目次
事前申請のためのフォームを作成する
※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
ジョブカン経費精算における「事前申請」とは、実際に費用が発生する前に、「事前に伺いを立てるための稟議」を意味します。
※事前申請の承認が完了しても、仕訳データは生成されません。
事前申請を利用することで、条件を満たす場合に、経費精算申請または支払依頼申請に紐づけた事前申請の金額等の内容を反映させることが可能であり便利です。
この記事では、事前申請を行うための「事前申請フォーム」と、事前申請に対応した経費精算申請フォームまたは支払依頼申請フォームの作成方法について案内します。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
事前申請と経費精算の紐づけについてはこちらをご覧ください。
事前申請と支払依頼の紐づけについてはこちらをご覧ください。
ほか、事前申請の概要についてはこちらをご覧ください。
※この機能は、経費精算プランをご契約の方のみご利用可能です。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」をクリックします。
3. フォーム登録画面の「基本情報」内、フォーム形式の項目で、「経費精算」または「支払依頼」を選択します。
フォーム形式を切り替えると、フォームの内容も切り替わります。
「経費精算」または「支払依頼」フォームを選択すると、「フォームの種類」という項目が表示されます。
4. フォーム登録画面の「基本情報」内、フォームの種類の項目で、「事前申請」を選択します。
5. その他の必須項目の入力と、必要な項目を設定した後、ページ下部の「保存する」をクリックします。
フォームの設定方法はこちらをご覧ください。
フォームの種類を「事前申請」に設定したフォームと、「精算」に設定したフォームの違いは、事前申請フォームは、承認が完了しても、仕訳データが作成されない点です。
申請時の入力内容等は、通常の経費精算フォームや支払依頼フォームと同様です。
また、申請者が、「申請する」のメニューから申請フォームを選ぶ際、一覧画面では以下のように表示されます。
事前申請を経費精算申請時、「事前申請」項目に紐づけ内容を反映させるためには、事前申請フォームと経費精算フォーム両方の「経費精算項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が同じである必要があります。
「経費精算項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が異なる場合とは、以下の状況を指します。
- 一方のフォームには明細表が設定されているが、一方のフォームには明細表が設定されていない場合
- フォームに設定されている明細表の「種類」が異なる場合
（一方は経費明細、一方は交通費明細 等） - フォームに設定されている明細表の「順番」が異なる場合
（一方は、経費明細・交通費明細の順番で設定されているが、もう一方は交通費明細・経費明細の順番で設定されている 等）
したがって、事前申請に対応した経費精算申請フォームを作成する場合、あらかじめ作成した事前申請フォームをコピーして経費精算フォームを作成する方法を推奨しています。
手順は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面で、作成した事前申請フォームにカーソルを合わせ「コピーする」アイコンを選択します。
3. フォーム登録画面に遷移したら、「基本設定」欄内「フォームの種類」項目を「精算」に変更する。
4. ほか、フォーム名や経路など必要に応じて他項目を変更する。
このとき、明細など「経費精算項目」内の設定は変更しないこと。
※フリー設定項目は紐づけ時反映されないため、変更しても問題ありません。
5.最後に「保存する」をクリックしてフォームを保存する。
事前申請を支払依頼申請時、「事前申請」項目に紐づけ内容を反映させるためには、事前申請フォームと支払依頼フォーム両方の「支払依頼項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が同じである必要があります。
「支払依頼項目」内に設定されている明細の種類や明細の順番が異なる場合とは、以下の状況を指します。
- 一方のフォームには明細表が設定されているが、一方のフォームには明細表が設定されていない場合
- フォームに設定されている明細表の「種類」が異なる場合
（一方は支払依頼明細（取引先）、一方は支払依頼明細（ユーザ）） - フォームに設定されている明細表の「順番」が異なる場合
（一方は、支払依頼明細（取引先）・支払依頼明細（ユーザ）の順番で設定されているが、もう一方は支払依頼明細（ユーザ）・支払依頼明細（取引先）の順番で設定されている）
支払依頼フォームで「支払依頼明細（取引先）」、「支払依頼明細（ユーザ）」を登録している場合、「事前申請」項目に紐づけ内容は反映されません。
会社独自に作成した明細を登録している場合や、明細表が設定されていない場合、内容が反映されます。
したがって、事前申請に対応した支払依頼申請フォームを作成する場合、あらかじめ作成した事前申請フォームをコピーして支払依頼フォームを作成する方法を推奨しています。
手順は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面で、作成した事前申請フォームにカーソルを合わせ「コピーする」アイコンを選択します。
3. フォーム登録画面に遷移したら、「基本設定」欄内「フォームの種類」項目を「依頼」に変更する。
4. ほか、フォーム名や経路など必要に応じて他項目を変更する。
このとき、明細など「支払依頼項目」内の設定は変更しないこと。
※フリー設定項目は紐づけ時反映されないため、変更しても問題ありません。
5.最後に「保存する」をクリックしてフォームを保存する。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
事前依頼、事前稟議、フォーム、申請書、