※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算/ワークフローにおけるフォームとは、「申請書の雛形」を意味します。
ジョブカン経費精算/ワークフローでは、会社独自のフォームを作成することができます。
フォームを登録することで、独自の申請フォームを利用して申請できるようになります。
支払依頼の申請からデータを作成したい場合、支払依頼専用のフォームを作成する必要があります。
支払依頼フォームでは、社員から会社に支払の依頼をするための「支払依頼明細」を利用することが可能であり便利です。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
フォームの登録・編集・削除についてはこちらを、経費精算フォームについてはこちらをご覧ください。
目次
支払依頼フォームを登録する
支払依頼フォームを登録する方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」をクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームの「基本情報」欄内、「フォーム形式」の項目で、「支払依頼」を選択します。
4. フォーム形式を切り替えると、フォームの内容が切り替わります。設定が必要な項目に入力を行います。
支払依頼フォームの形式を選択した場合に表示される項目は以下の通りです。
①基本設定
②支払依頼項目
③明細表
④フリー設定項目
⑤経路分岐設定
⑥申請タイトル設定
⑦詳細設定
⑧印刷設定
※経費精算フォームについてはこちらをご覧ください。
①基本設定
| 項目名 | 条件 | 概要 | |||
| フォーム名 | 必須 | フォーム名を設定します。 | |||
| フォームの説明 | 任意 | フォームの説明文を入力します。 フォームの説明として入力された内容は、申請時に申請者が確認することができます。 |
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| 経路 | 必須 | フォームの承認経路を選択します。 申請者の役職や申請内容によって経路を変更したいという場合はこちらをご覧ください。 |
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| フォームの種類 | 必須 |
そのフォームを利用した場合に「依頼」として扱うか、「事前申請」として扱うかを設定します。 ・事前申請 |
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| 公開設定 | 任意 | フォームに公開制限を掛けることができます。 そのフォームを公開するユーザの範囲や、公開期間を設定することが可能です。 |
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| フォームに紐付ける内訳 | 任意 |
このフォームで利用できる内訳を設定できます。 |
|||
②支払依頼項目
こちらは申請時に申請者が記入する項目です。フォーム登録画面では入力を行う必要はありません。
明細表を設定しているかどうかによって表示される項目が異なります。
項目名の左側に表示されているをクリックすることで、項目の注記を設定することが可能です。
明細表が設定されている場合
| 項目名 | 概要 |
| 関連グループ | 申請書の関連グループを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 関連プロジェクト | 申請書の関連プロジェクトを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 関連申請 | 関連する申請として、過去の申請書を紐付けることができます。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 事前申請 | 事前申請を行っていた場合に、紐付ける申請書を選ぶことができます。 詳細はこちらをご確認ください。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 合計金額 | 明細表の内容の合計金額が表示されます。 |
| 内容 | 経費内容の詳細を記入していただく項目です。 |
明細表が設定されていない場合
・明細の種類に「支払依頼明細（取引先）」を設定したプレビュー
・明細の種類に「支払依頼明細（ユーザ）」を設定したプレビュー
明細表が設定されていない場合にプレビューをクリックすると、
明細項目設定ダイアログが開き明細の種類を選択することができます。
| 項目名 | 概要 |
| 関連グループ | 申請書の関連グループを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 関連プロジェクト | 申請書の関連プロジェクトを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 関連申請 | 関連する申請として、過去の申請書を紐付けることができます。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることも可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 事前申請 | 事前申請を行っていた場合に、紐付ける申請書を選ぶことができます。 詳細はこちらをご確認ください。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 支払の内訳 | 支払に紐付ける内訳を選択する項目です。 「フォームに紐付ける内訳」の設定を行っている場合、設定された内訳の中から選択します。 |
| 計上日 | 計上日（支払日ではなく、費用が発生した日）を入力する項目です。 |
| 金額 | 支払の合計金額を入力する項目です。 |
| 内容 | 支払内容の詳細を記入していただく項目です。 |
| 支払先選択 | その支払をする支払先を選択する項目です。 明細の種類が「取引先」の場合、「新規取引先」で「許可しない」の設定を行っている場合、既存で登録された取引先のみ選択できるようになります。 |
| 支払日 | 請求書等に記載された支払期日や、指定された支払日を入力する項目です。 |
| 振込手数料 | 振り込み手数料が「当方負担」か「先方負担」かを選択する項目です。 |
| 源泉徴収税 | その支払に源泉徴収税が「あり」か「なし」かを選択する項目です。 |
③明細表
「明細表」を設定することで、1つの申請書に複数の経費を入力することができます。
項目名の左側に表示されているをクリックすることで、項目の注記を設定することも可能です。
※項目名自体を変更することはできません。
明細表下のをクリックし、明細表を追加することで、1つのフォームに複数の種類の明細表を
設定することが可能です。
| 項目名 | 概要 |
| 明細の種類 |
明細表は、以下の3種類です。 |
| 明細の名前 | 明細の名前を設定します。 未入力の場合は「支払依頼明細（取引先）」、「支払依頼明細（ユーザ）」と表示されます。 会社独自に作成された明細は、未入力の場合、作成時に設定した明細の名前が表示されます。 |
| 説明 | 明細の説明を入力します。 |
| 内訳設定 |
この明細で利用できる内訳を設定できます。 内訳についてはこちらをご覧ください。 |
| 内容の入力 | 明細表内の「内容」項目の必須/任意を設定します。 |
| グループの入力 |
明細表内の「グループ」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 グループの入力が「任意」もしくは「必須」の場合、明細表内の「グループ」項目で選択できるグループの設定が可能です。 詳細はこちらをご覧ください。 |
| プロジェクトの入力 | 明細表内の「プロジェクト」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| レート修正を許可 |
明細表内の「金額」項目のレートの修正可否を設定可能です。 レート修正を許可が「しない」の場合、申請時のレートの修正を制限します。 会社独自に作成された為替レートのある明細の場合表示されます。 |
| 明細 - 領収書添付台紙 | 申請を印刷する際に、明細行ごとレシートや領収書を張り付け可能なスペースの設置可否を設定可能です。 フォームの種類で「依頼」を選択し、「印刷設定」欄の「明細 - 領収書添付台紙」項目が「出力する」の場合表示されます。 |
④フリー設定項目
申請書に必要な項目を追加します。追加できる項目の一覧・詳細はこちらをご覧ください。
※支払依頼フォームでは、フリー設定項目は20個まで設定できます。
をクリックし、項目を追加することが可能です。
⑤経路分岐設定
申請時の入力内容や、申請者のグループ・役職によって経路を自動的に切り替える設定ができます。
詳細はこちらをご覧ください。
⑥申請タイトル設定
詳細はこちらをご覧ください。
⑦詳細設定
| 項目名 | 概要 |
| フォーム分類 | 分類があれば、そのフォームに対して分類を設定することができます。 |
| 説明補助ファイル | 選択したファイルを、申請時に参考資料としてダウンロードすることができるようになります。 |
| 経路編集(申請者) | 申請時に、申請者による経路の編集を許可する／許可しないを設定できます。 |
| 経路編集(承認者) |
進行中の申請に対して、承認者による経路の編集を許可する／許可しないを設定できます。 |
| 閲覧可能者編集 | 申請時に、申請者による閲覧可能者の編集を許可する／しないを設定できます。 |
| 採番方式 | フォームごとに申請IDを採番するかどうかを設定できます。 |
| 承認期限項目 | 申請画面の承認期限項目の表示／非表示を設定できます。 |
| ファイル添付 | ファイル添付項目について、添付(任意)・添付(必須)・添付不可から選択可能です。 申請時に「支払の内訳」にファイル添付が必須の内訳が選択された場合、設定に関わらずファイルの添付が必須となります。 ※この項目ではフリー設定項目の「ファイル添付」は制御できません。 |
| 関連グループ項目 | 申請画面の関連グループ項目の表示／非表示を設定できます。 |
| 関連プロジェクト項目 | 申請画面の関連プロジェクト項目の表示／非表示を設定できます。 |
| 関連申請項目 | 申請画面の関連申請項目の表示／非表示を設定できます。 また、紐付け可能なフォームを指定できます。 |
| 事前申請項目 |
申請画面の事前申請項目の表示／非表示を設定できます。 |
| 内容項目 |
申請画面の内容項目の表示／非表示を設定できます。 |
| 支払予定日 |
申請画面の支払予定日項目の表示／非表示を設定できます。 |
| 支払条件 |
支払条件を選択します。 |
| 基準日 |
支払条件を適用する日付を選択します。 申請日を選択した場合、支払予定日を申請日から算出します。 最終承認日を選択した場合、支払予定日を最終承認日から算出します。 |
| 承認者所属情報 | 承認状況に対して承認者のグループ、役職情報の表示／非表示を設定できます。 |
| Box連携 | ※Box連携を設定されている場合のみ表示されます 最終承認時にその記録をBoxへ書き出すか否かの設定ができます。 |
| 新規取引先入力 | 新規取引先項目の入力の許可する／しないを設定できます。 |
詳細はこちらをご覧ください。
⑧印刷設定
明細表が1件以上存在する場合、表示されます。
| 項目名 | 概要 |
| とじしろ | フォームの種類が「依頼」の場合、申請を印刷する際のとじるための余白を設定することができます。 ※初期表示時は「設定しない」が選択されています。 |
| 明細一覧 | フォームの種類が「依頼」の場合、申請を印刷する際の明細行の表示可否を設定できます。 ※初期表示時は「出力する」が選択されています。 |
| 明細 - 領収書添付台紙 | フォームの種類が「依頼」の場合、申請を印刷する際の明細行ごとレシートや領収書を張り付け可能なスペースの設置可否を設定できます。 「出力する」を選択した場合、「明細項目設定」の「明細 - 領収書添付台紙」項目で明細ごとの明細 - 領収書添付台紙への表示可否を選択できるようになります。 ※初期表示時は「出力しない」が選択されています。 |
印刷イメージについてはこちらをご覧ください。
⑨設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」をクリックすると、フォームが登録されます。
仕訳データやFBデータへの反映
支払依頼フォームの申請が承認されると、各項目に入力された情報が仕訳データやFBデータに自動で反映されます。
各項目が、どの部分に反映されるかを説明いたします。
| 項目名 | 反映される部分 |
| 関連グループ | 承認後に作成される計上仕訳データの「負担グループ」に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 関連プロジェクト | 承認後に作成される計上仕訳データの「負担プロジェクト」に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 関連申請 | 承認時にどの申請と関連しているかを確認できます。 |
| 事前申請 | 承認時にどの事前申請が紐づいているかを確認できます。 |
| 支払の内訳 | 承認後に作成される計上仕訳データの借方に、選択された内訳に紐づく勘定科目らが反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 計上日 | 承認後に作成される計上仕訳データの「仕訳日」に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 合計金額 | 承認後に作成される計上仕訳データと支払データの「金額」に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 内容 | 承認時に申請内容を確認できます 。 |
| 振込手数料 | 承認後、支払確定画面の「振込手数料」に反映されます。 |
| 源泉税額計算 | 承認後に作成される源泉税用の仕訳データの貸方に、未払金等の勘定科目設定の「預り金」に紐づく勘定科目らが反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 支払先選択 | 承認後、支払確定画面の「支払先」に反映されます。 明細の種類に「支払依頼明細（取引先）」を選択した場合、支払確定画面の「取引先」タブに支払情報が表示されます。 明細の種類に「支払依頼明細（ユーザ）」を選択した場合、支払確定画面の「ユーザ」タブに支払情報が表示されます。 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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