※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
為替レートとは、海外出張費など外貨利用時の精算をするための項目です。
為替レートの登録をすることで、外貨専用の経費明細・交通費明細を使用して申請することができます。
為替レートの設定は、Admin、管理者、システム担当、経理担当の権限ユーザから設定できます。
目次
為替レートをCSVファイルから一括で新規登録する
グループの登録は、以下の二通りの方法で行うことができます。
- 管理画面から一件ずつ登録する方法
- CSVファイルから一括で登録する方法
このページでは、為替レートをCSVファイルから一括で新規登録する方法をご紹介します。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「為替レート」を選択します。
2. 「為替レート」画面上部の「CSVサンプル」をクリックすると、CSVのサンプルデータがダウンロードされます。
※為替レートが一件も登録されていない場合は、1を選択した直後に「為替レート登録」の画面が表示されます。
上部の「為替レート一覧を表示」をクリックすると、為替レート一覧画面を表示することが可能です。
3. 以下のようなサンプルデータがCSVデータとして出力されます。
サンプルデータに則り、登録したいデータを入力します。
入力規則は以下の表の通りです。
項目名 | 条件 | 概要 |
ID | - | 為替レート登録時に自動的に付与されるIDです。 為替レートの新規登録時は空欄のままアップロードしてください。 |
通貨コード | 必須 | 通貨に対する任意のIDを入力します。 |
通貨名 |
必須 | 通貨の名称を入力します。 例:アメリカドル、ユーロ |
為替レート | 必須 | 通貨のレートを入力します。 ※小数が存在する場合、小数点以下4位まで入力可能です。 例:1ドル=109円の場合、109を入力 |
適用開始日 | 必須 | 適用開始日を入力します。 |
失効日 | 任意 | 適用期間の失効日が決定している場合、失効日を入力します。 |
※申請時、入力した計上日/利用日に、適用期間(適用開始日~失効日)が該当する「通貨」のみ選択できます。
4. CSVデータの入力後、為替レート一覧画面で「CSVアップロード」をクリックします。ファイル選択画面が表示されますので、先程作成したファイルを選択します。
5. 「CSVアップロード」のダイアログが表示されます。
「ID」列が空欄の場合、新規登録を行います。
「OK」をクリックすることで、CSVファイルによる為替レートの一括登録が完了します。
為替レートをCSVファイルで一括編集する
為替レートをCSVファイルで一括編集していただく方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「為替レート」を選択します。
2. 「為替レート」画面上部の「CSVダウンロード」をクリックします。
3. 出力データの文字コードを選択し、「OK」をクリックします。
CSVデータのダウンロードが開始されます。
4. 既に登録されている為替レート情報が、以下のようなCSVデータとして出力されます。
ダウンロードしたCSVデータを編集します。
入力規則は以下の表の通りです。
項目名 | 条件 | 概要 |
ID | - | 為替レート登録時に自動的に付与されるIDです。 為替レートの新規登録時は空欄のままアップロードしてください。 |
通貨コード | 必須 | 通貨に対する任意のIDを入力します。 |
通貨名 |
必須 | 通貨の名称を入力します。 例:アメリカドル、ユーロ |
為替レート | 必須 | 通貨のレートを入力します。 ※小数が存在する場合、小数点以下4位まで入力可能です。 例:1ドル=109円の場合、109を入力 |
適用開始日 | 必須 | 適用開始日を入力します。 |
失効日 | 任意 | 適用期間の失効日が決定している場合、失効日を入力します。 |
5. CSVデータの入力後、為替レート一覧画面で「CSVアップロード」をクリックします。ファイル選択画面が表示されますので、先程作成したファイルを選択します。
6. 「CSVアップロード」のダイアログが表示されます。
CSVファイル内の「ID」列に記載がある場合、同じIDの為替レートに上書き(更新)を行います。
「ID」列が空欄の場合、新規登録を行います。
「OK」をクリックすることで、CSVファイルによる為替レートの一括登録が完了します。
なお、CSVデータから更新を行う際は、CSVデータに入力されたIDと紐づく為替レートのみ更新されるため、IDが紐かない為替レートは更新や削除はされません。
不要な「為替レート」につきましては、1件ずつ削除することが可能です。
「為替レート」の削除につきましてはこちらをご参照ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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