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Q. フォームに公開制限を掛けられますか？
A. はい。そのフォームを公開するかどうかや、フォームの公開期限、公開するユーザ等を設定することが可能です。
フォームの公開設定で制限を掛けると、公開条件で設定された対象のユーザのみかつ公開期間内に「申請する」のメニューをクリックした際に、公開制限を行ったフォームが表示されます。
フォームの公開を制限することで、期間や所属グループ・役職によって使用するフォームが異なる場合に、申請者が誤ったフォームで申請を行うことを管理者側で防ぐことができて便利です。
※フォームに公開設定を行っても、過去にそのフォームで行った「申請」が完全に見れなくなるといったことはありませんが、非公開にしたフォームは検索画面の「申請書の種類」で選択ができなくなります。
「申請」の閲覧については、フォームの公開設定とは別の設定となります。閲覧についてはこちらをご覧ください。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
フォームの公開範囲や公開期限を設定する方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面で上部の「新しいフォームを登録」または編集したいフォームをクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームの「基本設定」欄、「公開設定」の項目で、公開範囲等を設定します。期限やユーザを限定して公開する場合、「期限やユーザを指定して公開する」を選択します。
「公開しない」を選んだ場合、そのフォームはどのユーザにも公開されません。
4. 「期限やユーザを指定して公開する」を選択すると、「フォーム公開設定」のダイアログが表示されます。
| 項目 | 概要 | |
| 公開期間 | その条件を適用して公開する期間を設定します。 | |
| 公開条件 |
ユーザを指定する |
このフォームを利用できるユーザを、一人一人指定することができます。 |
| グループや役職を指定する | このフォームを利用できるグループや役職を指定することができます。 グループを指定した場合、「全ての子グループを含む」にチェックを入れた場合、指定したグループとその子グループにフォームが公開されます。 「指定した役職以上/以下の役職ランクのユーザ」を指定することも可能です。 あらかじめ、ユーザ設定で、ユーザのグループと役職の紐付け設定を行う必要がございます。 役職ランクについても、正しい順位に並べて設定されているかご確認ください。 |
|
5. 設定完了後、ダイアログの「設定する」をクリックすると、フォーム内に設定が反映されます。
をクリックすることで、条件を追加できます。
6. 「フォーム登録」画面の「保存する」または「更新する」をクリックし、フォームの登録は完了です。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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