ジョブカンワークフローのご利用にあたり、あらかじめ必要な設定があります。
サービスをご利用いただくにあたり、まずは基本情報設定の設定を行っていただくことを推奨しております。
このページでご案内する基本情報設定を順に行うことで、稟議の申請から承認までを行うことができるようになります。
目次
初期設定＜基本情報設定＞をする
ジョブカンワークフローのご利用にあたり、あらかじめ以下4つの登録が必要です。
①グループを登録する
②ユーザを登録する
③経路を登録する
④フォームを登録する
①～④まで登録を完了すると、ユーザは申請を行うことができるようになります。
①グループを登録する
まずはじめに、グループの登録をします。
グループとは、部署やチーム等のように、「会社において分割された組織上の単位」を意味します。
グループを登録することで、ユーザがどの所属であるかや、申請書へのグループの紐付けを設定することができます。
グループの設定は、Admin、管理者、システム担当、人事担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックします。
2. 「管理者機能」内に表示されたメニュー「基本情報設定」をクリックします。
3. 基本情報設定一覧から、「グループ」をクリックします。
4. 会社の組織に合わせてグループを新規登録し、保存します。
グループの登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
②ユーザを登録する
次に、ユーザの登録をします。
ユーザとは、企業の社員、従業員、職員など、「ジョブカン経費精算/ワークフローの利用者」を意味します。
ユーザを登録することで、そのユーザがログインし、申請や承認を行うことができるようになります。
ユーザの設定は、Admin、管理者、システム担当、人事担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックし、「基本情報設定」を選択します。
2. 基本情報設定一覧から、「ユーザ」をクリックします。
3. 必要なユーザを新規登録し、保存します。
ユーザの登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
③経路を登録する
次に、経路の登録をします。
経路とは、会社における「承認フロー」を意味します。
様々な条件の経路を設定することができ、登録した経路をフォームに設定することで、設定した承認フローで申請されるようになります。
経路はパターンとして登録されますので、複数のフォームに同じ経路を設定できます。
経路の設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックし、「基本情報設定」を選択します。
2. 基本情報設定一覧から、「経路」をクリックします。
3. 社内の承認フローに合わせて経路を新規登録し、保存します。
経路の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
④フォームを登録する
最後に、フォームの登録をします。
フォームとは、「申請書の雛形」を意味します。
フォームのタイトルや内容はカスタマイズでき、会社独自のフォームを作成できます。
フォームを登録することで、実際にユーザがフォームを利用して申請を開始することができます。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」をクリックし、「基本情報設定」を選択します。
2. 基本情報設定一覧から、「フォーム」をクリックします。
3. 社内で必要な申請に合わせてフォームを新規登録し、保存します。
フォームの登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
その他項目を登録する
必要に応じて、基本情報設定のその他項目を登録します。
基本情報設定には、初期設定で登録したグループ、ユーザ、経路、フォームの他に、以下5つの項目を登録することができます。
①プロジェクトを登録する
②フォーム分類を登録する
③役職を登録する
④取引先を登録する
⑤汎用マスタを登録する
5つの項目を登録することで、より会社のご運用に沿った設定を行うことができます。
①プロジェクトを登録する
プロジェクトとは、会社における「事業計画」を意味します。
プロジェクトを登録することで、申請時にその申請と紐付くプロジェクトを選択することができ、申請をプロジェクト単位で管理できるようになります。
プロジェクトの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
プロジェクトの登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
②フォーム分類を登録する
フォーム分類とは、会社における「申請書を種類ごとに分類すること」を意味します。
フォーム分類を設定することで、申請時やフォーム設定時など、フォームの分類ごとに申請書フォームを表示させることができます。
フォーム分類の設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
フォーム分類の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
③役職を登録する
役職とは、会社における「組織内の立場」を意味します。
役職を設定することで、役職に応じて利用できるフォームを制限したり、特定の役職を承認経路に加えることが可能となります。
役職の設定は、Admin、管理者、システム担当、人事担当の権限ユーザから設定できます。
役職の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
④取引先を登録する
取引先とは、会社における「顧客」を意味します。
取引先を登録することで、申請時、取引先の口座情報などを申請書に反映させることができます。
取引先の設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
取引先の登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
⑤汎用マスタを登録する
汎用マスタとは、他の基本情報設定のように作成することができる「会社独自のマスタ」を意味します。
汎用マスタ（マスタ名）とそのレコード（マスタ内の選択肢）を登録することで、申請時、作成した選択肢の中から項目を指定し申請書に反映することができます。
汎用マスタ設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
汎用マスタの登録方法の詳細については、こちらを、汎用マスタレコードの登録方法の詳細については、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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