※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
- Q. 電子帳簿保存法とは何ですか？
- Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しているのはどのような書類ですか？
- Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件はどのようなものですか？
- Q. スキャナ保存により電子保存するための方法や条件にはどのようなものがありますか？
- Q. 電子保存したらすぐに原本破棄できるようになりますか？
- Q. 電子データの保存期間に定めはありますか？
- Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
Q. 電子帳簿保存法とは何ですか？
A. 「電子帳簿保存法」とは、国税に関する法律において保存義務のある帳簿および書類を、紙に代えて電子データで保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法で規定されているのは、以下のような場合のデータ保存についてです。
①国税関係書類を、はじめからPC等で電子データとして作成した際に、その書類をそのまま電子データとして保存する場合
②既に紙媒体で発行されている国税関係書類を、スキャナやスマートフォンのカメラ等で読み取って保存する場合
③電子取引を行った場合の、その電子取引の取引情報の保存について
上記のうち、ジョブカン経費精算では、②の場合に対応しています。
例えば、ジョブカン経費精算で立替経費の精算を申請する際、申請に添付する領収書の画像データをアップロードし、タイムスタンプを付与することで、電子帳簿保存法に対応した形式で保存することが可能です。
ジョブカン経費精算でどのように対応しているかの詳細はこちらをご覧ください。
参考：
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係）
Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しているのはどのような書類ですか？
A. スキャナ保存で電子保存できる書類の種類は以下のように定められています。
以下の表のうち、帳簿、「計算、整理又は決算関係書類」は、スキャナ保存による電子保存することができません。
参考：
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係） PP.3ｰ4
Q. 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件はどのようなものですか？
A. 国税関係書類を電子データで保存するに当たり、「真実性（データの改ざんが無いかどうか）」や「可視性（該当のデータを、すぐに・鮮明に確認できるかどうか）」を確保するための要件が定められています。
電子帳簿保存法の要件は以下の通りです。
※以下の表では、2016年(Ｈ28)9月30日以後承認申請分についての要件を記載しています。
| 要件 | 内容 | 重要書類*1 （「領収書」や「請求書」等が該当） |
一般書類*2 |
| 1 | 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）(規３⑤一イ、ロ) 詳細：Q. 電子保存するための方法や条件にはどのようなものがありますか？ |
○ | ※1 |
| 2 | 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り (規３⑤二イ) | ○ | ○ |
| 3 | カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（1677 万色）以上）(規３⑤二イ) | ○ | ※2 |
| 4 | 電子署名の実行 ※2016年9月30日以後承認申請分については、電子署名は必要ありません。 |
- | - |
| 5 | タイムスタンプの付与(規３⑤二ロ 詳細：Q. タイムスタンプとは何ですか？ |
○※3 | ○※4 |
| 6 | 解像度及び階調情報の保存(規３⑤二ハ) | ○ | ○ |
| 7 | 大きさ情報の保存(規３⑤二ハ) | ○※5 | - |
| 8 | ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認）(規３⑤二ニ) | ○ | ○ |
| 9 | 入力者等情報の確認(規３⑤三) | ○ | ○ |
| 10 | 適正事務処理要件(規３⑤四) (*3) | ○※6 | - |
| 11 | スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(規３⑤五 | ○ | ○ |
| 12 | 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け(規３⑤六) | ○ | ※2 |
| 13 | 整然・明瞭出力(規３⑤六イ～ニ) | ○ | ○ |
| 14 | 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規３⑤七、同３①三) | ○ | ○ |
| 15 | 検索機能の確保(規３⑤七、同３①五) | ○ | ○ |
| 16 | 税務署長の承認(法４③) | ○ | ○ |
*1 決算関係書類以外の国税関係書類（一般書類を除く）をいう。
Q. 電子帳簿保存法に対応しているのはどのような書類ですか？の画像内、「重要度」が「高・中」の書類を指します。
「領収書」や「請求書」はこちらの重要書類に該当します。
*2 資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。
Q. 電子帳簿保存法に対応しているのはどのような書類ですか？の画像内、「重要度」が「低」の書類を指します。
*3 「適正事務処理要件」とは、国税関係書類の受領等から入力までの各事務について、次に掲げる事項に関する規定を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理することをいう。
① 相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制（相互けんせい）
② 当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続（定期的な検査）
③ 当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制（再発防止）
※1 一般書類の場合、入力期間の制限はなく適時に入力。
※2 一般書類の場合、カラー画像、見読可能装置（カラー）でなくても可。
※3 受領者等が読み取る場合、受領等後、受領者等が署名の上、特に速やか（３日以内）に付す必要あり。
※4 受領者等が読み取る場合、読み取る際に付す、又は、受領等後、受領者等が署名の上、特に速やか（３日以内）に付す必要あり。
※5 受領者等が読み取る場合、Ａ４以下の書類の大きさに関する情報は保存不要。
※6 小規模企業者の特例の適用を受ける場合（税務代理人が定期的な検査を行う場合）、相互けんせいの要件は不要。
上記の要件の内、ジョブカン経費精算で対応している項目についてはこちらをご覧ください。
参考：
電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係） PP.9-11
Q. スキャナ保存により電子保存するための方法や条件にはどのようなものがありますか？
A. 領収書等を電子化するための方法は、「スキャナ」での読み取りや「スマートフォン、デジタルカメラよる撮影」等があります。
電子化を行う方式は複数あります。
誰が、どの書類の電子化を行うか等の条件によって、選択できる電子化の方式が異なります。
電子化を行う方式は、大きく以下の4通りです。
①速やかに入力方式
②業務サイクル後速やかに入力方式
③適時に入力方式
④特に速やかに入力方式
| 入力方式 | 入力者（誰が） | 処理できる書類 ※1 （どの書類の電子化を行うか） |
期限 ※2 |
| ①速やかに入力方式 | 本人以外 | 重要書類・一般書類 | 7日以内 |
| ②業務サイクル後速やかに入力方式 | 本人以外 | 重要書類・一般書類 | 1ヶ月と7日以内 |
| ③適時に入力方式 | 本人以外 | 一般書類 | 期限なし |
| ④特に速やかに入力方式 | 本人 | 重要書類・一般書類 | 3日以内 ※3 |
※1「領収書」や「請求書」は、「重要書類」に該当しますので、「③適時に入力方式(期限なし)」の方式での保存は認められません。
どのような書類が「重要書類」「一般書類」に当たるか、また、どちらの方式に対応しているかは、こちらの表をご覧ください。
※2 ここで言う「入力」とは、単にデータをスキャナやスマートフォンで「撮影・保存」するだけではなく、撮影後、原本との比較確認とタイムスタンプの付与を行ったうえで保存するまでを指します。
※3 「④特に速やかに入力方式」を利用する場合、領収書の受領後、自署して3日以内にスマートフォンで撮影し、タイムスタンプの付与を行う必要があります。
どのような方式で読み取りを行うかについては、国税庁への申請書類に採用する方式を明記する必要があります。
そのため、事前に、どのような方法で電子化を行うか、社内フローを決めておく必要があります。
実際の申請書類では、以下のように記載します。
「速やか」が、①速やかに入力方式を指します。
「業務」が、②業務サイクル後速やかに入力方式を指します。
「適時」が、③適時に入力方式を指します。
「書類の受領者本人」が電子化を行う場合、上記①～③にプラスして、「受領者等による読取」項目にチェックをすることで、④特に速やかに入力方式が利用できます。
受領者本人による保存が可能なのは、「④特に速やかに入力方式」のみですので、3日以内に本人による読み取りができなかった場合、その他に選択した方式に従って読み取りを行う必要があります。
Q. 電子保存したらすぐに原本破棄できるようになりますか？
A. いいえ。平成27年9月30日以後に行われた承認申請については、監査等の「定期的な検査」が行われるまで、紙の原本（書面）を保存する必要があります。
「定期的な検査」は、利用開始前に策定する「適正事務処理要件」にて定めておく必要があります。
「適正事務処理要件」についてはこちらをご覧ください。
電子データでの保存が適切に行われなかった際には、原本を破棄できない場合があります。
具体的には以下のような場合です。
- 入力期間を経過してしまった場合
- 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合
Q. 電子データの保存期間に定めはありますか？
A. はい。国税関係書類は、7年間の保管が求められていますので、電子データについても同様に7年間の保存が必要となります。
Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
A. はい。ジョブカン経費精算では、「既に紙媒体で作成されている国税関係書類を、スキャナやスマートフォン等で読み取って保存する場合の保存方法」について対応しています。
どのように対応しているか等の詳細はこちらをご覧ください。
ジョブカン経費精算での具体的な運用についてはこちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
領収書電子保存、電子帳票、電子申請、スキャナ保存、スマホ、写メ、タイムスタンプ