※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
内訳とは、申請書と勘定科目を紐づける為の項目です。
内訳を登録することで、申請時に勘定科目を気にせず、適切な勘定科目で申請を行わせることができるようになります。
経費精算機能を利用するにあたって、設定が必須の項目です。
設定したい内訳が複数ある場合に利用すると、一括で登録・編集ができるので便利です。
内訳の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
目次
内訳をCSVファイルから一括で新規登録する
内訳の登録は、以下の二通りの方法で行うことができます。
- 管理画面から一件ずつ登録する
- CSVファイルから一括で登録する
このページでは、CSVファイルから一括登録する方法をご紹介します。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「経費精算設定」を選択し、一覧画面から「内訳」を選択します。
2. 「内訳一覧」画面上部の「CSVサンプル」をクリックすると、CSVのサンプルデータがダウンロードされます。
3. 以下のようなサンプルデータがCSVデータとして出力されます。
サンプルデータに則り、登録したいデータを入力します。
入力規則は以下の表の通りです。
| 項目名 | 条件 | 概要 |
| ID | - | IDとは、内訳登録時に自動的に付与される番号を指します。 内訳の新規登録を行う場合は、空欄のままアップロードを行います。 |
| 内訳名 | 必須 | 登録する内訳の名称を入力します。 ※入力された内訳名が経費精算や支払依頼の申請画面に表示されます。 |
| 内訳コード | 必須 | 登録する内訳を識別するコードを入力します。 |
| 勘定科目コード | 必須 | 登録する内訳に紐づける勘定科目のコードを入力します。 ※申請時に選択された内訳に紐づいた勘定科目が仕訳データに反映されます。 ※勘定科目の設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 補助科目コード | 任意 | 登録する内訳に紐づける補助科目のコードを入力します。 ※入力した勘定科目に紐づいた補助科目のみ入力可能です。 ※紐づけを行うことで、申請時に選択された内訳に紐づいた補助科目が仕訳データに反映されます。 ※補助科目の設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 税区分コード | 必須 | 登録する内訳に紐づける税区分のコードを入力します。 ※申請時に選択された内訳に紐づいた税区分が仕訳データに反映されます。 ※税区分の設定方法はこちらをご覧ください。 |
| プロジェクトコード | 任意 | 登録する内訳に紐づけるプロジェクトのコードを選択します。 ※紐付けを行うことで、申請時に選択された内訳に紐づいたプロジェクトが申請や仕訳データに反映されます。 |
| ファイル添付 | 必須 |
申請時に登録する内訳が選択された際に、ファイル添付を任意／必須にするかを「0」または「1」で入力します。 0 : 任意 1 : 必須 |
4. CSVデータの入力後、内訳一覧画面で｢CSVアップロード｣をクリックします。ファイル選択画面が表示されますので、先程作成したファイルを選択します。
5. ダイアログ内の「OK」をクリックすると、CSVファイルのアップロードが開始されます。
内訳をCSVファイルで一括編集する
内訳をCSVファイルで一括編集していただく方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「経費精算設定」を選択し、一覧画面から「内訳」を選択します。
2. 「内訳一覧」画面上部の「CSVダウンロード」をクリックします。
3. 出力データの文字コードを選択し、「OK」をクリックします。
CSVデータのダウンロードが開始されます。
4. 既に登録されている内訳情報が、以下のようなCSVデータとして出力されます。
ダウンロードしたCSVデータを編集します。
入力規則は以下の表の通りです。
| 項目名 | 条件 | 概要 |
| ID | 必須 | IDとは、内訳登録時に自動的に付与される番号を指します。 登録済みである内訳の上書き登録を行う場合は、登録されている内訳のCSVダウンロードを行った際に、付与されているIDが表示されますので、IDの削除・変更は行わず、アップロードを行います。 |
| 内訳名 | 必須 | 登録する内訳の名称を入力します。 ※入力された内訳名が経費精算や支払依頼の申請画面に表示されます。 |
| 内訳コード | 必須 | 登録する内訳を識別するコードを入力します。 |
| 勘定科目コード | 必須 | 登録する内訳に紐づける勘定科目のコードを入力します。 ※申請時に選択された内訳に紐づいた勘定科目が仕訳データに反映されます。 ※勘定科目の設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 補助科目コード | 任意 | 登録する内訳に紐づける補助科目のコードを入力します。 ※入力した勘定科目に紐づいた補助科目のみ入力可能です。 ※紐づけを行うことで、申請時に選択された内訳に紐づいた補助科目が仕訳データに反映されます。 ※補助科目の設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 税区分コード | 必須 | 登録する内訳に紐づける税区分のコードを入力します。 ※申請時に選択された内訳に紐づいた税区分が仕訳データに反映されます。 ※税区分の設定方法はこちらをご覧ください。 |
| プロジェクトコード | 任意 | 登録する内訳に紐づけるプロジェクトのコードを選択します。 ※紐付けを行うことで、申請時に選択された内訳に紐づいたプロジェクトが申請や仕訳データに反映されます。 |
| ファイル添付 | 必須 |
申請時に登録する内訳が選択された際に、ファイル添付を任意／必須にするかを「0」または「1」で入力します。 0 : 任意 1 : 必須 |
5. CSVデータの入力後、内訳一覧画面で｢CSVアップロード｣をクリックします。ファイル選択画面が表示されますので、先程作成したファイルを選択します。
6. ダイアログ内の「OK」をクリックすると、CSVファイルのアップロードが開始されます。
なお、「内訳」の数がCSVデータの編集前より減る場合、差分は削除されません。
不要な「内訳」につきましては、1件ずつ削除することが可能です。
「内訳」の削除につきましてはこちらをご参照ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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