※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
- Q. 電子帳簿保存法とは何ですか？
- Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しているのはどのような書類ですか？
- Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件はどのようなものですか？
- Q. スキャナ保存により電子保存するための方法や条件にはどのようなものがありますか？
- Q. 電子保存したらすぐに原本破棄できるようになりますか？
- Q. 電子データの保存期間に定めはありますか？
- Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
Q. 電子帳簿保存法とは何ですか？
A. 「電子帳簿保存法」とは、国税に関する法律において保存義務のある帳簿および書類を、紙に代えて電子データで保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法で規定されているのは、以下のような場合のデータ保存についてです。
①国税関係書類を、はじめからPC等で電子データとして作成した際に、その書類をそのまま電子データとして保存する場合
②既に紙媒体で発行されている国税関係書類を、スキャナやスマートフォンのカメラ等で読み取って保存する場合 【スキャナ保存】
③電子取引を行った場合の、その電子取引の取引情報の保存について 【電子取引】
上記のうち、ジョブカン経費精算では、②、③の場合に対応しています。
②及び③に関して、例えば、ジョブカン経費精算で立替経費の精算を申請する際、申請に添付する領収書の画像データをアップロードし、タイムスタンプを付与することで、電子帳簿保存法に対応した形式で保存することが可能です。
ジョブカン経費精算でどのように対応しているかの詳細はこちらをご覧ください。
Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しているのはどのような書類ですか？
A. スキャナ保存で電子保存できる書類の種類は以下のように定められています。
以下の表のうち、帳簿、「計算、整理又は決算関係書類」は、スキャナ保存による電子保存をすることができません。
参考：
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 PP.10-11
Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件はどのようなものですか？
A. 国税関係書類を電子データで保存するに当たり、「真実性（データの改ざんが無いかどうか）」や「可視性（該当のデータを、すぐに・鮮明に確認できるかどうか）」を確保するための要件が定められています。
電子帳簿保存法の要件は以下の通りです。
※以下の表では、2024年(R6)1月1日以後に保存等を開始する分についての要件を記載しています。
| 要件 | 内容 | 重要書類*1 （「領収書」や「請求書」等が該当） |
一般書類*2 |
| 1 |
入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規２⑥一イ、ロ) |
○ | |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り (規２⑥二イ(1)) | ○ | ○ |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）(規２⑥二イ(2)) | ○ | ※1 |
| 4 |
タイムスタンプの付与(規２⑥二ロ) |
○※2 | ○※3 |
| 5 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等）(規２⑥二ハ) | ○ | ○ |
| 6 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規２⑥三) | ○ | |
| 7 | 見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規２⑥四) | ○ | ※1 |
| 8 | 整然・明瞭出力(規２⑥四イ～ニ) | ○ | ○ |
| 9 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規２⑥六、同２②一) | ○ | ○ |
| 10 | 検索機能の確保(規２⑥五）をいう。 | ○ | ○ |
Q. 電子帳簿保存法に対応しているのはどのような書類ですか？の画像内、「重要度」が「高・中」の書類を指します。
「領収書」や「請求書」はこちらの重要書類に該当します。
*2 資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第２条第７項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。
Q. 電子帳簿保存法に対応しているのはどのような書類ですか？の画像内、「重要度」が「低」の書類を指します。
※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※2 入力事項を規則第２条第６項第１号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※3 当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。
上記の要件の内、ジョブカン経費精算で対応している項目についてはこちらをご覧ください。
参考：
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 PP.8
Q. スキャナ保存により電子保存するための方法や条件にはどのようなものがありますか？
A. 領収書等を電子化するための方法は、「スキャナ」での読み取りや「スマートフォン、デジタルカメラよる撮影」等があります。
電子化を行う方式は複数あります。
どの書類の電子化を行うか等の条件によって、選択できる電子化の方式が異なります。
電子化を行う方式は、大きく以下の3通りです。
①速やかに入力方式
②業務サイクル後速やかに入力方式
③適時に入力方式
| 入力方式 | 処理できる書類 ※1 （どの書類の電子化を行うか） |
入力期限 ※2 |
| ①速やかに入力方式 | 重要書類・一般書類 | おおむね7営業日以内 |
| ②業務サイクル後速やかに入力方式 | 重要書類・一般書類 | 最長2ヵ月と7営業日以内 |
| ③適時に入力方式 | 一般書類 | 期限なし |
※1「領収書」や「請求書」は、「重要書類」に該当しますので、「③適時に入力方式(期限なし)」の方式での保存は認められません。
どのような書類が「重要書類」「一般書類」に当たるか、また、どちらの方式に対応しているかは、こちらの表をご覧ください。
※2 ここで言う「入力」とは、単にデータをスキャナやスマートフォンで「撮影・保存」するだけではなく、撮影後、原本との比較確認とタイムスタンプの付与を行ったうえで保存するまでを指します。
Q. 電子保存したらすぐに原本破棄できるようになりますか？
A. はい。令和4年1月1日以後に電子化された国税関係書類については、最低限の同等確認（データ上の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認し、折れ曲がりがないか等確認することをいいます。）を行った後であれば、紙の原本（書面）を破棄することが出来ます。
※令和4年1月1日の改正により「適正事務処理要件」の規定が廃止され、入力者と異なる第3者による「定期的な検査」が必要なくなりました。
電子データでの保存が適切に行われなかった際には、原本を破棄できない場合があります。
具体的には以下のような場合です。
- 入力期間を経過してしまった場合
- 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合
Q. 電子データの保存期間に定めはありますか？
A. はい。国税関係書類は、7年間の保管が求められていますので、電子データについても同様に7年間の保存が必要となります。
Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
A. はい。ジョブカン経費精算では、取引の相手先から受領した領収書、請求書について電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」及び「電子取引制度」に対応しています。
どのように対応しているか等の詳細はこちらをご覧ください。
ジョブカン経費精算での具体的な運用についてはこちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
領収書電子保存、電子帳票、電子申請、スキャナ保存、電子取引、スマホ、写メ、タイムスタンプ