※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
補助科目とは、勘定科目をさらに細分化する場合に使用する科目です。
補助科目を登録することで、データを集計する際に、勘定科目よりも細かい単位で集計することが可能です。
例 勘定科目「普通預金」に対し、補助科目「○○銀行」を登録する
設定したい補助科目が複数ある場合に利用すると、一括で登録・編集ができるので便利です。
補助科目の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
目次
補助科目をCSVファイルから一括で新規登録する
補助科目の登録は、以下の二通りの方法で行うことができます。
- 管理画面から一つずつ登録する方法
- CSVファイルから一括で登録する方法
このページでは、CSVファイルを利用して、補助科目を一括登録する登録する方法をご紹介します。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「経費精算設定」をクリックし、一覧画面から「補助科目」を選択します。
2. 「補助科目一覧」の画面上部の「CSVサンプル」をクリックすると、CSVのサンプルデータがダウンロードされます。
3. 以下のようなサンプルデータがCSVデータとして出力されます。
サンプルデータに則り、登録したいデータを入力します。
入力規則は以下の表の通りです。
| 項目名 | 条件 | 概要 |
| ID | - | 登録時に自動的に付与されるIDです。 補助科目の新規登録時は空欄のままアップロードしてください。 |
| 勘定科目コード | 必須 | 登録する補助科目と紐づく勘定科目のコードを入力します。 |
| 補助科目コード | 必須 | 登録する補助科目を識別するコードを入力します。 登録上限：半角255文字まで ※ご利用の会計ソフトに則ってご設定ください。 ※既に登録している補助科目コードを入力した場合、アップロード時、情報を上書きするか、登録エラーとするかを選択することができます。 |
| 補助科目名 | 必須 | 登録する補助科目の名称を入力します。 登録上限：半角255文字まで 最終承認完了時に生成される仕訳データに反映されます。 |
4. CSVデータの入力後、補助科目一覧の画面で｢CSVアップロード｣をクリックします。ファイル選択画面が表示されますので、先程作成したファイルを選択します。
5. 「CSVアップロード」のダイアログが表示されます。
「ID」列が空欄の場合、新規登録を行います。
「OK」をクリックすることで、CSVファイルによる補助科目の一括登録が完了します。
補助科目をCSVファイルから一括編集する
補助科目をCSVファイルで一括編集していただく方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「経費精算設定」をクリックし、一覧画面から「補助科目」を選択します。
2. 「補助科目一覧」の画面上部の「CSVダウンロード」をクリックします。
3. 出力データの文字コードを選択し、「OK」をクリックします。
CSVデータのダウンロードが開始されます。
4. 既に登録されている補助科目情報が、以下のようなCSVデータとして出力されます。
ダウンロードしたCSVデータを編集します。
入力規則は以下の表の通りです。
| 項目名 | 条件 | 概要 |
| ID | 必須 | 登録時に自動的に付与されるIDです。 登録済みの補助科目にすでに付与されているIDの削除・変更は行わないでください。 |
| 勘定科目コード | 必須 | 登録する補助科目と紐づく勘定科目のコードを入力します。 |
| 補助科目コード | 必須 | 登録する補助科目を識別するコードを入力します。 ※ご利用の会計ソフトに則ってご設定ください。 ※既に登録している補助科目コードを入力した場合、アップロード時、情報を上書きするか、登録エラーとするかを選択することができます。 |
| 補助科目名 | 必須 | 登録する補助科目の名称を入力します。 最終承認完了時に生成される仕訳データに反映されます。 |
5. CSVデータの入力後、補助科目一覧の画面で｢CSVアップロード｣をクリックします。ファイル選択画面が表示されますので、先程作成したファイルを選択します。
6. 「CSVアップロード」のダイアログが表示されます。
CSVファイル内の「ID」列に記載がある場合、同じIDの補助科目に上書き（更新）を行います。
「ID」列が空欄の場合、新規登録を行います。
「OK」をクリックすることで、CSVファイルによる補助科目の一括登録が完了します。
なお、「補助科目」の数がCSVデータの編集前より減る場合、差分は削除されません。
不要な「補助科目」につきましては、1件ずつ削除することが可能です。
「補助科目」の削除につきましてはこちらをご参照ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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