※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
通常、ジョブカン経費精算/ワークフローでは明細内一行につき1件の仕訳データが作成されますが、あらかじめ設定することにより、同じ「内訳」「グループ」「プロジェクト」を条件に集計して1件の仕訳データとすることが可能です。
仕訳データの数が多い等で、条件が同じ仕訳データを集計して管理されたい場合に便利です。
仕訳の集計の設定は、フォームの設定画面より可能です。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
目次
仕訳を集計する
集計できる仕訳の条件は以下の通りです。
・内訳
・グループ
・プロジェクト
※集計する場合、「内訳」は必ず条件に含まれます。
グループ、プロジェクトのみを条件に設定することはできません。
加えて、仕訳を集計するためには下記条件を満たしている必要があります。
・同じ明細表で申請されていること
・同じ内訳が紐付けられていること
仕訳の集計機能について、以下の通りご案内します。
仕訳集計の設定方法
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面で上部の「新しいフォームを登録」または編集したい経費精算フォームをクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームを新規登録する場合、フォームの「基本設定」欄内、「フォーム形式」の項目で「経費精算」を選択します。
※既に登録済みのフォームを編集する場合、「フォーム形式」を変更することはできません。
4. 「経費精算項目」に表示される明細表をクリックします。
明細表が表示されていない場合、
をクリックすることで、明細表を追加することができます。
5. 「明細項目設定」のダイアログが表示されますので、明細表の種類を選択します。
設定できる明細表の種類は以下の通りです。
6. 「仕訳作成」の項目にて、「指定の条件で集計して作成」にチェックし、仕訳の集計単位を選択します。
仕訳の集計単位は「内訳」です。
内訳に加え、「グループ」「プロジェクト」単位でも集計を行うことが可能です。
7. ダイアログ右下の「設定」をクリックすると、明細表の設定が反映されます。
8. 設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」または「更新する」をクリックすると、フォームが登録されます。
実際の仕訳画面の表示
各仕訳設定ごとの、実際の仕訳の作られ方の違いは以下の通りです。
作成された仕訳は、「経費精算機能」の「仕訳確定・出力する」の項目で確認することができます。
「明細行ごとに作成」と設定した明細表
実際の申請内容
作成された仕訳情報
「指定の条件で仕訳を集計する」と設定した明細表
実際の申請内容
作成された仕訳情報
※集計された仕訳の「仕訳日」「摘要」「グループ」「プロジェクト」は、明細表の一番上の経費に設定された情報が反映されます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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