※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
実際に発生した費用の精算を行う際、その経費精算の申請書に事前申請を紐づけて、金額などを自動反映することが可能です。
※フリー設定項目の入力内容を反映させることはできません。
ジョブカン経費精算/ワークフローにおける事前申請の概要はこちらをご覧ください。
目次
事前申請を経費精算の申請書に紐付けする
1. 左側のメニューから「申請する」を選択します。
2. 申請一覧から申請したい内容に合う申請書を選択します。
各申請フォームの左側に表示される緑色の文字で、申請フォームの種類を確認することができます。
経費の精算フォームには、以下のマークが表示されています。
経費精算には、こちらのフォームを選択します。
3. 経費精算フォーム内の「事前申請」の項目をクリックします。
4. 申請書検索画面が表示されるので、過去の自分の申請から該当する申請を選択します。
各申請右側の「詳細」をクリックすると申請の内容を確認することが可能です。
「詳細検索」をクリックすると、検索条件を指定することができます。
「申請書の対象」で「自分以外の申請を含む」にチェックをつけると、他のユーザの申請も、事前申請として選択可能になります。
※事前申請として選択可能な「自分以外の申請」とは、以下の申請を指します。
また、事前申請に対し「進行中」または「差し戻し」のステータスの期日変更申請が紐づいている場合、申請書検索画面では以下のように表示され、選択することができません。
期日変更申請についてはこちらをご覧ください。
5. 申請書の選択時に表示されるダイアログにて、内容を自動的に反映させたい場合には「OK」をクリックします。
経費精算フォームと事前申請フォーム両方の「経費精算項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が同じである場合、内容が自動的に反映されます。
※フリー設定項目の内容は反映されません。
「経費精算項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が異なる場合とは、以下の状況を指します。
- 一方のフォームには明細表が設定されているが、一方のフォームには明細表が設定されていない場合
- フォームに設定されている明細表の「種類」が異なる場合
（一方は経費明細、一方は交通費明細 等） - フォームに設定されている明細表の「順番」が異なる場合
（一方は、経費明細・交通費明細の順番で設定されているが、もう一方は交通費明細・経費明細の順番で設定されている 等）
内容は反映させず、紐付けのみ行う場合には「キャンセル」をクリックします。
【例】
事前申請を選択後、内容が自動反映されたフォーム
事前申請のフォームと同様の項目や明細表が設定されている場合、以下の内容が自動反映されます。
※経費精算フォームで「内訳」「グループ」「手当の種類」を制御している場合、選択できる「内訳」「グループ」「手当の種類」のみ反映されます。
- 合計金額
- 内容
- 明細表の各項目
- 支払方法
また、事前申請時の申請金額を精算時の金額が超過している場合、その旨が表示されます。
6. 通常の申請と同様に、自動反映された内容以外の項目を入力し、申請します。
経費精算申請の流れについてはこちらをご覧ください。
事前申請が他の申請に紐付けられているか確認する
事前申請として紐付けたい申請が、既に他の申請に紐付けられているかを確認することができます。
申請時に確認する
申請時、事前申請を選ぶ際、既に事前申請として紐づけられている申請書には、青文字で「※既に事前申請として選択されています」とリンクが表示されます。
期日変更申請が紐づけられている事前申請には、「※既に事前申請として選択されています」の文字は表示されず、グレーアウトされます。
グレーアウトされた申請書は選択することができません。
リンクをクリックすると、紐付いている申請の詳細が表示されます。
承認時に確認する
左側メニューの「承認する」をクリックした画面で、該当の申請をクリックすると、申請の詳細を確認することができます。
その申請に事前申請が紐付けられている場合、申請の詳細画面内、「事前申請」の項目に表示されます。
申請タイトルの右側には、進行中、完了等といった「事前申請のステータス」が表示されます。
紐付けられた事前申請が他の経費精算書に複数回紐付けられている場合、その旨が赤字で表示されます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
事前依頼、事前稟議