※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算は、経費精算の申請から承認までと、精算処理をクラウド上で行うことができるシステムです。
初期設定を行った後、実際に運用開始することができます。
申請の承認完了時や確定処理を行うことで、仕訳データやFBデータが自動で生成され、経理処理にかかる時間を大幅に削減することができます。
目次
経費精算機能を利用する
経費精算機能を利用する基本的な流れをご説明します。
①経費が発生し、申請者が費用を支払う/取引先から請求書が届く
経費精算：立替払いやコーポレートカード等で費用を支払います。
支払依頼：請求書を受け取ります。
以降はジョブカン経費精算上で行います。
②申請者が経費精算/支払依頼を申請する
経費精算申請：あらかじめ管理者が作成した経費精算フォーム（申請書の雛形）を利用し、費用の計上日や金額等を入力します。
支払依頼申請：あらかじめ管理者が作成した支払依頼フォーム（申請書の雛形）を利用し、費用の計上日や支払日、金額等を入力します。
③承認者が経費精算申請/支払依頼申請を承認する
経路（承認フロー）に設定された承認者は、申請された内容を確認し、承認します。
④管理者や経理担当者が、生成されたデータを確定する
承認完了時、「仕訳確定・出力する」画面内の「計上仕訳」と、「支払確定する」内の支払データが生成されます。
仕訳データがどちらのデータを参照して生成されるのかについてはこちらをご覧ください。
・計上仕訳
内容を確認し、仕訳確定します。勘定科目など、一部の仕訳情報の修正も可能です。
確定した仕訳はCSVデータとして出力することもできます。
・支払情報
内容を確認し、支払確定します。
支払確定すると、「仕訳確定・出力する」画面内の「支払仕訳」と、「FBデータ出力する」内のFBデータが生成され、支払仕訳は仕訳確定することができます。
⑤管理者や経理担当者が、各種データを出力する
確定したデータを、形式を指定して出力します。
仕訳情報の出力方法はこちらを、FBデータの出力方法はこちらをご覧ください。
以上で、ジョブカン経費精算で行う処理は終了です。
⑥会計ソフト、ネットバンクへインポートする
出力した仕訳情報はご利用の会計ソフトに、FBデータはネットバンクにインポートします。
以上で、経費精算処理は完了です。
初期設定をする
1. ジョブカン経費精算のご利用にあたり、あらかじめ「基本情報設定」を行います。
以下4つの設定は、運用開始するための必須項目です。
①グループを登録する
②ユーザを登録する
③経路を登録する
④フォームを登録する
経費精算で作成できるフォームは、経費精算フォームと支払依頼フォームです。
基本情報設定の初期設定方法の詳細については、こちらをご覧ください。
2. 続けて、「経費精算設定」を行います。
以下4つの設定は、運用開始するための必須項目です。
①勘定科目を登録する
②税区分を登録する
③内訳を登録する
④未払金等の勘定科目を登録する
①～④まで登録を完了すると、経費精算の運用を開始し、ユーザは申請を行うことができるようになります。
経費精算申請についてはこちらを、支払依頼申請についてはこちらをご覧ください。
その他の項目についても、運用前にあらかじめ登録することで、スムーズに経費精算処理を行うことが可能です。
経費精算設定の初期設定方法の詳細については、こちらをご覧ください。
生成されるデータを確認する
ジョブカン経費精算を利用すると、以下のデータが生成されます。
それぞれのデータについて、ご説明します。
①申請データ
Admin、管理者、申請管理者の権限をもつユーザは、全申請データを確認することができます。
左側のメニュー「管理者機能」内の「全ての申請一覧」をクリックして画面を表示できます。
タブをクリックして、ステータス別に確認することも可能です。
右上のをクリックすることで、様々な条件で申請書を検索することができます。
プルダウンを選択することで、表示件数や表示順を変更することも可能です。
タブの右側にある
をクリックし、申請検索や申請データのCSVダウンロードを行うことも可能です。
一般ユーザは、自分の申請一覧や承認一覧から申請データを確認できます。
②支払情報
経費精算申請や支払依頼申請の承認完了後、「支払確定する」画面に支払情報が生成されます。
支払確定の方法については、こちらをご覧ください。
③仕訳情報
「仕訳確定・出力する」画面に、計上仕訳、支払仕訳がそれぞれ生成されます。
経費精算申請や支払依頼申請の承認完了時には、計上仕訳が生成されます。
支払確定時には、支払仕訳が生成されます。
仕訳確定の方法についてはこちらを、出力方法についてはこちらをご覧ください。
④FBデータ
「FBデータ出力する」画面に、支払確定時にFBデータが生成されます。
FBデータの出力方法については、こちらをご覧ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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