※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
経費精算のフォームごともしくは明細行ごとに、申請できる上限金額を設定することが可能です。
上限を設定することで、その上限を超過した申請ができないようにすることや、アラートを表示させることができるようになり便利です。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
目次
経費精算フォームの上限金額を設定する
経費精算フォームで申請を行う際の「上限金額設定」を行うことで、一度の申請で入力できる金額を制限することが可能です。
以下の通り、設定方法と注意点についてご案内します。
経費精算フォームの上限金額を設定する
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」、または編集したいフォームをクリックします。
3. フォームの「基本情報」欄内、「フォーム形式」の項目で、「経費精算」を選択します。
※既に登録されているフォームを編集する場合、「フォーム形式」を変更することはできません。
経費精算フォーム登録の詳細はこちらをご覧ください。
4. フォーム登録画面、「上限金額設定」項目のをクリックします。
5. 上限金額設定のダイアログが表示されます。
フォームに明細を設定しているかどうかによって表示される項目が異なります。
明細が設定されている場合
項目 | 条件 | 概要 |
設定範囲 | - | 上限の範囲を指定します。
|
適用する内訳 | 必須 | ※「設定範囲」が「明細行毎の金額」の場合にのみ表示されます。 対象となる内訳を選択します。 |
適用する役職 | 必須 | 対象となる申請者の役職を選択します。 特定の役職を指定すると、「該当の役職ランク以下」の役職すべてが対象となります。 |
上限金額 | 必須 | 申請の上限金額を設定します。 こちらで設定した金額を越えての申請について、制限が掛かるようになります。 |
申請の制限 | - | 上限金額を超過した際、アラートを表示するだけにするか、申請ができないようにするかを設定します。
|
※明細が設定されている状態で「上限金額」の設定を行った後、明細をすべて削除すると、既存の上限設定もすべて削除されます。
明細が設定されていない場合
項目 | 条件 | 概要 |
設定範囲 | - | 明細が設定されていない場合、フォーム全体の合計金額の上限のみ設定可能です。 |
適用する内訳 | 必須 | 対象となる内訳を選択します。 |
適用する役職 | 必須 | 対象となる申請者の役職を選択します。 特定の役職を指定すると、「該当の役職ランク以下」の役職すべてが対象となります。 |
上限金額 | 必須 | 申請の上限金額を設定します。 こちらで設定した金額を越えての申請について制限が掛かるようになります。 |
申請の制限 | - | 上限金額を超過した際、アラートを表示するだけにするか、申請ができないようにするかを設定します。
|
※明細が設定されていない状態で「上限金額」の設定を行った後、明細を追加すると、既存の上限設定はすべて削除されます。
6. 再度をクリックすることで、さらに条件を追加することが可能です。
7. その他、フォームに必要な設定を行います。
経費精算フォーム登録の詳細はこちらをご覧ください。
8. 設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」をクリックすると、フォームが登録されます。
上限金額設定変更時の注意点
一度フォームに設定した上限金額の設定を変更されますと、既に申請されている申請書の内容を編集・修正した場合や、申請をコピーした場合等、状況によって異なる設定が反映されるようになります。
・最新の上限設定が反映される申請
以下のような申請を行う場合、フォームの最新の上限設定が反映されます。
・申請当時の上限設定が反映される申請
以下のような申請の場合、最新の上限設定ではなく、申請時の上限設定が反映されます。
上限設定の変更後、変更された内容が反映されていないという場合には、「差し戻し後の再申請」や「申請修正」に当てはまらないかをご確認ください。
上限金額超過時のエラー表示を確認する
フォームに申請できる金額の上限が設定されている際、申請時に上限を超えた金額が入力された場合、それぞれ以下のようなエラーが表示されます。
明細が設定されている場合
・フォーム全体の合計金額を超過
・明細行毎の金額を超科
入力金額が上限を超えた場合、「上限金額を超過しています」 というエラーが表示されます。
「アラートを表示する」という設定の場合、こちらの状態のまま申請を行うことができます。
「申請を行えないようにする」という設定の場合、申請を行うことはできません。
明細が設定されていない場合
入力金額が上限を超えた場合、「上限金額を超過しています」 というエラーが表示されます。
「アラートを表示する」という設定の場合、こちらの状態のまま申請を行うことができます。
「申請を行えないようにする」という設定の場合、申請を行うことはできません。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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申請書、雛形、制限、限定