※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
Q. 領収書等を電子保存するために必要な準備はありますか？
A. はい。各種の準備を行っていただく必要があります。
以下の表が、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引の対応要件です。
各項目を満たすことができるよう、準備を行う必要があります。
「ジョブカン」欄に「○」のある項目は、ジョブカン経費精算で対応可能です。
詳細はこちらをご覧ください。
【スキャナ保存】
| No | 内容 | 必要な準備 | ジョブカン |
| 1 | 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規２⑥一イ、ロ) |
①速やかに入力方式 |
- |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り (規２⑥二イ) | 200dpi以上の解像度で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機機を用意してください。 スマートフォンやデジタルカメラにおいては、388万画素以上で撮影する必要があります。 |
○ |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）(規2⑥二イ(2)) | カラー画像で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機機を用意してください。 | ○ |
| 4 | タイムスタンプの付与(規2⑥二ロ) |
「一般財団法人日本データ通信協会」が認定する事業者のタイムスタンプを付与することができるシステムを利用する必要があります。 |
○ |
| 5 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規2⑥二二) | 領収書データの訂正や削除を行った場合、事実関係と、その内容を確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 6 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規2⑥四) | 会計システム等の各帳簿と、経費精算のデータを紐付けて確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 7 | 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規2⑥五) | 14インチ以上のカラーディスプレイであり、4ポイント文字の認識等が可能な機器を備え付ける必要があります。一般的に利用されているディスプレイで対応可能です。 | - |
| 8 | 整然・明瞭出力(規2⑥五イ～ニ) | 整然・明瞭に出力できる状態にしておく必要があります。 | - |
| 9 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規2⑥七、同2②一) | 利用するシステムのマニュアルや、そのシステム上での領収書電子化の事務処理フローを記した書類を、誰もが即時に閲覧できるように準備しておく必要があります。電子ファイルやオンラインマニュアル形式でも対応可能です。 | ○ |
| 10 | 検索機能の確保(規2⑥六) | 申請・承認された経費データを、適宜検索できるようにする必要があります。 | ○ |
参考：
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 PP.8
【電子取引】
| No | 内容 | 必要な準備 | ジョブカン |
| 11 | 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け （自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。） |
※一般的に対応不要 |
- |
| 12 | 見積可能装置の備付け等 | ※一般的に対応不要 | - |
| 13 | 検索機能の確保(規2⑥六) | 申請・承認された経費データを、適宜検索できるようにする必要があります。 | ○ |
| 14 | 次のいずれかの措置を行う 1.タイムスタンプが付された後の授受 2.速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経 過した後、速やかに）タイムスタンプを付す 3.データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシス テム又は訂正削除ができないシステムを利用 4.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け |
社内規定を作成（又はシステムの導入） | ○ |
参考：
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 PP.8
上記の要件のうち、ジョブカン経費精算でご提供できる要件以外は、各企業ごとに準備を行う必要があります。
ジョブカン経費精算でご提供可能な要件の詳細についてはこちらをご覧ください。
導入前の準備については次の記事もご覧ください。
▼ジョブカン経費精算を利用すると、受領した領収書、請求書の保存についてどのような運用が可能になりますか？
Q. ジョブカン経費精算ではどの要件に対応していますか？
A. 要件一覧のうち、ジョブカン経費精算の導入で対応可能な要件は以下となります。
No.2及び3 一定水準以上の解像度（200dpi以上）、階調（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）による読み取り
No.4及び14 タイムスタンプの付与
No.5 ヴァージョン管理（訂正または削除の事実及び内容の確認）
No.6 スキャン文書と帳簿と相互関連性の保持
No.10及び13 検索機能の確保
上記についてそれぞれどのように対応しているか、対応するための設定、運用のポイントをご案内いたします。
（1）一定水準以上の解像度（200dpi以上）、階調（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）による読み取り
読取りデータに関しては一定水準以上の解像度（200dpi以上）、階調（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）で読み取りをする必要があります。
ジョブカン経費精算ではスキャナ保存制度への対応機能を使用すると、アップロードされたファイルの解像度（画像の場合は画素数）と階調情報が要件を満たしているか確認ができます。
スキャナ保存制度への対応機能はこちらをご確認ください。
（2）タイムスタンプの付与
タイムスタンプとは、その電子データが改ざんされていないか等、データの信憑性を担保するために、「いつ・どのような内容で電子化されたか」という情報を暗号技術で付与するものです。
ジョブカン経費精算では、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けている「セイコーソリューションズ株式会社」のシステムを利用し、データのアップロード後、タイムスタンプを付与することが可能です。
ジョブカン経費精算の「タイムスタンプオプション」に加入している場合、画像データやPDFデータをシステムにアップロードすると、自動的にタイムスタンプが付与されます。
※ジョブカン経費精算はアップロードしたデータに対して、「訂正又は削除を行うことができないシステム」であり、「入力期間内に記録事項を入力したことを客観的に確認できるシステム」のため、スキャナ保存の場合はタイムスタンプ付与を行わず運用することも可能という見解です。
また、電子取引の場合は訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けを行うことでタイムスタンプ付与を行わず運用することが可能です。
（3）ヴァージョン管理（訂正または削除の事実及び内容の確認）
ヴァージョン管理とは、国税関係書類に係わる電磁的記録（ここでは領収書または 請求書電子データ）の訂正・削除を行った場合は、これら事実を確認できるようにすることを指します。
ジョブカン経費精算では申請後の情報については特定のシステム権限を持ったユーザのみ訂正・削除が可能ですが、変更を行った場合は修正履歴が残ります。
また、承認が完了した申請ついてはいかなるユーザも情報の訂正・削除は出来ませ ん。
※アップロードされたデータそのものを編集する機能は有していません。
（4）スキャン文書と帳簿と相互関連性の保持
会計システム等の各帳簿と、ジョブカン経費精算で作成された仕訳データを紐付けて確認できるようにしておく必要があります。
ジョブカン経費精算では帳票(申請)ごとに自動的に採番される申請IDを帳簿に紐づけるデータとして利用することが可能です。
※ポイント
ジョブカン経費精算では会計システムと連携する仕訳データのCSV出力項目を自由に設定することが可能です。
出力できる項目の中に「申請ID」がございますので、 こちらを会計システム側の帳簿ID等の項目と対応させることで会計システムに保存されている帳簿の情報からジョブカン経費精算に保存されている領収書データの検索が可能になります。
（5）検索機能の確保
次の要件を満たす検索機能を確保しておく必要があります。
(イ)取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定できること
(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
※税務署員による税務調査の際、質問検査権に基づいて、保存されている領収書や請求書の画像のファイルを、システムからダウンロードして提示することができれば(ロ)、(ハ)は対応不要。
それぞれの要件についてご案内いたします。
(イ)について
検索項目はデータの種類によって異なります。
(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称
(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称
領収書、請求書それぞれジョブカン経費精算では下記項目に入力していただくことで検索条件として設定することが可能です。
| データの種類 | 記録項目 | ジョブカンで対応する入力項目 | 仕訳データ検索項目 |
| 領収書 | 領収年月日 | 利用日 | 仕訳日（範囲指定） |
| 領収金額 | 金額 | 金額（範囲指定） | |
| 取引先名称 | 支払先（又は会社独自に作成した項目） | 摘要 | |
| 請求書 | 請求年月日 | 利用日 | 仕訳日（範囲指定） |
| 請求金額 | 金額 | 金額（範囲指定） | |
| 取引先名称 | 支払先 | 摘要 |
入力された記録情報はジョブカン経費精算の「仕訳確定・出力する」の画面から仕訳データとして検索が可能です。
【仕訳データ検索項目一覧】
※ポイント
領収書の取引先名称は「支払先」欄に記載いただくか、こちらの明細作成機能を利用して専用の入力項目を用意する必要がございます。（※①）
その際に明細表に説明文を設定することで（※②）、
申請者はより分かりやすく入力することが可能です。
また、主要な記録項目を仕訳データから検索する際に、取引先名称は摘要欄にて検索する必要があるため、各明細で「支払先（支払先名）」が摘要欄に表示されるように設定が必要となります。
関連ヘルプページ：摘要を設定する
【経費精算（領収書）の場合】
【支払依頼（請求書）の場合】
(ロ)について
仕訳日と金額は範囲を指定して検索が可能です。
(ハ)について
仕訳データの検索項目は二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索条件の指定が可能です。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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