申請を共有する – ヘルプ｜経費精算/WF（ジョブカン）

ジョブカン経費精算/ワークフローにおける「共有」とは、「自分の申請や承認可能な申請を他のユーザが確認できるように共有すること」を意味します。

通常、自分が行った申請や承認した申請の内容は、他のユーザから確認することができません。
しかし、共有機能を利用することで、他のユーザに申請内容を共有することが可能です。

申請が行われた後に、承認者以外の一部ユーザに確認してほしい場合に利用すると便利です。

類似の機能として、「閲覧」と「参照」の機能があります。
それぞれの機能の違いについてはこちらをご覧ください。

申請を共有する
自分が共有した申請を確認する
申請の共有の取り消しをする
自分に共有された申請を確認する
共有された申請を他のユーザに共有する
共有した/された申請データをCSVダウンロードする
CSVデータに出力される項目

申請を共有する

共有できる申請は、「自分の申請」「自分が承認者として設定されている申請」「自分に共有された申請」です。
※管理者は「全ての申請一覧」から全ての申請を、また「参照できる申請一覧」からも申請を共有することができます。
申請を共有する方法は以下の通りです。

1. 左側のメニュー「申請機能」内の「自分の申請一覧」もしくは「承認機能」内の「承認する」をクリックします。

2. ステータスごとに、申請が一覧で表示されます。
　各タブをクリックし、共有したい申請書を表示します。
　右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。

　以下、「自分の申請一覧」から設定する例でご説明します。

3. 共有したい申請にカーソルを合わせると、右側にアイコンが表示されます。

4. マークをクリックすると、申請書の共有先ユーザを選択するダイアログが表示されます。

5. 共有するユーザをクリックして選択します。
　ユーザは複数名選択することが可能です。

6. 「決定する」をクリックすると、画面上部に以下のようなメッセージが表示され、共有が完了します。

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自分が共有した申請を確認する

自分が他のユーザに共有した申請の確認方法は以下の通りです。

1.　左側のメニュー、「共有・閲覧機能」から、「共有した申請一覧」を選択します。

2. 自分が他のユーザに共有した申請が、申請書のステータスごとに表示されます。
　右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
　プルダウンを選択することで、表示件数や表示順を変更することも可能です。

3. 確認したい申請をクリックすると、申請書の内容が表示されます。
　共有した申請に対してコメントを行うことや、さらに他のユーザに申請を共有したり、共有を取り消すことも可能です。
　この画面から、申請書をコピーして申請を行うこともできます。

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申請の共有の取り消しをする

自分が他のユーザに共有した申請の共有を取り消す方法は以下の通りです。

1.　左側のメニュー、「共有・閲覧機能」から、「共有した申請一覧」を選択します。

3. 該当の申請の「共有したユーザ」欄内、共有の取り消しを行いたいユーザ名の右側に表示されている×印をクリックします。
　×印の表示されていないユーザは、別のユーザから共有されたユーザです。
　自身で共有を取り消すことができるのは、自身が共有を行ったユーザのみです。

4. 「共有取り消し」のダイアログが表示されますので、「OK」をクリックすると、そのユーザへの共有が取り消されます。

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自分に共有された申請を確認する

他のユーザから自分に共有された申請の確認方法は以下の通りです。

1.　左側のメニュー、「共有・閲覧機能」から、「共有された申請一覧」を選択します。

2. 他のユーザから自分に共有された申請が、申請書のステータスごとに表示されます。
　右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
　プルダウンを選択することで、表示件数や表示順を変更することも可能です。

3. 確認したい申請をクリックすると、申請書の内容が表示されます。
　共有された申請に対してコメントを行うことや、さらに他のユーザに申請を共有することも可能です。
　この画面から、申請書をコピーして申請を行うこともできます。

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共有された申請を他のユーザに共有する

自分に共有された申請を、さらに他のユーザに共有する方法は以下の通りです。

1.　左側のメニュー、「共有・閲覧機能」から、「共有された申請一覧」を選択します。

3. 共有したい申請にカーソルを合わせると、右側にアイコンが表示されます。

4. マークをクリックすると、申請書の共有先ユーザを選択するダイアログが表示されます。

5. 共有するユーザをクリックして選択します。
　ユーザは複数名選択することが可能です。

6. 「決定する」をクリックすると、画面上部に以下のようなメッセージが表示され、共有が完了します。

他のユーザの申請をさらに他のユーザに共有すると、その申請は「共有した申請一覧」にも表示されます。

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共有した/された申請データをCSVダウンロードする

共通した申請や共有された申請のデータをCSVダウンロードする手順は以下の通りです。

1. 左側のメニュー「共有・閲覧機能」内の「共有した申請一覧」もしくは「共有された申請一覧」をクリックします。

2. 申請一覧画面右上のをクリックします。

3. 「申請検索」の画面が表示されますので、ダウンロードする「申請書の種類」を選択します。
　「申請書の種類」を選択すると、CSVダウンロードが可能になります。
　さらに条件を絞る場合は他項目を入力し、「検索する」をクリックするとページ下部に該当する申請書が表示されます。
　申請書の行をクリックすることで、申請書の詳細を確認することが可能です。

4. 「申請書の種類」を選択すると、「CSVダウンロード」のボタンが青く表示されますので、こちらをクリックします。

5. 出力データの文字コードを選択し、「OK」をクリックします。
　申請書のダウンロードが開始されます。

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CSVデータに出力される項目

申請されたフォームの種類により、出力される項目が異なります。
以下3種類のフォームについて、出力項目と詳細をご説明します。

ワークフロープランのフォーム（または「汎用フォーム」）
経費精算フォーム
支払依頼フォーム

ワークフロープランのフォーム（経費精算プランも同時にご利用の場合は「汎用フォーム」

項目名	概要
申請ID	申請書のIDが表示されます。
申請ステータス	ダウンロード時点での申請書のステータスが表示されます。　進行中：承認待ちの状態　完了：最終承認者が承認し、完了した状態　差し戻し：承認者から差し戻された状態　却下：承認者から却下された状態　完了後取消：承認完了したが、その後取り消された状態
最終承認日	申請が「完了」の場合、最終承認日時が表示されます。
承認者	既に承認された承認者名と承認日時が表示されます。
フォーム名	申請書のフォーム名が表示されます。
タイトル	申請書のタイトルが表示されます。
申請者メールアドレス	申請者のメールアドレスが表示されます。
申請者コード	申請者に設定されたスタッフコードが表示されます。
申請者名（姓）	申請者の苗字が表示されます。
申請者名（名）	申請者の名前が表示されます。
申請日時	申請した日時が表示されます。
関連グループ名	「関連グループ」で選択したグループが表示されます。
関連プロジェクト名	「関連プロジェクト」で選択したプロジェクトが表示されます。
各追加項目	追加項目に申請時に入力された内容が表示されます。 ※「明細表」項目に入力された内容は表示されません。
コメント	申請書の承認状況欄にコメントされたユーザ名、入力された内容、入力日時が表示されます。

経費精算フォーム　※経費精算プランご契約時のみ

項目名	概要
申請ID	申請書のIDが表示されます。
申請ステータス	ダウンロード時点での申請書のステータスが表示されます。　進行中：承認待ちの状態　完了：最終承認者が承認し、完了した状態　差し戻し：承認者から差し戻された状態　却下：承認者から却下された状態　完了後取消：承認完了したが、その後取り消された状態
最終承認日	申請が「完了」の場合、最終承認日時が表示されます。
承認者	既に承認された承認者名と承認日時が表示されます。
フォーム名	申請書のフォーム名が表示されます。
タイトル	申請書のタイトルが表示されます。
申請者メールアドレス	申請者のメールアドレスが表示されます。
申請者コード	申請者に設定されたスタッフコードが表示されます。
申請者名（姓）	申請者の苗字が表示されます。
申請者名（名）	申請者の名前が表示されます。
申請日時	申請した日時が表示されます。
関連グループ名	「関連グループ」で選択したグループが表示されます。
関連プロジェクト名	「関連プロジェクト」で選択したプロジェクトが表示されます。
経費の内訳	申請時に選択した経費の内訳が表示されます。
利用日	申請時に入力した利用日が表示されます。
金額	申請時に入力した金額(明細がある場合はその合計金額)が表示されます。
内容	申請時に入力した「内容」が表示されます。
支払方法	申請時に選択した支払方法が表示されます。
事前申請タイトル	「事前申請」で選択した申請書のタイトルが表示されます。
事前申請ID	「事前申請」で選択した申請書の申請IDが表示されます。
事前申請金額	「事前申請」で選択した申請書の事前申請金額が表示されます。
仮払希望額	仮払を「利用する」と選択した「事前申請」で入力した仮払希望額が表示されます。
仮払期日	仮払を「利用する」と選択した「事前申請」で入力した仮払期日が表示されます。
仮払支払確定額	実際に支払われた仮払金額が表示されます。
各追加項目	追加された項目に申請時に入力された内容が表示されます。
コメント	申請書の承認状況欄にコメントされたユーザ名、入力された内容、入力日時が表示されます。
明細の名前	明細に設定された名前が表示されます。
各明細項目	明細表の項目に申請時に入力された内容が表示されます。

支払依頼フォーム　※経費精算プランご契約時のみ

項目名	概要
申請ID	申請書のIDが表示されます。
申請ステータス	ダウンロード時点での申請書のステータスが表示されます。　進行中：承認待ちの状態　完了：最終承認者が承認し、完了した状態　差し戻し：承認者から差し戻された状態　却下：承認者から却下された状態　完了後取消：承認完了したが、その後取り消された状態
最終承認日	申請が「完了」の場合、最終承認日時が表示されます。
承認者	既に承認された承認者名と承認日時が表示されます。
フォーム名	申請書のフォーム名が表示されます。
タイトル	申請書のタイトルが表示されます。
申請者メールアドレス	申請者のメールアドレスが表示されます。
申請者コード	申請者に設定されたスタッフコードが表示されます。
申請者名（姓）	申請者の苗字が表示されます。
申請者名（名）	申請者の名前が表示されます。
申請日時	申請した日時が表示されます。
関連グループ名	「関連グループ」で選択したグループが表示されます。
関連プロジェクト名	「関連プロジェクト」で選択したプロジェクトが表示されます。
関連申請タイトル	「関連申請」で選択した申請書のタイトルが表示されます。
関連申請ID	「関連申請」で選択した申請書の申請IDが表示されます。
事前申請タイトル	「事前申請」で選択した申請書のタイトルが表示されます。
事前申請ID	「事前申請」で選択した申請書の申請IDが表示されます。
支払依頼の内訳	申請時に選択した支払の内訳が表示されます。
計上日	申請時に入力した計上日が表示されます。
金額	申請時に入力した金額(明細がある場合はその合計金額)が表示されます。
内容	申請時に入力した支払依頼の内容が表示されます。
支払予定日	申請時に入力した支払予定日が表示されます。
振込手数料	申請時に振込手数料で選択した当方負担か先方負担かが表示されます。
源泉徴収税	申請時に源泉徴収税で選択したなし、あり(税抜)、あり(税込)のいずれかが表示されます。
支払先名	申請時に入力/選択した支払先の名称が表示されます。
銀行コード	申請時に入力/選択した支払先の銀行コードが表示されます。
銀行名	申請時に入力/選択した支払先の銀行名が表示されます。
支店コード	申請時に入力/選択した支払先の支店コードが表示されます。
支店名	申請時に入力/選択した支払先の支店名が表示されます。
口座種別	申請時に入力/選択した支払先の口座種別が表示されます。
口座番号	申請時に入力/選択した支払先の口座番号が表示されます。
口座名	申請時に入力/選択した支払先の口座名が表示されます。
各追加項目	追加された項目に申請時に入力された内容が表示されます。
コメント	申請書の承認状況欄にコメントされたユーザ名、入力された内容、入力日時が表示されます。
明細の名前	明細に設定された名前が表示されます。
各明細項目	明細表の項目に申請時に入力された内容が表示されます。 ※会社独自に作成された明細の場合、以下の項目はフォームの設定の支払依頼項目 > 支払先情報項目で、「申請書ごとに支払先を指定」を「しない」に設定するときのみ表示されます。　・支払先　・支払日　・振込手数料詳しくはこちらをご覧ください。

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以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。

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