ジョブカンワークフローではGoogle Workspace（旧 G Suite、以下Google Workspace）と同期し、ユーザ情報やグループ情報を連携させることができます。
目次
Google Workspaceと連携する
Google Workspaceとの連携・同期の方法や、同期される情報の詳細についてご案内します
同期の手順
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「ユーザ」を選択します。
2. 「ユーザ一覧」の画面上部に表示されている、「Google Workspace（旧 G Suite）のユーザ情報と連携させる場合はこちら。」のリンクをクリックします。
3. Google Workspace（旧 G Suite）連携の設定画面が表示されますので、緑色で表示されている「連携設定」をクリックし、連携させるGoogleアカウントを選択します。
連携情報が表示されると、連携は完了です。
※同期がうまくいかない場合、下記事項もご確認ください。
- ジョブカンでGoogle Workspace連携をされるユーザは、Google Workspace側の管理者でもあるか
- ジョブカンでログイン中のメールアドレスと、Google Workspaceでログイン中のメールアドレスは同一であるか
- 連携時、同じブラウザで、別のGoogleアカウントで別のページを開いていないか
4. 「今すぐ同期」をクリックすると、Google Workspaceに登録されているグループの情報やユーザ情報が同期されます。
※同期中は、ジョブカン上でユーザ情報・グループ情報の編集を行うことはできません。
また、グループは同期を行うか否かを選択することができます。
※Google Workspace連携でジョブカン共通IDに新規登録されたユーザに招待メールは送られません。
登録されたユーザに招待メールを送付する方法はこちらをご覧ください。
※同期はリアルタイムではありません。
一度同期を行っても、同期後ユーザ情報に変更があった場合は再度同期の作業を行ってください。
連携されるグループ情報について
同期されるグループ情報がどのように保存・上書きされるかは、初回の同期の場合と、2回目以降の同期の場合により異なります。
・初回同期時
Google Workspaceに登録されているグループは、必ず新しいグループとしてジョブカン経費精算/ワークフローに登録されます。
Google Workspace上に登録された「グループ名」がジョブカン上の「グループ名」に同期されます。
また、Google Workspace上で1つのグループのメンバーに他のグループが設定されている場合は、ジョブカン上で階層設定された状態で登録されます。
同名グループが既にジョブカン経費精算/ワークフローに登録されている場合でも、グループ情報が上書きされることはありません。
・2回目以降の同期時
Google Workspaceの登録グループ情報に変更を加えた後に、再度ジョブカン経費精算/ワークフローと同期した場合、Google Workspace上の「グループのメール」が前回から変更されてない場合、「グループ名」「説明」が上書きされます。
なお、「グループの階層」については、同期される度に必ず上書きされます。
Google Workspace連携によって登録した「グループ」を、ジョブカン経費精算/ワークフロー上で削除された場合、該当のグループがGoogle Workspace上に登録されている場合であっても、再連携によって該当のグループを再度登録することはできませんのでご留意ください。
また、ジョブカン経費精算/ワークフローでご登録いただいたいたグループに関しては、2回目以降の同期時も、変更・修正されることはありません。
ジョブカン経費精算/ワークフローに直接登録されたグループは、いかなる場合でも上書きされることはありません。
連携されるユーザ情報について
同期されるユーザ情報は、既に登録されているかどうかにより異なります。
ユーザ情報は、メールアドレスを基準に同期します。
ジョブカン経費精算/ワークフローに登録されているメールアドレスと、Google Workspaceに登録されているメールアドレスが同じ場合は、同一ユーザとして判断されます。
・Google Workspaceに登録あり かつ、
ジョブカン経費精算/ワークフローに登録されていないユーザの場合
同期時に新しくユーザとしてジョブカン経費精算ワークフローに追加されます。
Google Workspace上で設定された「ユーザー名」「メールアドレス」「所属グループ」が、ジョブカン上の「ユーザ名」「メールアドレス」「グループ」に同期されます。
Google Workspace上で「停止」状態であるユーザは、ジョブカン経費精算ワークフローには登録されません。
・Google Workspaceに登録あり かつ、
ジョブカン経費精算/ワークフローにも登録されているユーザの場合
Google Workspace側でユーザ名などの変更があった場合でも情報が更新されることはありません。
ユーザをGoogle Workspace側で「停止」した場合、ジョブカン経費精算ワークフロー上のユーザは停止済ユーザに変更されます。
なお、ユーザをGoogle Workspace側で「削除」した場合、ジョブカン経費精算ワークフロー上のユーザは停止されず、登録された状態のままとなります。
同期ステータスを確認する
同期ステータスの項目で、同期を行ったユーザや時間などの詳細を確認することができます。
| 項目名 | 概要 |
| 実行日時 | 同期を行った日時が表示されます。 |
| 終了日時 | 同期が完了した日時が表示されます。 |
| 実行者 | 同期を行ったユーザが表示されます。 |
| ステータス | 同期のステータスが表示されます。 表示されるステータスは下記です。 ・同期中 - 同期が行われています。 ・正常終了 - 問題なく同期が完了しています。 ・一部エラー - 同期に関して、一部情報が同期できていません。 ・エラー - 同期が行えませんでした。 |
| メッセージ | エラー発生時に、どの点でエラーが発生したかが表示されます。 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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