目次
Q.過去の申請を申請者以外のユーザに見せることはできますか？
A.はい。「共有」「参照」「閲覧」機能にて、ユーザが作成した過去の申請を、申請者以外の他のユーザに見せることが可能です。
「共有」機能では申請ごと、「参照」機能ではフォームごと、「閲覧」機能では経路ごともしくは申請ごとに設定ができます。
「閲覧」は、「グループや役職を指定する」にてあらかじめ閲覧可能者が設定されており、ユーザに紐付けるグループ役職を閲覧可能者で設定したものに変更する場合にのみ、過去の申請を確認させることが可能です。
各機能の違いについてはこちらもご覧ください。
機能別に設定方法と申請の確認方法をご説明いたします。
なお、「Admin」「管理者」「申請管理者」の権限のユーザは「全ての申請一覧」から全ての申請を見ることが可能です。確認方法はこちらをご覧ください。
また、承認者に設定された申請は、申請者や上記機能を利用したユーザでなくとも「承認する」から申請を見ることが可能です。確認方法はこちらをご覧ください。
共有機能
共有機能では、申請ごとに設定を行うことが可能です。
他のユーザに見せたい申請がピンポイントで数件の場合や、関連申請や事前申請として申請の紐付けを行いたい場合は共有機能をお使いください。
なお、共有を自動で行うといったことはできませんのでご注意ください。
・設定方法
設定は、共有したい申請の申請者、承認者、共有されたユーザ、参照できるユーザが行えます。
また、「Admin」「管理者」「申請管理者」の権限のユーザであれば全ての申請について共有可能です。
申請を共有する方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「申請機能」内の「自分の申請一覧」もしくは「承認機能」内の「承認する」をクリックします。
「Admin」「管理者」「申請管理者」の権限のユーザは「管理者機能」内の「全ての申請一覧」の画面からも設定可能です。
2. ステータスごとに、申請が一覧で表示されます。
各タブをクリックし、共有したい申請書を表示します。
右上の虫めがねマークをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
以下、「自分の申請一覧」から設定する例でご説明します。
3. 共有したい申請にカーソルを合わせると、右側にアイコンが表示されます。
4. マークをクリックすると、申請書の共有先ユーザを選択するダイアログが表示されます。
5. 共有するユーザをクリックして選択します。
ユーザは複数名選択することが可能です。
6. 「決定する」をクリックすると、画面上部に以下のようなメッセージが表示され、共有が完了します。
・共有された申請の確認方法
他のユーザから自分に共有された申請の確認方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー、「共有・閲覧機能」から、「共有された申請一覧」を選択します。
2. 他のユーザから自分に共有された申請が、申請書のステータスごとに表示されます。
「進行中」や「完了」など承認状況のステータスごとに申請書を表示できます。
デフォルトでは、「すべて」の申請一覧のタブが表示されます。
右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
プルダウンを選択することで、表示件数や表示順を変更することも可能です。
申請書にカーソルを合わせるとアイコンが表示されます。
をクリックすると印刷画面が開きます。
をクリックすると申請をコピーすることが可能です。
をクリックすると、申請書自体のURLを取得することができます。
をクリックすると、申請の共有ができます。
をクリックすると、「申請修正者」に設定されたユーザは、進行中の申請内容の修正ができます。
3. 確認したい申請をクリックします。
申請書の詳細を確認することができます。
共有機能の詳細については、こちらもご覧ください。
参照機能
参照機能では、フォームごとに設定を行うことが可能です。
ユーザの設定画面にて、特定のフォームを、特定のユーザが参照できるように指定します。
経理担当者には交通費フォームで申請された全ての申請書を参照させたい、という場合等に参照機能をお使いください。
なお、参照可能フォームを設定されたユーザは過去の申請だけでなく、設定後そのフォームで行われた申請も確認可能となります。
・設定方法
ユーザ設定は「Admin」「管理者」「システム担当」「人事担当」の権限のユーザのみ行えます。
申請を参照させる方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「ユーザ」を選択します。
2. 特定のフォームの申請を参照可能にさせたいユーザを選択します。
「ユーザ一覧」画面上部の検索ボックスを利用したり、をクリックすることで、様々な条件でユーザを検索することができます。
3. ユーザ設定画面にて、参照させたいフォームを検索します。
「システム権限設定」内、「申請参照可能フォーム」にて「検索」をクリックします。
※Admin・管理者・申請管理者権限のユーザは、デフォルトで全ての申請を参照できますので、設定は必要ございません。
4. フォームを選択し、右下の「決定する」をクリックします。
フォームは複数選択できます。
5. ユーザ設定画面、下部の「更新する」をクリックします。
更新すると、ユーザは設定されたフォームの申請を参照できるようになります。
・参照できる申請の確認方法
自分が参照可能なフォームで申請された申請の参照方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「参照できる申請一覧」をクリックします。
2. 自分が参照できる申請一覧が表示されます。
「進行中」や「完了」「差し戻し」など承認状況のステータスごとに申請書を表示できます。
デフォルトでは、「すべて」の申請一覧のタブが表示されます。
右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
プルダウンを選択することで、表示件数や表示順を変更することも可能です。
申請書にカーソルを合わせるとアイコンが表示されます。
をクリックすると印刷画面が開きます。
をクリックすると、申請書自体のURLを取得することができます。
をクリックすると、申請の共有ができます。
をクリックすると、「申請修正者」に設定されたユーザは、進行中の申請内容の修正ができます。
3. 参照したい申請書の行をクリックします。
申請書の詳細を確認することができます。
参照機能の詳細については、こちらもご覧ください。
閲覧機能
閲覧機能の場合、経路ごとや申請書ごとに設定を行うことが可能です。
なお、過去の申請を申請者以外のユーザに見せることができる設定がされている申請とできない設定がされている申請があります。
「閲覧」は、「グループや役職を指定する」にてあらかじめ閲覧可能者が設定されており、ユーザに紐付けるグループ役職を閲覧可能者で設定したものに変更する場合にのみ、過去の申請を確認させることが可能です。
「ユーザを指定する」にて設定されている場合は、設定前の申請書の確認はできませんので、ご留意ください。
例：閲覧可能者設定が「グループや役職」で指定されている申請
例：閲覧可能者設定が「ユーザ」を指定されている申請
また、既に作成された申請の「閲覧可能者」を編集することはできません。
なお、閲覧機能にて過去の申請を見せる場合、見せたいユーザに閲覧可能者に設定しているグループや役職を紐付けする必要がありますので、ご注意ください。
例えば、経理部に異動してきたユーザに、今まで経理部が閲覧できている申請を見せたいといった場合に、閲覧機能をご利用いただくと便利です。
・設定方法
ユーザ設定は「Admin」「管理者」「システム担当」「人事担当」の権限のユーザのみ行うことが可能です。
申請を閲覧可能にする方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「ユーザ」を選択します。
2. 「ユーザ一覧」の画面で、編集したいユーザをクリックします。
3. 「ユーザ設定」画面の、「基本情報」欄内、「グループ」と「役職」の項目にて、見せたい申請を閲覧可能な「グループ」と「役職」を設定します。
例えば、以下のような閲覧状況の申請をユーザに見せたい場合は、
ユーザの「グループ」と「役職」を以下のように設定します。
4. 「更新する」をクリックすると設定が反映されます。
・閲覧できる申請の確認方法
自分が閲覧者に設定されている申請の閲覧方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「共有・閲覧機能」内の「閲覧できる申請一覧」をクリックします。
2. 自分が閲覧できる申請の一覧が表示されます。
「進行中」や「完了」「完了後取消」など承認状況のステータスごとに申請書を表示できます。
デフォルトでは、「すべて」のタブが表示されます。
右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
プルダウンを選択することで、表示件数や表示順を変更することも可能です。
申請書にカーソルを合わせるとアイコンが表示されます。
をクリックすると印刷画面が開きます。
をクリックすると、申請書自体のURLを取得することができます。
をクリックすると、「申請修正者」に設定されたユーザは、進行中の申請内容の修正ができます。
3. 閲覧したい申請書の行をクリックします。
申請書の詳細を確認することができます。
閲覧可能者の設定の詳細については、こちらもご覧ください。
閲覧できる申請の確認方法の詳細については、こちらもご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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