※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
- Q. ジョブカン経費精算を利用すると、受領した領収書等の保存についてどのような運用が可能になりますか？
- Q. 導入までの具体的な手順はどのようになりますか？
- Q. 導入後の運用はどのようになりますか？
Q. ジョブカン経費精算を利用すると、受領した領収書等の保存についてどのような運用が可能になりますか？
A. ジョブカン経費精算では、スキャナでの読み取りやスマートフォン等での撮影を行った領収書/請求書やPDFデータ等で受領した領収書/請求書をジョブカン経費精算にアップロードしていただき、「タイムスタンプ」を付与の上、申請・承認を行っていただきます。
「タイムスタンプ」機能の利用には、ジョブカン経費精算のご契約と、「タイムスタンプオプション」への加入が必要になります。
電子帳簿保存法の概要についてはこちらをご覧ください。
ジョブカン経費精算で対応可能な要件はこちらをご覧ください。
Q. 導入までの具体的な手順はどのようになりますか？
A. ジョブカン経費精算で受領した領収書等の電子保存を行っていただくためには、規定された要件をクリアする必要があります。そのために、事前に準備を行う必要があります。
電子帳簿保存法の要件は以下の通りです。
【スキャナ保存】
| 要件 | 内容 | 必要な準備 | ジョブカン |
| 1 | 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規2⑥一イ、ロ) |
①速やかに入力方式 |
- |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り (規2⑥二イ(1)) | 200dpi以上の解像度で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機器を用意してください。 スマートフォンやデジタルカメラにおいては、388万画素以上で撮影する必要があります。 |
○ |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）(規2⑥二イ(2)) | カラー画像で読み取りを行うことができるスキャナ等の読み取り機器を用意してください。 | ○ |
| 4 | タイムスタンプの付与(規2⑥二ロ) |
「一般財団法人日本データ通信協会」が認定する事業者のタイムスタンプを付与することができるシステムを利用する必要があります。タイムスタンプシステムのベンダー名を、申請書類に記載する必要があります。 |
○ |
| 5 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規2⑥二ハ) | 領収書データの訂正や削除を行った場合、事実関係と、その内容を確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 6 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規2⑥三) | 会計システム等の各帳簿と、経費精算のデータを紐付けて確認できるようにしておく必要があります。 | ○ |
| 7 | 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規2⑥四) | 14インチ以上のカラーディスプレイであり、4ポイント文字の認識等が可能な機器を備え付ける必要があります。一般的に利用されているディスプレイで対応可能です。 | - |
| 8 | 整然・明瞭出力(規2⑥四イ～ニ) | 整然・明瞭に出力できる状態にしておく必要があります。 | - |
| 9 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規2⑥六、同2②一) | 利用するシステムのマニュアルや、そのシステム上での領収書電子化の事務処理フローを記した書類を、誰もが即時に閲覧できるように準備しておく必要があります。電子ファイルやオンラインマニュアル形式でも対応可能です。 | ○ |
| 10 | 検索機能の確保(規2⑥五) | 申請・承認された経費及び添付データを、適宜検索できるようにする必要があります。 | ○ |
参考：
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係） PP.9-11
【電子取引】
| No | 内容 | 必要な準備 | ジョブカン |
| 11 | 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け （自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。） |
※一般的に対応不要 |
- |
| 12 | 見積可能装置の備付け等 | ※一般的に対応不要 | - |
| 13 | 検索機能の確保(規2⑥六) | 申請・承認された経費データを、適宜検索できるようにする必要があります。 | ○ |
| 14 | 次のいずれかの措置を行う 1.タイムスタンプが付された後の授受 2.速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経 過した後、速やかに）タイムスタンプを付す 3.データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシス テム又は訂正削除ができないシステムを利用 4.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け |
社内規定を作成（又はシステムの導入） | ○ |
上記の要件を満たすために必要な準備や導入手順は以下のとおりです。
①読み取り機器や出力機器を準備する
要件2、3、7、8
②ジョブカン経費精算を導入する
要件4、5、6、9、10、13、14
①読み取り機器を準備する
領収書の電子化を行うためには、スキャナやスマートフォン、デジタルカメラ等、読み取りを行う機器にも一定の要件があります。
また、申請・承認が行われた後も、そのデータを明瞭に・いつでも確認できるようにして置かなければなりません。
その要件に対応したそれぞれの製品を用意する必要があります。
要件2、3、7、8に該当します。
②ジョブカン経費精算を導入する
電子化を行う際に「タイムスタンプ」を付与したり、申請後、そのデータと申請書類の関係性や、申請者等をすぐにわかるようにしておかなければなりません。
ジョブカン経費精算をご利用いただきますと、要件2、3、5、6、9、10、13に対応することができます。
加えて「タイムスタンプオプション」をご利用いただきますと、要件4、14に対応することができます。
ジョブカン経費精算のお申込み方法はこちらをご覧ください。
タイムスタンプオプションについてはこちらをご覧ください。
ジョブカン経費精算では、アカウント発行後、無料のお試し期間を設けています。
こちらの期間内に初期設定や運用の検証を行っていただき、運用が始められるようご設定いただくことをおすすめいたします。
Q. 導入後の運用はどのようになりますか？
A. ジョブカン経費精算を導入した後は、以下のような手順で申請を行っていただけます。
1. 申請者(社員)が経費を利用し、領収書を受領します。
2. 所定の期間内（※選択した入力方式によって異なります）に領収書を電子データ化します。
電子化には、スキャナで読み取る、スマートフォンやデジタルカメラで撮影する等の方法があります。
3. 撮影したデータを、所定の期間内（※選択した入力方式によって異なります）にジョブカン経費精算上にアップロードします。
「タイムスタンプオプション」に加入している場合、ジョブカン経費精算にデータのアップロードを行うと、PDFファイルや画像ファイルの場合、自動的にタイムスタンプが付与されます。
※写真を撮影しただけでは「電子保存」とはなりません。「タイムスタンプの付与」を以て、電子化手続きの完了となります。
4. 該当のデータを添付し、経費精算の申請を行います。
申請手順はこちらをご覧ください。
5. 承認者が、添付データと申請内容を比較し、間違いがなければ「承認」を行います。
6. 最終承認の完了後、企業の処理フローに従い、経理担当者等が経理処理を行います。
7. 法で定められた期間（基本的には7年間）電子データを保存します。
ジョブカン経費精算では、規約上、データの保存期間を11年4ヶ月としております。
ジョブカン経費精算の利用規約についてはこちらをご覧ください。
※電子帳簿保存法対応に伴い、2021年11月2日に利用規約を改定いたしました。
※改定後の利用規約は、改定以前にご契約いただいたお客様や、改定以前に行われた申請、アップロードされたデータも対象です。
より詳細な内容は以下記事よりご覧ください
受領した領収書、請求書を電子保存するために必要な準備はありますか？
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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