※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
経費精算を行う際、「明細表」が設定されているフォームでは、1つの申請書に複数の経費を入力することができます。
目次
明細表を利用する
経費精算の申請フォームでは、各種の「明細表」を利用することが可能です。
明細表とは、以下の画像内の赤枠の部分を指します。
※申請フォームは、各企業の管理者によって設定されていますので、申請フォーム内の項目や、どの明細表が設定されているかは、各企業により異なります。
経費精算時に利用できる明細表の種類は以下の通りです。
このページでは、申請フォーム内に「交通費明細」が設定されていた場合に、申請時に入力する項目についてご案内します。
交通費明細が設定されたフォームでは、乗換案内を利用し、簡単に交通費の内容を入力することが可能です。
明細表に入力するまでの経費精算申請の流れについてはこちらをご覧ください。
交通費明細に入力する
交通費明細への入力は、明細表に直接入力する方法と、選択したい内訳に合わせて明細表を選択する方法の2種類があります。順に説明します。
・明細表に直接入力する場合
交通費明細内の各項目の入力欄をクリックして入力します。
交通費明細内に入力する項目の詳細は以下の通りです。
| 項目 | 概要 |
| 内訳 | その交通費の対象となる内訳を選択します。 ※非表示に設定されている場合があります。 |
| 出発 | 出発駅を入力します。 乗換案内を利用しての入力、手入力の2つの方法で駅名を入力することが可能です。 ※乗換案内を利用して入力する方法は後述。 |
| 到着 | 到着駅を入力します。 乗換案内を利用しての入力、手入力の2つの方法で駅名を入力することが可能です。 ※乗換案内を利用して入力する方法は後述。 |
| 往復 | その交通費が片道分であるか、往復分であるかを選択します。 |
| 交通手段 | その交通費で利用した交通手段を入力します。 乗換案内を利用しての入力、手入力の2つの方法で交通手段を入力することが可能です。 ※乗換案内を利用しての入力後、交通手段は手入力で変更が可能です。 |
| 金額 | その交通費にかかった料金を入力します。 ※乗換案内を利用しての入力後、金額は手入力で変更が可能です。 片道で入力後、往復に変更すると、片道金額の2倍の額が反映されます。 複数の交通費を一度に申請する場合、小計は自動で計算されます。 |
| 利用日 | その交通費を利用した日を入力します。※乗換案内を利用して入力する方法は後述。 |
| 目的・備考 | 備考など、必要があれば入力します。 |
| グループ | その交通費に関するグループを選択します。 ※非表示に設定されている場合があります。 |
| プロジェクト | その交通費に関するプロジェクトを選択します。 ※非表示に設定されている場合があります。 |
・選択したい内訳に合わせて明細表を選択する場合
「交通費」をクリックします。
※「明細行を追加」の下に表示されている「交通費」などの項目は、明細の名前ではなく明細の種類が表示されております。
「入力条件」欄「申請する内訳」項目をクリックし、申請する内訳を選択します。
内訳を選択すると、その内訳を使用できる明細が表示されるので、入力したい明細表を選択します。
「明細表の入力項目」欄を入力し保存すると、申請書に反映されます。
項目の詳細は以下の通りです。
・「入力条件」欄
| 項目 | 概要 |
|
申請する内訳 |
申請に使用する内訳を選択します。 |
| 明細表 | 選択した内訳を使用できる明細表の中から、入力する明細表を選択します。 |
・「明細表の入力項目」欄
| 項目 | 概要 |
|
内訳 |
その交通費の対象となる内訳を選択します。 ※非表示に設定されている場合があります。 |
| 出発 | 出発駅を入力します。 乗換案内を利用しての入力、手入力の2つの方法で駅名を入力することが可能です。 ※乗換案内を利用して入力する方法は後述。 |
| 到着 | 到着駅を入力します。 乗換案内を利用しての入力、手入力の2つの方法で駅名を入力することが可能です。 ※乗換案内を利用して入力する方法は後述。 |
| 往復 | その交通費が片道分であるか、往復分であるかを選択します。 |
| 交通手段 | その交通費で利用した交通手段を入力します。 乗換案内を利用しての入力、手入力の2つの方法で交通手段を入力することが可能です。 ※乗換案内を利用しての入力後、交通手段は手入力で変更が可能です。 |
| 金額 | その交通費にかかった料金を入力します。 ※乗換案内を利用しての入力後、金額は手入力で変更が可能です。 片道で入力後、往復に変更すると、片道金額の2倍の額が反映されます。 複数の交通費を一度に申請する場合、小計は自動で計算されます。 |
| 利用日 | その交通費を利用した日を入力します。 ※乗換案内を利用して入力する方法は後述。 |
| 目的・備考 | 備考など、必要があれば入力します。 |
| グループ | その交通費に関するグループを選択します。 ※非表示に設定されている場合があります。 |
| プロジェクト | その交通費に関するプロジェクトを選択します。 ※非表示に設定されている場合があります。 |
| ファイル添付 | その交通費に関するファイルを選択します。 必須の場合「ファイル添付が必要です。」と表示されます。 |
各明細行に対して以下の動作が可能です。
表の右にある
マークをクリックすることで、入力した行にファイルを添付することが可能です。
選択されている内訳のファイル添付が必須の場合、
が表示されます。
表の右にある
マークをクリックすることで、入力した行をコピーして増やすことが可能です。
表の右にある
マークをクリックすることで、入力できる行を増やすことが可能です。
表の右にある
マークをクリックすると、その行が削除されます。
各明細行の右側には、入力された情報や入力方法に応じてマークが表示されます。
表示されるマークの意味は以下の通りです。
 |
出発や到着、または金額の項目を手入力しています。 |
 |
出発や到着、金額が乗換案内を利用して入力されています。 |
 |
乗換案内の検索結果の中の最安値の経路を選択されています。 |
 |
乗換案内の検索結果の中の所要時間が最も短い経路を選択されています。 |
 |
ICカードを利用した場合の金額が選択されています。 |
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定期券を利用した場合の金額が表示されています。 |
 |
ICカードの情報を利用して入力されています。 |
申請者が定期券情報を登録していて、乗換案内ダイアログの「定期券を利用する」にチェックが入っている場合、マークをクリックすると「定期券区間情報」のダイアログが表示され、明細入力時点での定期券情報を確認することができます。
精算申請の場合「事前申請」項目に定期券情報のある申請を設定すると、設定された申請の定期券情報が表示されます。
定期券情報の登録については、こちらをご覧ください。
乗換案内を利用する
※ジョブカン経費精算の乗換案内機能は、法人向けのジョルダンサービスと提携しています。
一般向けのジョルダン乗換案内サービスとは、算出されるデータや対応時期が異なります。
乗換案内を利用して交通費を入力する方法は以下の通りです。
1. 交通費明細左側の「出発」や「到着」の入力欄をクリックします。
2. 「乗換案内検索」のダイアログが表示されますので、「出発駅」「到着駅」の入力欄に駅名やバス停名等を、「利用日」の項目に交通費の利用日を入力して検索し、選択します。
※全国に同名の駅が複数存在する場合、「(東京)」「(大阪)」など、その都市をご指定いただかなければ、経路は表示されません。
経由駅を指定することも可能です。経由駅は、鉄道駅のみ指定できます。
3. 「運賃」の項目にて、ICカード利用時の運賃か、切符利用時の運賃かを選択します。
4. ユーザに定期券情報が登録されている場合は「定期券」の項目が表示されますので、定期券情報を料金に適用するかを選択します。
5. 新幹線利用の場合は、「新幹線」の項目にて、指定席・自由席・グリーン席のいずれかを選択します。
6. 「往復割引」の項目にて、往復割引を料金に適応するかを選択します。
適応した場合、JRの営業kmが片道601km以上の経路・高速バスの運賃について、往復割引運賃を検索できます。
※600km未満のJRの経路では、「往復割引」にチェックを入れても割引運賃は表示されません。
往復割引について、詳しくはこちらをご覧ください。
7. 「ソート順」の項目にて、検索結果を運賃が安い順で表示するか、所要時間の短い経路を早い順で表示するかを選択します。
8.「明細表への表示」項目にて、申請書の明細表へ経路ごとに入力するか、経由地ごとに入力するかを選択します。
「経路ごと」を選択した場合は、出発駅と到着駅が明細に入力されます。
「経由地ごと」を選択した場合は、経由地ごとに明細に出発駅と到着駅が入力されます。
9.「経路を検索」をクリックすると、ジョルダンの乗換案内を利用して経路を検索することができます。
検索は、「利用日」に入力した日付で行われます。
繁忙期の料金等、入力した日付により、利用料金が異なる場合がありますのでご注意ください。
※ジョルダンのシステム上、駅名が異なる場合でも、駅同士が接続している場合等に、同一駅としてみなされる場合があります。同一駅として扱われる駅名を入力した際、検索結果に、同一駅扱いの別の駅名が表示されることがあります。
そのような場合、ジョブカン上では以下のように、赤字で注意書きが表示されます。
例として、「赤坂見附」駅は「永田町」駅と同一駅とみなされますので、以下のように表示されます。
マークの表示されている経路が、検索結果の内、最安値の経路です。
マークの表示されている経路が、検索結果の内、所要時間が最も短い経路です。
検索結果の中から経路を選択すると、「明細項目設定」ダイアログが表示され、「目的・備考」「グループ」「プロジェクト」の設定が可能です。
「設定」ボタンを押下すると、明細の入力項目が自動で入力されます。
※乗換案内を利用しない場合、駅名の入力後「金額は手入力する」をクリックすると、駅名・利用日のみ明細表に反映されます。
明細表の表示内容
ICカードの情報を入力する
交通費明細の利用時、ICカードの情報を利用して入力することも可能です。
「勤怠打刻データ読込」についてはこちらを、「ICカード読込」についてはこちらのページをご覧ください。
※ICカード履歴を利用して申請を行われた際は、ユーザに設定された「定期券情報」は自動控除されません。
交通費明細を並べ替える
明細行が複数ある場合、「利用日」の項目をクリックすることで、日付でソートすることができます。
ソート前
ソート後
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
経費、明細書、申請書、交通費、ジョルダン、乗り換え、路線検索、明細行を追加