※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
- Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
- Q. ジョブカン経費精算での管理方法はどのようになりますか？
- Q. タイムスタンプとは何ですか？
- Q. 電子保存したデータや紙の原本の保存期間はどのようになりますか？
- Q. ジョブカン経費精算ではどのような運用ができますか？
Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
A. はい。ジョブカン経費精算では、取引の相手先から受領した領収書、請求書について電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」及び「電子取引制度」に対応しています。
ジョブカン経費精算の「タイムスタンプオプション」に加入していただくことで、ご利用いただけるようになります。
プランについては以下のヘルプ記事をご覧ください。
電子帳簿保存法の概要はこちらをご覧ください。
Q. ジョブカン経費精算での管理方法はどのようになりますか？
A. スキャナでの読み取りやスマートフォン等での撮影を行った領収書/請求書やPDFデータ等で受領した領収書/請求書をジョブカン経費精算にアップロードしていただき、「タイムスタンプ」を付与の上、申請・承認を行っていただきます。
保存の要件や、電子保存に対応している書類についてはこちらをご覧ください。
具体的な運用に関してはこちらをご覧ください。
Q. タイムスタンプとは何ですか？
A. その電子データが改ざんされていないか等、データの信憑性を担保するために、「いつ・どのような内容で電子化されたか」という情報を暗号技術で付与するものです。
書類の電子化作業のみではなく、電子データにタイムスタンプの付与を行うことで、電子データの原本性が担保されます。
「そのデータが、この時刻にこの内容で保存された」ということを証明することが重要であるためです。
もちろん、独自の形式で勝手に付与して良いものではなく、「一般財団法人日本データ通信協会」が認定する事業者のタイムスタンプである必要があります。
ジョブカン経費精算では、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けている「セイコーソリューションズ株式会社」のシステムを利用し、データのアップロード後、タイムスタンプを付与することが可能です。
ジョブカン経費精算の「タイムスタンプオプション」に加入している場合、画像データやPDFデータをアップロードすると、自動的にタイムスタンプが付与されます。
Q. 電子保存したデータや紙の原本の保存期間はどのようになりますか？
A. 電子データ、紙の原本ともに、それぞれ保存期間について定められています。
国税関係書類は、7年間の保管が求められていますので、電子データについても同様に7年間の保存が必要となります。
ジョブカン経費精算では、規約上、データの保存期間を11年4ヶ月としております。
ジョブカン経費精算の利用規約についてはこちらをご覧ください。
一方で紙の原本については、2022年の電子帳簿保存法改正により、令和4年1月1日以後に電子保存を行う国税関係書類に関して、以下（※）の場合を除いて「最低限の同等確認」を行った後であれば、即時に廃棄することが可能となりました。
「最低限の同等確認」とは、電磁的記録の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認（折れ曲がり等がないかも含む）することをいいます。
※電子データでの保存が適切に行われなかった際には、原本を破棄できない場合があります。
具体的には以下のような場合です。
- 入力期間を経過してしまった場合
- 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合
参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】PP.12
Q. ジョブカン経費精算ではどのような運用ができますか？
A. ジョブカン経費精算を利用して運用する方法は、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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