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
④仕訳データ出力設定を登録する
仕訳データ出力設定では、仕訳データの出力形式を設定します。
ご利用の会計ソフトに合わせて、出力項目をカスタマイズできます。
仕訳データ出力設定の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
仕訳データ出力設定の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
⑤会社決済情報を登録する
会社決済情報設定では、年度切替日などの会社の決済に関する情報を設定することができます。
会社決済情報設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
会社決済情報設定の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
⑥仕訳項目を登録する
仕訳項目では、会社独自の仕訳データに出力したい項目を設定することができます。
仕訳項目は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
仕訳項目の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
⑦明細を登録する
明細設定では、会社独自の明細表を作成することができます。
明細設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
明細の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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