目次
Q. 閲覧・共有・参照機能に違いはありますか？
A. はい。各機能で、設定方法や利用方法が異なります。
申請書の「閲覧」「共有」「参照」機能はいずれも、承認者でなくても特定の申請書を確認することができる機能ですが、 それぞれ設定方法や付随機能が異なります。
大きな違いとして「参照可能フォーム」や「共有」は申請後にも設定可能ですが、「閲覧可能者」は申請後に追加・編集することはできません。
ほか、各機能について、機能の概要、設定方法、特有の機能をご案内します。
閲覧機能について
・「閲覧」機能概要
閲覧機能とは、承認は行わないが、「特定の承認経路を通る申請書や、特定の申請書の内容を確認したい」という場合に利用する機能です。
閲覧機能を利用することで、承認者でなくても、該当の申請書の内容を閲覧することができます。
承認者ではない一部のユーザに、申請書の内容を確認のみ行わせたい場合に便利です。
あらかじめ条件を設定し、そちらの条件に当てはまるユーザに、自動的に該当の申請書の閲覧権限を与えることが可能です。
閲覧できる申請は、左側メニュー「共有・閲覧機能」内、「閲覧できる申請一覧」より確認できます。
・設定方法
「経路」の設定で、閲覧可能者の条件を設定することが可能です。
経路に設定する場合、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
また、申請時に閲覧可能者を指定できるよう、設定を行うことも可能です。
・「閲覧」特有の機能
「閲覧可能者」を指定する条件として、特定の「グループ」や「役職」を指定することが可能です。
「グループや役職を指定する」にてあらかじめ閲覧可能者が設定されており、ユーザに紐付けるグループ役職を閲覧可能者で設定したものに変更する場合にのみ、過去の申請を確認させることが可能です。
「閲覧可能者」に指定されたユーザは、「閲覧ステータス」を変更することができます。
なお、閲覧権限を付与される以前に行われた申請は、閲覧することができません。
共有機能について
・「共有」機能概要
共有機能とは、「自分の申請や承認可能な申請を、他のユーザが確認できるように共有する」機能です。
通常、自分が行った申請や承認した申請の内容は、他のユーザから確認することができません。
しかし、共有機能を利用することで、他のユーザに申請内容を共有することが可能です。
申請が行われた後に、承認者以外の一部ユーザに確認してほしい場合に利用すると便利です。
共有した申請、共有された申請は、左側メニュー「共有・閲覧機能」内、「共有した申請」「共有された申請」より確認できます。
・設定方法
「自身が行った申請」や「自分が承認者として設定されている申請」、「自分に共有された申請」にカーソルを合わせると表示される共有アイコンをクリックし、共有先ユーザを選択します。
「Admin」「管理者」「申請管理者」の権限のユーザは、「全ての申請一覧」から、参照できるフォームを設定されたユーザは「参照できる申請一覧」からも申請を共有することができます。
・「共有」特有の機能
共有された申請は、関連申請、事前申請として、自身の申請に紐付けを行うことが可能です。
共有された他ユーザの申請を、さらに他のユーザに共有することもできます。
なお、申請時に自動的に共有を行うことはできません。
参照機能について
・「参照」機能概要
参照機能とは、承認は行わないが「申請書の内容を確認したい」という場合に利用する機能です。
参照機能を利用することで、承認者でなくても、特定のフォームで申請された申請書の内容を参照することができます。
例えば、経理担当者に「交通費精算書」のフォームで申請された全ての申請書を参照させたい、という場合にご利用いただくと便利です。
参照できる申請は、 左側のメニュー「管理者機能」内の「参照できる申請一覧」より確認できます。
・設定方法
「ユーザ」の設定より、特定のフォームを、特定のユーザが参照できるように設定することが可能です。
Admin、管理者、システム担当、人事担当の権限ユーザから設定できます。
・「参照」特有の機能
参照できるフォームを設定されたユーザは、紐付けられたフォームで行われた全ての申請を参照することができます。
参照権限が与えられる以前に行われた申請も参照可能になります。
Q. 閲覧・共有・参照機能に通知機能はありますか？
A. はい。通知機能はありますが、各機能によって、通知の可不可が異なります。
・「閲覧」機能
通知機能を利用可能です。
「閲覧可能者」は、閲覧できる申請の「申請時」と「最終承認完了時」に、通知メールを受け取ることができます。
※「申請者」もしくは「承認者」でもあり「閲覧可能者」でもある場合、「閲覧可能者」としての通知はされません。
・「共有」機能
通知機能を利用可能です。
申請が、他のユーザから共有された際に、通知メールを受け取ることができます。
・「参照」機能
通知機能はございません。
参照できる申請が行われた際や、承認が完了した際でも、通知メールは配信されません。
Q. 閲覧・共有・参照機能でコメントはできますか？
A. はい。コメントを行うことは可能ですが、各機能で、コメント可能なタイミング等が異なります。
・「閲覧」機能
閲覧可能な申請の内、申請ステータスが「完了」の申請にのみ、コメント可能です。
「進行中」の申請にコメントを行うことはできません。
・「共有」機能
共有した申請、共有された申請に、全てのタイミングでコメント可能です。
・「参照」機能
参照可能な申請に、全てのタイミングでコメント可能です。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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