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Q. 退職したユーザはどのように処理すべきですか？
A. 退職したユーザは「停止」していただくことを推奨いたします。
ユーザを「停止」するとユーザ一覧に表示されなくなり、該当ユーザはジョブカン経費精算/ワークフローにログインすることができなくなります。
また、停止済みユーザは請求対象外となります。
そのため、該当ユーザはログイン可能である停止前にすべての申請や承認等の処理を完了させる必要があります。
なお、ユーザを停止しても、申請やユーザ設定の内容などは削除されず、「停止済みユーザ」として、情報は停止前のまま保持されるので、該当のユーザが過去に行った申請等のデータを、管理者側から確認することが可能です。
また、該当ユーザが「Admin」や「管理者」等の権限をお持ちの場合、停止前に必ず他のユーザに権限を引き継いでください。
なお、「Admin」権限のユーザは1名以上の登録が必要ですので、退職するユーザが「Admin」権限の場合は、必ず在籍のユーザに「Admin」権限を付与した後に、退職するユーザを停止していただきますようお願いします。
「Admin」や「管理者」の権限についても、複数名にご設定いただくことが可能ですので、ご運用に合わせてあらかじめ複数名にご設定いただくことを推奨しております。
設定方法はこちらをご覧ください。
「Admin」と「管理者」の権限の違いはこちらをご覧ください。
加えて、該当ユーザがジョブカン共通ID上で「管理者」権限ユーザである場合、共通ID上の「管理者」権限についても、停止前に他のユーザに権限を引き継いでください。
経費精算/ワークフロー上の権限と共通ID上の権限は異なる設定が可能であり、ご運用によって別ユーザが設定されている場合もありますので、ご確認くださいませ。
共通IDの権限の違いはこちら、共通IDの権限の付与方法はこちらをご覧ください。
なお、停止済みユーザに登録されているメールアドレスで、新たに他のユーザを登録することはできません。
詳細については、こちらをご覧ください。
同じメールアドレスでユーザを新規に登録したい場合は、ユーザの「削除」を行ってください。
削除を行う場合は、該当のユーザが申請を行った申請データは、申請ステータスに関わらず、全て削除されます。
また、それに伴う仕訳データ・支払いデータ等も削除されますので、ご注意くださいませ。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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