※この機能は、経費精算プラン及びジョブカン勤怠管理をご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算では、ジョブカン勤怠管理での打刻時にICカードの利用履歴を同時に読み取ることで、その情報を利用して交通費精算をすることができます。
目次
ジョブカン経費精算の設定をする
ICカードの情報で交通費精算を行う場合、ジョブカン経費精算で、「交通費明細」が設定されたフォームを登録する必要があります。
設定方法は以下の通りです。
※すでに「交通費明細」が設定されたフォームが登録されている場合は、こちらの設定は不要です。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」をクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームの「基本情報」欄内、「フォーム形式」の項目で、「経費精算」を選択します。
4. フォーム形式を切り替えると、フォームの内容が切り替わります。設定が必要な項目に入力を行います。
フォームの設定項目に関してはこちらをご覧ください。
5. フォームに「交通費明細」を設定します。
フォーム登録画面半ばに表示されている明細表を「交通費明細」に変更します。
デフォルトでは「経費明細」が表示されていますが、明細表をクリックすると、明細表の種類を変更することができます。
「明細項目設定」のダイアログ内、「明細の種類」の項目で「交通費明細」を選択します。
| 項目名 | 概要 |
| 明細の種類 | 明細の種類を選択します。 ICカードの情報から交通費の精算をするフォームを設定する場合、「交通費明細」を選択します。 |
| 明細の名前 | 明細の名前を設定します。 未入力の場合は「明細の種類」が表示されます。 |
| 説明 | 明細の説明を入力します。 |
| 仕訳設定 | 仕訳をどのように作成するかを選択します。
|
| 内訳設定 | この明細で利用できる内訳を設定できます。 内訳は複数選択可能です。 内訳が未選択の場合、すべての内訳、もしくは「フォームに紐付ける内訳」で選択された内訳が利用可能になります。 内訳についてはこちらをご覧ください。 |
| 目的・備考の入力 | 明細表内の「目的・備考」項目の必須/任意を設定します。 |
| グループの入力 | 明細表内の「グループ」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| プロジェクトの入力 | 明細表内の「プロジェクト」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| 交通手段の入力 | 明細表内の「交通手段」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| 明細 - 領収書添付台紙 | 申請を印刷する際に、明細行ごとレシートや領収書を張り付け可能なスペースの設置可否を設定可能です。 フォームの種類で「精算申請」を選択し、「印刷設定」欄の「明細 - 領収書添付台紙」項目が「出力する」の場合表示されます。 |
| 内訳別明細 |
申請の印刷する際に、内訳別の集計表示可否を設定可能です。 |
6. 設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」をクリックすると、フォームが登録されます。
ジョブカン勤怠管理の設定をする
ジョブカン勤怠管理の打刻データと、ジョブカン経費精算のアカウントの紐付けを行います。
まず、利用する打刻方法を決定する必要があります。
打刻時にICカード履歴を読み取り、経費精算と連携することができる打刻方法は以下の2種類です。
- Windows PC+ICカードリーダーでの打刻
- iOS機器+ICカードリーダーでの打刻
利用する打刻方法によってICカードリーダーの対応機種が異なりますので、必ず事前にご確認ください。
推奨している打刻機器や推奨環境等はこちらをご覧ください。
次からの手順は利用する打刻方法によって異なりますので、ご利用の打刻方法に合わせてご確認ください。
Windows PCを利用する場合の設定方法
ジョブカン勤怠管理にて必要な設定は以下の通りです。
①打刻機器を用意する
ICカードリーダーおよび接続するWindows PCを用意します。
ICカードリーダーの対応機種はこちらをご覧ください。
PCの推奨環境はこちらをご覧ください。
②打刻アプリのインストールからICカードの紐付けまでを行う
ジョブカン勤怠管理専用の打刻アプリのインストールを行います。
アプリは、「ジョブカン勤怠管理」の管理画面よりダウンロードしていただけます。
詳細な手順はこちらをご覧ください。
※対応しているWindows用アプリのバージョンは「3.0」以上です。
既にインストール済みの方は、アプリのバージョンの確認をお願いいたします。
③ジョブカン勤怠管理とジョブカン経費精算のアカウントを連携する
ジョブカン勤怠管理の打刻アプリと、ジョブカン経費精算のアカウントの連携を行います。
手順は以下のとおりです。
1. ジョブカン勤怠管理のWindows用アプリを起動します。
アプリの起動方法はこちらをご覧ください。
2. 左上のメニューアイコンをクリックします。
3. 表示されるメニューの中から、「管理者モード」をクリックします。
4. 管理者モードのログイン画面が表示されますので、アプリ起動時に入力したアカウント情報のパスワードを再度入力します。
5. 管理者モードメニューより「交通費連携設定」をクリックします。
6. 「自動設定」もしくは「手動設定」のいずれかを選択します。
「自動設定」の場合、自動的に、同じ共通IDに紐付いている経費精算アカウントと連携されます。
初回設定以降、アプリへのログイン時や連携エラーの後に、最新の認証コードが自動的に取得されるようになります。
「手動設定」の場合、経費精算の管理画面で発行される認証コードを入力し、「連携を開始する」をクリックします。
認証コードの確認方法はこちらをご覧ください。
こちらのご設定は、勤怠管理と経費精算で、ジョブカン共通IDが異なる場合等にご利用ください。
7. 正常に連携が行われた場合、「現在の状況」に「連携済み」と表示されます。
以上で、ジョブカン勤怠管理での設定は完了です。
iOS機器を利用する場合の設定方法
ジョブカン勤怠管理にて必要な設定は以下の通りです。
③ジョブカン勤怠管理とジョブカン経費精算のアカウントを連携する
それぞれの設定についてご案内します。
①打刻アプリをダウンロードする
ジョブカン勤怠管理専用の打刻アプリのダウンロードを行います。手順は以下の通りです。
1. ご用意いただいたiOS機器で、専用の打刻アプリをダウンロードします。
App Storeにて、検索ボックスに「jobcan」と入力し検索を行います。
検索結果に表示される、以下のアイコンのiOS用JOBCANアプリをダウンロードします。
もしくは、こちらのURL(外部サイト)にiOS機器よりアクセスし、ダウンロードを行ってください。
※対応しているiOS用アプリのバージョンは「2.2.0」以上です。
既にダウンロード済みの方は、アプリのバージョンの確認とアップデートをお願いいたします。
※アプリの推奨環境はこちらをご確認ください。
アプリアイコン
2. ダウンロード完了後、打刻アプリを開きます。
アイコンをタップするとログイン画面が表示されますので、「ジョブカン勤怠管理」の管理画面のログイン情報を入力します。
| 項目名 | 入力内容 |
| 会社ID | 会社のログインID |
| グループ管理者ログインID | グループ管理者ログインID （全権限管理者ならadminと入力） |
| パスワード | アカウントのパスワード |
3. 初回ログイン後、iOSアプリと打刻機器を接続します。
詳細な手順はこちらをご覧ください。
②スタッフとICカードの紐付けをする
ジョブカン勤怠管理に登録されているスタッフと、打刻用ICカードの紐付けを行います。
1. iOS機器にて、ジョブカン勤怠管理の打刻アプリを起動し、ジョブカン勤怠管理へログインを行います。
2. 打刻アプリの起動後、右下の歯車のマークをタップし、アプリの設定画面を開きます。
アクセス時、パスワード入力画面が表示される場合がありますので、表示された場合、ログイン時に入力したパスワードを入力します。
3. 「スタッフ設定」の項目にて、「スタッフのICカードを登録」を選択します。
選択されている打刻場所で打刻できるスタッフが一覧で表示されます。
4. カードを登録したいスタッフの名前を選択します。
「ICカードをリーダーにかざしてください」という画面が表示されますので、そのスタッフの打刻用カードとして登録したいICカードをカードリーダーにかざします。
カードの登録が正常に完了した場合、「ICカード登録完了」と表示されます。
次回打刻時より、iOSアプリを起動した状態（時刻が出ている画面を開いた状態）でカードリーダーにカードをかざすことで、打刻を行うことができるようになります。
ICカードの登録を行いたい他のスタッフについても、同様の手順で登録を行います。
③ジョブカン勤怠管理とジョブカン経費精算のアカウントを連携する
ジョブカン勤怠管理の打刻アプリと、ジョブカン経費精算のアカウントの連携を行います。
連携方法は、アプリのバージョンにより異なります。
※過去のバージョンをご利用の場合、新しく連携を行うためにはver 2.3.0にアップデートする必要があります。
「ver 2.3.0」以降のバージョンをご利用の場合
1. iOS機器にて、ジョブカン勤怠管理の打刻アプリを起動し、ジョブカン勤怠管理へログインを行います。
2. 打刻アプリの起動後、右下の歯車のマークをタップし、アプリの設定画面を開きます。
アクセス時、パスワード入力画面が表示される場合がありますので、表示された場合、ログイン時に入力したパスワードを入力します。
3. 「ジョブカンシリーズ連携」の項目内、「交通費連携設定」をタップします。
4. 「交通費連携設定」の画面が表示されますので、「認証コードを自動取得する」をONに設定していただきます。連携が完了すると、「現在の状態」が「連携設定済、利用可能です」と表示されます。
※共通IDで紐ついていないジョブカン勤怠管理と経費精算のアカウントを連携させる場合、「認証コードを自動取得する」をOFFに設定し、手動で認証コードを取得する流れとなります。
ジョブカン経費精算側の認証コード取得方法はこちらをご参照ください。認証コードを経費精算側で発行後、アプリの認証コード欄へトークンを入力し、連携を行います。
以上で、ジョブカン勤怠管理での設定は完了です。
「ver 2.2.1」のバージョンをご利用の場合
1. iOS機器にて、ジョブカン勤怠管理の打刻アプリを起動し、ジョブカン勤怠管理へログインを行います。
2. 打刻アプリの起動後、右下の歯車のマークをタップし、アプリの設定画面を開きます。
アクセス時、パスワード入力画面が表示される場合がありますので、表示された場合、ログイン時に入力したパスワードを入力します。
3. 「ジョブカンシリーズ連携」の項目内、「交通費をジョブカン経費精算に連携する」をタップします。
4. 「ジョブカン経費精算連携」の画面が表示されますので、ジョブカン経費精算の「認証コード（API Token）」を入力します。
認証コードの確認方法はこちらをご覧ください。
入力後、「保存する」のボタンをタップすると、連携が開始されます。
正常に連携が行われた場合、以下のダイアログが表示されます。
以上で、ジョブカン勤怠管理での設定は完了です。
「ver 2.2.0」までのバージョンをご利用の場合
1. iOS機器にて、ジョブカン勤怠管理の打刻アプリを起動し、ジョブカン勤怠管理へログインを行います。
2. 打刻アプリの起動後、右下の歯車のマークをタップし、アプリの設定画面を開きます。
アクセス時、パスワード入力画面が表示される場合がありますので、表示された場合、ログイン時に入力したパスワードを入力します。
3. 「ジョブカンシリーズ連携」の項目内、「交通費をジョブカン経費精算に連携する」をタップします。
4. 「ジョブカン経費精算連携」の画面が表示されます。ジョブカン経費精算に登録されている「Admin」もしくは「管理者」のユーザの、ジョブカン経費精算のログインメールアドレスとログインパスワードを入力します。
ログイン情報の入力後、「ログインして連携する」のボタンをタップすると、連携が開始されます。
正常に連携が行われた場合、以下のダイアログが表示されます。
以上で、ジョブカン勤怠管理での設定は完了です。
打刻時に読み取ったICカード履歴から交通費精算をする
ジョブカン勤怠管理での打刻時に読み取ったICカード履歴から、ジョブカン経費精算で交通費の申請を行う方法は以下のとおりです。
ジョブカン勤怠管理で打刻をする
各企業で定められた打刻時に、ICカードリーダーにカードをかざし、打刻と利用履歴の読み取りを行います。
一度に読み取ることができる履歴の件数は、利用している打刻方法によって異なります。
Windows PC+ICカードリーダーによる打刻方法を利用されている場合、読み取り件数は直近の19件です。
iOS端末+ICカードリーダーによる打刻方法を利用されている場合、読み取り件数は直近の12件です。
※読み取り件数の中には、チャージや物販の履歴も含まれます。チャージや物販の履歴はジョブカン経費精算上には反映されません。
件数が多い場合等、読み取りに時間がかかる場合がありますので、名前が表示されるまでは、カードリーダーからICカードを離さないようお願いします。
ジョブカン経費精算で交通費の申請をする
ジョブカン経費精算での申請時、勤怠管理のデータを読み込む方法は以下の通りです。
1. 左側メニュー内の「申請する」をクリックします。
2. フォームの一覧画面で、交通費明細が設定されているフォームを選択します。
各フォームの内容は、企業の運用担当者が設定したものです。
フォームの内容については、各企業内の運用担当者に確認してください。
3. 交通費明細右上の「ICカード読込(勤怠連携)」ボタンをクリックします。
4. 打刻時に読み取ったICカードの履歴情報の選択画面が表示されます。
交通費明細に反映させたい利用履歴にチェックを入れます。
※利用履歴は、過去2ヶ月分の履歴が表示されます。
「交通費明細に追加する」をクリックすると、交通費明細に情報が反映されます。
ICカードの情報を利用して入力された交通費明細の行には、右側に
というマークが表示されます。
※ICカード履歴を利用して申請を行われた際は、ユーザに設定された「定期券情報」は自動控除されません。
5. その他の項目の入力完了後、申請書下部の「確認する」をクリックします。
6. 申請の確認画面が表示されます。内容に問題がない場合は「申請する」をクリックすることで、申請が完了します。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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