※この機能は、ワークフロープランをご契約の方のみご利用可能です。
こちらの記事では、申請を作成してからBoxにファイルを保存するまでの方法をご案内します。
ジョブカンワークフローはBoxと連携することで、ジョブカンの申請情報および添付ファイルについて、スムーズにBoxへ保存することが可能です。
Box連携を利用するためには、管理者によってBox連携可能なフォームを事前に用意する必要があります。
Box連携の概要についてはこちらをご覧ください。
目次
Box連携を利用して申請する
Box連携を利用して申請を行う方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー内の「申請する」をクリックします。
2. フォームの一覧画面で、Box連携の利用が設定されているフォームを選択します。
3. フォーム下部「承認済みデータ保存先」の「Boxフォルダ」にて、「選択」ボタンをクリックします。
※申請フォームの設定で、あらかじめ保存先のフォルダを指定することはできません。
※2回目以降の申請・承認では、前回保存時のフォルダが選択された状態となっています。
4. Boxフォルダを選択し決定ボタンをクリックします。
※保存可能なフォルダは、Box連携時のBoxアカウントでファイルアップロード権限を持っているフォルダとなります。
※ビューアー権限のフォルダも指定は可能ですが、保存に失敗しますことご留意ください。
5. 選択したBoxフォルダが申請に反映されます。
6. 申請書の各項目の入力が完了後、「確認する」をクリックし、内容に問題がない場合は「申請する」をクリックすることで、申請が完了します。
申請後、最終承認が完了した時点で、「Boxフォルダ」で指定したフォルダに申請データのPDFと添付ファイルが保存されます。
※Box保存の対象となるのは、その申請の「申請者」「代理申請者」「承認者」のため、「閲覧者」「代理承認者」「共有される人」などは最終承認完了後に自動的に保存はされません。「代理承認者」の場合は、後から「保存実行」を押していただくことで、保存することは可能です。
なお、モバイルからの承認時は保存処理が実行されませんのでご注意ください。
承認完了後の申請画面内で実行結果を確認することができます。
「保存済み」はBoxに保存した申請データへのリンクとなっております。
「未保存」はBoxフォルダへの保存が完了していません。Boxフォルダを選択後、表示される「保存実行」をクリックしていただくと保存処理がされます。
注意事項
Box連携を利用した申請についての注意事項は以下の通りです。
- Boxフォルダの指定は、申請者、代理申請者、承認者それぞれで行っていただくもののため、承認者側では、申請者が指定したBoxフォルダを確認することが出来ません。
- 申請内の「承認済みデータ保存先」に表示されているBoxフォルダは、申請者であれば申請者が、承認者であれば承認者が指定しているBoxフォルダとなります。
- 最終承認完了前にBox認証が切れてしまった場合、再度認証をオンにしても自動連携されない可能性がありますので、手動で「保存実行」を行っていただく必要があります。
- 「保存実行」を行うことができるのは、OAuth認証を行っている申請者、承認者、Admin権限のユーザとなります。
- 実行結果が「未保存」となっている申請を検索する機能と、「保存実行」を一括処理する機能のご用意はございません。
- Box側でデータを削除した場合は、ジョブカンには影響しません。
ジョブカン側で最終承認完了後の申請取消を行うとBox上の申請書PDFがゴミ箱に移動します。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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