※この機能は、ワークフロープランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカンワークフローでは、稟議完了後にシームレスにクラウドサインで書類送信をすることが可能です。
クラウドサイン連携機能の詳細についてはこちらをご覧ください。
こちらの記事にて、クラウドサイン連携を利用して申請する方法をご案内いたします。
目次
クラウドサイン連携の準備をする
実際に申請を行う前に、以下のクラウドサイン連携設定を行います。
各設定が完了した後、連携を利用した申請が行えます。
クラウドサイン連携を利用して申請する
クラウドサイン連携を利用して申請を行う方法は以下のとおりです。
1. 左側のメニュー内の「申請する」をクリックします。
2. フォームの一覧画面で、クラウドサイン連携の利用が設定されているフォームを選択します。
クラウドサイン連携を利用するためのフォームの設定方法はこちらをご覧ください。
なお、各フォームの内容は、企業の運用担当者が設定したものです。フォームの内容については、各企業内の運用担当者に確認してください。
3. フォーム下部、クラウドサイン連携項目にある「新しい書類の作成」をクリックします。
クラウドサイン連携のフォーム設定がされていない場合、この項目は表示されません。
また、クラウドサイン連携のためのユーザ設定がされていない場合、「新しい書類の作成」をクリックすると以下ダイアログが表示され連携機能が利用できません。
4. 「クラウドサイン書類の編集」ダイアログが表示されますので、必要項目を入力します。
ここで設定する項目は、クラウドサイン側に反映されます。（アップロードしたPDFファイルはジョブカン上にも保存されます。）
各項目の詳細については、クラウドサインにご確認ください。
| 項目名 | 概要 |
| PDFファイル | クラウドサイン上で合意締結を行う書類を選択します。 ファイル添付の仕様についてはこちらをご覧ください。 ※PDF形式以外のファイルは添付できません。 ※PDFファイルが以下に該当する場合、クラウドサインへファイルのアップロードができません。 ・セキュリティが掛かっていて変更不可になっている ・ファイルが壊れている |
| タイトル | 契約書のタイトルを入力します。 【例】秘密保持契約書 |
| 契約相手の名称 | 契約相手の名称を入力します。 |
| 送付順 |
「言語（任意）」は、クラウドサインから送信される書類の確認依頼メールを「日本語」のほか、「英語」「簡体字」「繁体字」のいずれかに変更できます。 「アクセスコード（任意）」は、受信者の本人確認性をより一層強固にするためのパスワードです。設定したアクセスコードは別途送付先にお伝えください。 ※確認依頼メールの宛先に「様」は自動で追加されます。 |
をクリックすると、以下詳細項目も入力できます。
以下の項目は送信先に開示されます。
| 項目名 | 概要 |
| 契約締結日 | 契約書記載の契約締結日を入力します。 |
| 契約開始日 | 契約の開始日を入力します。 |
| 契約終了日 | 契約の終了日を入力します。 |
| 自動更新の有無 | 契約の自動更新の有無を選択します。 |
以下の項目は社内用です。送信先には開示されません。
| 項目名 | 概要 |
| 解約通知期限 | 契約を自動更新にしている場合、解約申し入れの期限を設定することで、クラウドサイン上で期限が近い契約書を検索・確認することが可能です。 また、クラウドサインの書類管理権限をもつ管理者向けアラート機能はこの日付の情報を利用します。 |
| 管理番号 | 契約の管理番号を入力します。 |
| 取引金額 | 契約の取引金額を入力します。 |
以下はオプション機能です。
| 項目 | 概要 |
| メッセージ | 書類送信時に送られるメールに追加する任意のメッセージを入力します。 ※宛先を複数設定している場合は、受信者全員のメールに同一のメッセージが記載されます。 |
| 書類の転送 | 受信者に転送を許可するかどうかを選択することが可能です。 デフォルトでは転送を許可する設定となっているため、許可したくない場合は「許可しない」を選択します。 |
5.各項目の入力完了後、下部の「クラウドサインにデータを送信する」をクリックします。
以下ダイアログが表示されたら、クラウドサイン上に書類が作成されます。
※ジョブカンで最終承認が完了するまでは、クラウドサイン上では「下書き」のステータスとなります。
6. 申請書の各項目の入力が完了後、「確認する」をクリックし、内容に問題がない場合は「申請する」をクリックすることで、申請が完了します。
「確認する」をクリックした際に以下ダイアログが表示される場合は、「クラウドサイン書類の編集」の内容に不備があるため、修正後、「確認する」をクリックしてください。
申請後、最終承認が完了した時点で、「クラウドサイン書類の編集」の「送付順」項目で指定した１番目の送信先にクラウドサインより書類の確認依頼メールが送信されます。
【申請時のご注意事項】
- ジョブカンにて申請後、クラウドサインの画面から書類を操作した場合、正常に動作しないことがあります。
- 「クラウドサインにデータを送信する」をクリックした時点で、クラウドサイン上に「下書き」ステータスの書類が連携されます。
ジョブカン上で申請が却下された場合や、申請自体を下書きのままにしている場合、クラウドサイン側に「下書き」ステータスの書類が蓄積される可能性があります。 -
クラウドサインでの電子契約を行う場合は、契約締結権限を有する方のメールアドレスによる承認が必要です。
現在は、ジョブカンワークフローの申請者のメールアドレスからクラウドサインが送信される仕組みになっているため、ジョブカンワークフローの申請者と承認者の両者でクラウドサイン側の契約締結権限者が含まれているのかを確認してください。 - ジョブカン上の最終承認が完了すると同時にクラウドサインから書類が送信されます。このタイミングがクラウドサイン側の課金対象となります。
- クラウドサイン上の IP アドレス制限機能を利用している場合、本連携機能は利用できません。
- 2022/5/10以降、クラウドサインでは送信可能な1ファイルの容量上限が20MBとなります。
なお、ジョブカン経費精算/ワークフローと連携した場合の1ファイルの容量上限は、引き続き10MBまでとなりますためご注意ください。
クラウドサイン連携の申請を確認する
クラウドサイン連携を利用した申請について、自分の申請一覧や全ての申請一覧などの申請一覧画面にて、通常の申請と同様に確認が可能です。
クラウドサイン連携を利用した申請は、申請行の右下に締結ステータスが表示されます。
ステータスの詳細は以下となります。
| ステータス名 | 概要 |
| 下書き | ジョブカンワークフローでの申請から最終承認完了までのステータスです。 |
|
先方確認中 |
ジョブカンワークフローでの最終承認完了後、クラウドサインでの書類送信が行われた場合のステータスです。 |
|
締結済 |
全ての送付先で同意が完了したステータスです |
|
取消、または却下 |
ジョブカンワークフローでの最終承認完了後に、送信者による取消、または受信者による却下が行われた場合のステータスです。 |
|
エラー |
クラウドサイン書類の取得に失敗した場合のステータスです。 |
申請書の行をクリックすると申請書の詳細が確認でき、クラウドサイン書類の詳細も確認できます。
エラーの場合は連携したクラウドサイン書類へのリンクが表示されます。
送付順項目の「ステータス」にて、各送付先の詳細を確認できます。
ステータスの詳細は以下となります。
| ステータス名 | 概要 |
| 未送信 |
ジョブカンワークフローでの最終承認完了後にクラウドサインの確認依頼メール送信が行われていないステータスです。 |
|
確認待ち |
クラウドサインの確認依頼メール送信後、同意していない状態です。 |
|
確認済み |
クラウドサインでの同意が完了した状態です。（フリーテキストなど入力項目の設定なし） |
|
押印/入力済み |
クラウドサインでの同意が完了した状態です。（フリーテキストなど入力項目の設定あり） |
申請時に添付したPDFファイルも確認・ダウンロードが可能です。
なお、「締結済」ステータスの場合は締結済書類、及びクラウドサインにて発行される「合意締結証明書」の確認・ダウンロードが可能です。（をクリックし、ダウンロードができます。）
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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