※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
- Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
- Q. ジョブカン経費精算での管理方法はどのようになりますか？
- Q. タイムスタンプとは何ですか？
- Q. 電子保存したデータや紙の原本の保存期間はどのようになりますか？
- Q. ジョブカン経費精算ではどのような運用ができますか？
Q. ジョブカン経費精算は電子帳簿保存法に対応していますか？
A. はい。ジョブカン経費精算では、「既に紙媒体で作成されている国税関係書類を、スキャナやスマートフォン等で読み取って保存する場合の保存方法」について対応しています。
ジョブカン経費精算の「タイムスタンプオプション」に加入していただくことで、ご利用いただけるようになります。
プランについては以下のヘルプ記事をご覧ください。
電子帳簿保存法の概要はこちらをご覧ください。
Q. ジョブカン経費精算での管理方法はどのようになりますか？
A. ジョブカン経費精算に、スキャナでの読み取りやスマートフォン等での撮影を行った領収書をアップロードしていただき、「タイムスタンプ」を付与の上、申請・承認を行っていただきます。
保存の要件や、電子保存に対応している書類についてはこちらをご覧ください。
具体的な運用に関してはこちらをご覧ください。
Q. タイムスタンプとは何ですか？
A. その電子データが改ざんされていないか等、データの信憑性を担保するために、「いつ・どのような内容で電子化されたか」という情報を暗号技術で付与するものです。
書類の電子化作業のみではなく、電子データにタイムスタンプの付与を行うことで、電子データの原本性が担保されます。
「そのデータが、この時刻にこの内容で保存された」ということを証明することが重要であるためです。
もちろん、独自の形式で勝手に付与して良いものではなく、「一般財団法人日本データ通信協会」が認定する事業者のタイムスタンプである必要があります。
税務署への申請書類にも、どの事業者のタイムスタンプを利用するかを記載する必要があります。
ジョブカン経費精算では、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けている「セイコーソリューションズ株式会社」のシステムを利用し、データのアップロード後、タイムスタンプを付与することが可能です。
ジョブカン経費精算の「タイムスタンプオプション」に加入している場合、画像データやPDFデータをアップロードすると、自動的にタイムスタンプが付与されます。
Q. 電子保存したデータや紙の原本の保存期間はどのようになりますか？
A. 電子データ、紙の原本ともに、それぞれ保存期間について定められています。
国税関係書類は、7年間の保管が求められていますので、電子データについても同様に7年間の保存が必要となります。
ジョブカン経費精算では、規約上、データの保存期間を11年4ヶ月としております。
ジョブカン経費精算の利用規約についてはこちらをご覧ください。
※電子帳簿保存法対応に伴い、2021年11月2日に利用規約を改定いたしました。
※改定後の利用規約は、改定以前にご契約いただいたお客様や、改定以前に行われた申請、アップロードされたデータも対象です。
なお、「紙の原本」は、監査等の「定期的な検査」が行われるまで、書面を保存する必要があります。
「定期的な検査」とは、利用開始前に策定する「適正事務処理要件」にて定めておく必要があります。
「適正事務処理要件」についてはこちらをご覧ください。
電子データでの保存が適切に行われなかった際には、原本を破棄できない場合があります。
具体的には以下のような場合です。
- 入力期間を経過してしまった場合
- 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合
Q. ジョブカン経費精算ではどのような運用ができますか？
A. ジョブカン経費精算を利用して運用する方法は、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
領収書電子保存、電子帳票、電子申請、スキャナ保存、スマホ、写メ、タイムスタンプ