※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算/ワークフローにおけるフォームとは、「申請書の雛形」を意味します。
ジョブカン経費精算/ワークフローでは、会社独自のフォームを作成することができます。
フォームを登録することで、独自の申請フォームを利用して申請できるようになります。
経費精算機能をご利用いただく場合、経費精算専用のフォームを作成する必要があります。
経費精算フォームでは、各経費の申請に利用できる「明細表」を利用することが可能であり便利です。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
フォームの登録・編集・削除についてはこちらを、支払依頼フォームついてはこちらをご覧ください。
目次
経費精算フォームを登録する
経費精算フォームを登録する方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」をクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームの「基本情報」欄内、「フォーム形式」の項目で、「経費精算」を選択します。
4. フォーム形式を切り替えると、フォームの内容が切り替わります。設定が必要な項目に入力を行います。
経費精算フォームの形式を選択した場合に表示される項目は以下の通りです。
①基本設定
②経費精算項目
③明細表
④フリー設定項目
⑤上限金額設定
⑥経路分岐設定
⑦申請タイトル設定
⑧詳細設定
⑨印刷設定
※支払依頼フォームについてはこちらをご覧ください。
①基本設定
| 項目名 | 条件 | 概要 |
| フォーム名 | 必須 | フォーム名を設定します。 |
| フォームの説明 | 任意 | フォームの説明文を入力します。 フォームの説明として入力された内容は、申請時に申請者が確認することができます。 |
| 経路 | 必須 | フォームの承認経路を選択します。 申請者の役職や申請内容によって経路を変更したいという場合はこちらをご覧ください。 |
| フォームの種類 | 必須 | そのフォームを利用した場合に「精算」として扱うか、「事前申請」として扱うかを設定します。
|
| 公開設定 | 任意 | フォームに公開制限を掛けることができます。 そのフォームを公開するユーザの範囲や、公開期間を設定することが可能です。 |
| フォームに紐付ける内訳 | 任意 |
このフォームで利用できる内訳を設定できます。内訳は複数選択可能です。 |
②経費精算項目
こちらは申請時に申請者が記入する項目です。フォーム登録画面では入力を行う必要はありません。
明細表を設定しているかどうかによって表示される項目が異なります。
項目名の左側に表示されているをクリックすることで、項目の注記を設定することが可能です。
明細表が設定されている場合
| 項目名 | 概要 |
| 関連グループ | 申請書の関連グループを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 関連プロジェクト | 申請書の関連プロジェクトを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 事前申請 | 事前申請を行っていた場合に、紐付ける申請書を選ぶことができます。 詳細はこちらをご確認ください。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 合計金額 | 明細表の内容の合計金額が表示されます。 |
| 内容 | 経費内容の詳細を記入していただく項目です。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 支払方法 | ※「支払方法」にて登録されている場合にのみ表示されます。 該当の経費をどのように支払ったかを選択する項目です。 「支払方法」を登録していない場合、デフォルトでは「立て替え払い」となります。 |
明細表が設定されていない場合
| 項目名 | 概要 |
| 関連グループ | 申請書の関連グループを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 関連プロジェクト | 申請書の関連プロジェクトを選択します。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 事前申請 | 事前申請を行っていた場合に、紐付ける申請書を選ぶことができます。 詳細はこちらをご確認ください。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 経費の内訳 | 経費に紐付ける内訳を選択する項目です。 「フォームに紐付ける内訳」の設定を行っている場合、設定された内訳の中から選択します。 |
| 利用日 | 利用日（費用が発生した日）を入力する項目です。 |
| 金額 | 費用の合計金額を入力する項目です。 |
| 内容 | 経費内容の詳細を記入していただく項目です。 なお、この項目が必要ない場合、非表示にすることが可能です。 設定方法はこちらをご覧ください。 |
| 支払先 | 支払先を入力する項目です。 |
| 支払方法 | ※「支払方法」にて登録されている場合にのみ表示されます。 該当の経費をどのように支払ったかを選択する項目です。 「支払方法」を登録していない場合、デフォルトでは「立て替え払い」となります。 |
「明細表」を設定することで、1つの申請書に複数の経費を入力することができます。
項目名の左側に表示されているをクリックすることで、項目の注記を設定することも可能です。
※項目名自体を変更することはできません。
明細表下のをクリックし、明細表を追加することで、1つのフォームに複数の種類の明細表を設定することが可能です。
デフォルトでは「経費明細」が表示されていますが、明細表をクリックすると、明細表の種類を変更することができます。
「明細項目設定」のダイアログ内、「明細の種類」の項目で変更します。
| 項目名 | 概要 |
| 明細の種類 | 明細の種類を選択します。 設定できる明細表の種類は以下の通りです。
|
| 明細の名前 | 明細の名前を設定します。 未入力の場合は「明細の種類」が表示されます。 会社独自に作成された明細は、未入力の場合、作成時に設定した明細の名前が表示されます。 |
| 説明 | 明細の説明を入力します。 |
| 仕訳設定 | 仕訳をどのように作成するかを選択します。
|
| 内訳設定/手当分類設定 | ※選択した明細の種類が「手当明細」以外の場合 この明細で利用できる内訳を設定できます。 内訳は複数選択可能です。 内訳が未選択の場合、すべての内訳、もしくは「フォームに紐付ける内訳」で選択された内訳が利用可能になります。 内訳についてはこちらをご覧ください。 ※選択した明細の種類が「手当明細」である場合 この明細で利用できる手当分類を設定できます。 手当分類は複数選択可能です。 手当分類が未選択の場合、すべての手当分類が利用可能になります。 手当の登録についてはこちらをご覧ください。 |
| 内容/目的・備考の入力 | ※選択した明細の種類によって項目名が異なります。 明細表内の「内容」や「目的・備考」項目の必須/任意を設定します。 |
| グループの入力 |
明細表内の「グループ」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 グループの入力が「任意」もしくは「必須」の場合、明細表内の「グループ」項目で選択できるグループの設定が可能です。 詳細はこちらをご覧ください。 |
| プロジェクトの入力 | 明細表内の「プロジェクト」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| 支払先の入力 | 明細表内の「支払先」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| 交通手段の入力 |
※選択した明細の種類が「交通費明細」の場合のみ設定可能 明細表内の「交通手段」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| レート修正を許可 |
明細表内の「金額」項目のレートの修正可否を設定可能です。 レート修正を許可が「しない」の場合、申請時のレートの修正を制限します。 会社独自に作成された為替レートのある明細の場合表示されます。 |
| 明細 - 領収書添付台紙 |
申請を印刷する際に、明細行ごとレシートや領収書を張り付け可能なスペースの設置可否を設定可能です。 |
| 内訳別明細 |
申請の印刷する際に、内訳別の集計表示可否を設定可能です。 |
| 通貨・内訳別明細 |
申請を印刷する際に、通貨や内訳別の集計表示可否を設定可能です。 |
④フリー設定項目
申請書に必要な項目を追加します。追加できる項目の一覧・詳細はこちらをご覧ください。
※経費精算フォームでは、フリー設定項目は20個まで設定できます。
をクリックし、項目を追加することが可能です。
⑤上限金額設定
一度に申請できる金額の上限を設定できます。詳細はこちらをご覧ください。
⑥経路分岐設定
申請時の入力内容や、申請者のグループ・役職によって経路を自動的に切り替える設定ができます。詳細はこちらをご覧ください。
⑦申請タイトル設定
詳細はこちらをご覧ください。
⑧詳細設定
| 項目名 | 概要 |
| フォーム分類 | 分類があれば、そのフォームに対して分類を設定することができます。 |
| 説明補助ファイル | 選択したファイルを、申請時に参考資料としてダウンロードすることができるようになります。 |
| 経路編集(申請者) | 申請時に、申請者による経路の編集を追加・削除を許可/追加のみ可/許可しない設定ができます。 |
| 経路編集(承認者) | 承認時に、承認者による経路の編集を追加のみ可/許可しない設定ができます。 |
| 閲覧可能者編集 | 申請時に閲覧可能者を編集可能にするかどうかを設定できます。 |
| 採番方式 |
フォーム毎に申請IDを採番するかどうかを設定できます。 |
| 承認期限項目 |
申請画面の承認期限項目の表示／非表示を設定できます。 |
| ファイル添付 | ファイル添付項目について、添付(任意)/添付(必須)/添付不可から選択可能です。 申請時に「経費の内訳」にファイル添付が必須の内訳が選択された場合、設定に関わらずファイルの添付が必須となります。 ※この項目ではフリー設定項目の「ファイル添付」は制御できません。 |
| 関連グループ項目 | 申請画面の関連グループ項目の表示／非表示を設定できます。 |
|
関連プロジェクト項目 |
申請画面の関連プロジェクト項目の表示／非表示を設定できます。 |
|
事前申請項目 |
申請画面の事前申請項目の表示／非表示を設定できます。 また、紐付け可能なフォームを指定できます。 |
| 内容項目 | 申請画面の内容項目の表示／非表示を設定できます。 |
|
仮払 |
フォームの種類で「事前申請」を選択した場合、仮払の使用可否を設定することができます。 |
| フォームの種類で「事前申請」を選択して「仮払」を利用する場合、支払手段を設定できます。 | |
| フォームの種類で「精算申請」を選択した場合または「事前申請」を選択して「仮払」を利用する場合、支払予定日を設定できます。 | |
|
承認者所属情報 |
承認状況に対して承認者のグループ、役職情報の表示／非表示を設定できます。 |
|
Box連携 |
※Box連携を設定されている場合のみ表示されます 最終承認時にその記録をBoxへ書き出すか否かの設定ができます。 |
|
出張日連携 |
フォームの種類で「事前申請」を選択した場合、ジョブカン勤怠管理との出張日連携可否を設定できます。 |
|
精算期日設定 |
フォームの種類で「事前申請」を選択した場合、事前申請に対して精算申請を期限までに申請するよう促すための、精算期日の設定ができます。 |
|
勤怠情報の表示 |
フォームの種類で「精算申請」を選択した場合、ジョブカン勤怠管理の勤怠情報の表示／非表示を設定できます。 |
|
打刻場所の表示 |
フォームの種類で「精算申請」を選択した場合、ジョブカン勤怠管理の打刻場所の表示／非表示を設定できます。 |
詳細はこちらをご覧ください。
⑨印刷設定
明細表が1件以上存在する場合、表示されます。
| 項目名 | 概要 |
| とじしろ | フォームの種類が「精算申請」の場合、申請を印刷する際のとじるための余白を設定することができます。 ※初期表示時は「設定しない」が選択されています。 |
| 明細一覧 | フォームの種類が「精算申請」の場合、申請を印刷する際の明細行の表示可否を設定できます。 ※初期表示時は「出力する」が選択されています。 |
| 明細 - 領収書添付台紙 | フォームの種類が「精算申請」の場合、申請を印刷する際の明細行ごとレシートや領収書を張り付け可能なスペースの設置可否を設定できます。 「出力する」を選択した場合、「明細項目設定」の「明細 - 領収書添付台紙」項目で明細表ごとに明細 - 領収書添付台紙表示可否を選択できるようになります。 ※初期表示時は「出力しない」が選択されています。 |
| 通貨・内訳別明細 | フォームの種類が「精算申請」の場合、申請を印刷する際の通貨や内訳別の集計表示可否を設定できます。 「出力する」を選択した場合、「明細項目設定」の「内訳別明細」項目と「通貨・内訳別明細」項目で、明細表ごとに内訳別明と通貨・内訳別明細表示可否を選択できるようになります。 ※初期表示時は「出力しない」が選択されています。 |
詳細はこちらをご覧ください。
5. 設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」をクリックすると、フォームが登録されます。
仕訳データやFBデータへの反映
経費精算フォームの申請が承認されると、各項目に入力された情報が仕訳データやFBデータに自動で反映されます。
各項目が、どの部分に反映されるかを説明いたします。
| 項目名 | 反映される箇所 |
| 内訳 | 承認後に作成される計上仕訳データの借方に、選択された内訳に紐づく勘定科目らが反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 利用日 | 承認後に作成される計上仕訳データの仕訳日に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 金額 | 承認後に作成される計上仕訳データと支払データの「金額」に反映されます。 仕訳確定・支払確定画面で確認することができます 。 |
| 内容 | 承認時に申請内容を確認することができます 。 |
| 関連グループ | 承認後に作成される計上仕訳データの「負担グループ」に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 関連プロジェクト | 承認後に作成される計上仕訳データの「負担プロジェクト」に反映されます。 仕訳確定画面で確認・修正を行うことができます。 |
| 支払方法 | デフォルトで設定されている「立替払い」が選択された場合、承認後に作成される仕訳データの貸方に、未払金等の勘定科目設定の「未払金」に紐づく勘定科目らが反映されます。 また、支払仕訳とFBデータが承認完了と同時に発行されます。 支払方法登録で登録された支払方法が選択された場合、承認後に作成される仕訳データの貸方には、支払方法登録で紐づけた勘定科目らが反映されます。 なお、登録した支払方法で申請された場合、支払仕訳とFBデータは発行されません。 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
申請書、雛形、会計