※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
目次
仮払機能の利用方法を確認する
このページでは、ジョブカン経費精算における仮払機能の利用方法や流れを案内します。
仮払機能利用の流れ
仮払機能を利用する流れをご説明します。
1. 申請者が仮払の申請をする
仮払申請では、申請者が仮払の希望額と支払希望期日を入力します。
管理者や経理担当者は、仮払申請の承認完了後から、左側のメニュー「経費精算機能」内の「仮払管理する」にて、仮払に関連する申請情報を確認し、管理することができます。
※事前に「仮払申請フォーム」を作成していただく必要があります。
2. 管理者や経理担当者が仮払の支払確定をする
仮払の支払確定は、「仮払管理する」内の「仮払支払確定」タブにて行えます。
仮払支払確定の方法については、こちらをご覧ください。
※仮払の支払確定がされずに精算が行われた場合、紐付けられた仮払申請は通常の「事前申請」として扱われますので、必ず仮払の支払確定の操作を行ってください。
3. 申請者が仮払金を使用する
4. 申請者が仮払精算の申請をする
仮払精算申請では、申請者が実際の使用額を入力します。
仮払精算申請の承認完了後、管理者や経理担当者は過不足金の処理を行うことができます。
※1つの仮払事前申請に対して、仮払精算申請を1申請行っていただきますようお願いいたします。
- 費用が仮払金を上回った場合、申請者に差額を支払う為の支払確定をします。
仮払の差額支払確定は、通常の支払情報と同様に、左側のメニュー「経費精算機能」内の「支払確定する」画面で行います。
支払確定の方法については、こちらをご覧ください。
- 費用が仮払金を下回った場合、会社に差額を返金してもらう為の返金確定をします。
仮払の差額返金確定は、左側のメニュー「経費精算機能」内の「仮払管理する」画面、「差額返金確定」タブにて行います。
差額返金確定の方法については、こちらをご覧ください。
6. 申請者に差額を追加で支払うないし返金してもらう
仮払金と実際の費用との差額の処理を行い、仮払は完了です。
作業の詳細についてはこちらもご覧ください。
仮払機能の利用前に必要な設定
仮払機能を利用するにあたり、あらかじめ以下4つの設定が必要です。
①仮払申請フォームの作成
②仮払精算申請フォームの作成
③仮払の勘定科目の設定
④振込元の設定
①仮払申請フォームの作成
仮払の申請をするための、専用のフォームを作成します。
仮払申請フォーム作成方法の詳細については、こちらをご覧ください。
②仮払精算申請フォームの作成
仮払精算の申請をするための、専用のフォームを作成します。
仮払申請フォームと仮払精算申請フォーム両方の「経費精算項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が同じである場合、仮払申請を仮払精算申請に紐付けた際に内容を自動反映させることができます。
※フォーム設定項目の内容は反映されません。
※仮払精算申請フォームで選択できない「内訳」「グループ」「手当の種類」は反映されません。
「経費精算項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が異なる場合とは、以下の状況を指します。
- 一方のフォームには明細表が設定されているが、一方のフォームには明細表が設定されていない場合
- フォームに設定されている明細表の「種類」が異なる場合
（一方は経費明細、一方は交通費明細 等） - フォームに設定されている明細表の「順番」が異なる場合
（一方は、経費明細・交通費明細の順番で設定されているが、もう一方は交通費明細・経費明細の順番で設定されている 等）
仮払精算申請フォーム作成方法の詳細については、こちらをご覧ください。
③仮払の勘定科目の設定
仮払の仕訳情報に自動反映させる勘定科目を設定します。
設定は、「経費精算設定」内の「未払金等の勘定科目」にて行えます。
設定方法の詳細については、こちらをご覧ください。
④振込元の設定
差額返金確定する際、「返金先口座」では、支払方法に「現金」が設定されている「振込元」のみ選択できます。
現金払いの振込元の登録がない場合、新しく設定します。
設定方法の詳細については、こちらをご覧ください。
生成されるデータ
仮払機能を利用すると、以下のデータが生成されます。
①仮払関連の申請情報
②仮払の支払情報
③精算時の差額返金情報
④精算時の追加の支払情報
⑤仕訳情報
⑥FBデータ
それぞれのデータについて、ご説明します。
①②③前三者のデータ（仮払関連の申請情報、仮払の支払情報、精算時の差額返金情報）
「仮払管理する」画面に、まとめてデータが生成されます。
左側のメニュー「経費精算機能」内の「仮払管理する」をクリックして画面を表示できます。
「仮払管理する」では、以下三種類の情報を確認し、処理することができます。
- 仮払関連申請一覧
仮払申請、仮払精算申請を突合して、申請状況や精算状況を確認することができます。
仮払関連申請一覧の詳細については、こちらをご覧ください。
- 仮払支払確定
仮払申請の承認完了後、仮払金の支払確定をすることができます。
仮払支払確定の詳細については、こちらをご覧ください。
- 差額返金確定
仮払精算申請の承認完了後、費用が仮払金を下回った場合の返金処理をすることができます。
仮払返金確定の詳細については、こちらをご覧ください。
④精算時の追加の支払情報
仮払精算申請の承認完了時、費用が仮払金を上回った場合、「支払確定する」画面に追加支払情報が生成されます。
支払確定の方法については、こちらをご覧ください。
⑤仕訳情報
「仕訳確定・出力する」画面に、計上仕訳、支払仕訳がそれぞれ生成されます。
仮払精算申請の承認完了時には、計上仕訳が生成されます。
仮払支払確定時、追加支払確定時、差額返金確定時には、支払仕訳が生成されます。
仕訳確定の方法についてはこちらを、出力方法についてはこちらをご覧ください。
⑥FBデータ
「FBデータ出力する」画面に、仮払支払確定時、追加支払確定時にFBデータが生成されます。
差額返金確定をした場合には、データは生成されません。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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