ジョブカン経費精算/ワークフローにおけるフォームとは、「申請書の雛形」を意味します。
ジョブカン経費精算/ワークフローでは、会社独自のフォームを作成することができます。
申請内容に合わせて独自の申請フォームを作成することで、様々な申請を行うことができるようになります。
フォームの設定は、Admin、管理者、システム担当の権限ユーザから設定できます。
目次
フォームを登録する
フォームの登録方法は以下の通りです。
テンプレートを利用して登録される場合はこちらをご覧ください。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」をクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームの「基本情報」を設定します。
項目名 | 条件 | 概要 |
フォーム形式 |
- |
経費精算プランをご契約されている場合、作成したいフォームの形式を選択します。 ・ワークフロープラン+経費精算プランご利用時 汎用フォーム、経費精算用フォーム、支払依頼フォームのいずれかを選択可能です。 ・経費精算プランのみご利用時 経費精算用フォーム、支払依頼フォームのどちらかを選択可能です。 |
フォーム名 | 必須 | フォーム名を設定します。 |
フォームの説明 | 任意 | フォームの説明文を入力することができます。 フォームの説明として入力された内容は、申請時に申請者が確認することができます。 |
経路 | 必須 | 作成した経路の中から、このフォームの経路として登録したいものを選択します。 申請者の役職や申請内容によって経路を変更したいという場合はこちらをご覧ください。 |
公開設定 | 任意 | フォームに公開制限を掛けることができます。 そのフォームを公開するユーザの範囲や、公開期間を設定することが可能です。 |
4. 「項目設定」で、申請書に必要な項目を追加・変更します。設定できる項目の一覧・詳細はこちらをご覧ください。
※経費精算フォーム・支払依頼フォームの場合は「フリー設定項目」と表示されます。
項目は複数追加することができます。マークをクリックすることで新しい項目が追加されます。
※経費精算フォームや支払依頼フォームの「フリー設定項目」では、20個まで項目を設定することが可能です。
5. 新しく追加した項目の設定を行います。
デフォルトで表示されている、または追加した「新しい項目」をクリックすると、「フォーム項目設定」のダイアログが表示されます。
項目タイプや項目名、必須/任意の設定等をすることが可能です。
追加できる項目や、それぞれの項目タイプでどのような設定が可能かはこちらをご覧ください。
項目の設定を完了後、ダイアログ内の「設定」をクリックすると、入力した項目がフォームに反映されます。
6. 「申請タイトル設定」欄で、申請タイトルに初期値を設定したり、入力値に応じて自動生成させることが可能です。
詳細はこちらをご覧ください。
7. 「詳細設定」欄で、その他のフォームに関する設定をすることが可能です。
詳細設定では、下記について設定を行うことが可能です。選択した「フォーム形式」や「フォームの種類」によって、表示される項目が異なります。
項目名 | 概要 |
フォーム分類 | 分類があれば、そのフォームに対して分類を設定することができます。 |
説明補助ファイル | 選択したファイルを、申請時に参考資料としてダウンロードすることができるようになります。 |
経路編集(申請者) |
申請時に、申請者による経路の編集を追加・削除を許可/追加のみ可/許可しない設定ができます。 |
経路編集(承認者) | 進行中の申請に対して、承認者による経路の編集を許可する/許可しないを設定できます。 |
閲覧可能者編集 | 申請時に、申請者による閲覧可能者の編集を許可する/しないを設定できます。 |
採番方式 | フォーム毎に申請IDを採番するかどうかを設定できます。 |
承認期限項目 | 申請画面の承認期限項目の表示/非表示を設定できます。 |
ファイル添付 |
申請時のファイル添付を必須とするか否かを選択することが可能です。 申請時に「経費の内訳」または「支払の内訳」にファイル添付が必須の内訳が選択された場合、設定に関わらずファイルの添付が必須となります。 |
関連グループ項目 | 申請画面の関連グループ項目の表示/非表示を設定できます。 |
関連プロジェクト項目 | 申請画面の関連プロジェクト項目の表示/非表示を設定できます。 |
クラウドサイン連携 | ※汎用フォーム選択時のみ表示されます。 クラウドサインとの連携による契約書添付の可否を設定できます。 |
事前申請項目 | ※経費精算フォーム、支払依頼フォーム選択時のみ表示されます。 申請画面の事前申請項目の表示/非表示を設定できます。 また、紐付け可能なフォームを指定できます。 |
関連申請項目 | ※支払依頼フォーム選択時のみ表示されます。 申請時に関連申請を選択する項目の、表示・非表示の設定や、表示の場合、必須か任意かを設定できます。 また、紐付け可能なフォームを指定できます。 |
内容項目 | ※経費精算フォーム、支払依頼フォーム選択時のみ表示されます。 申請画面の内容項目の表示/非表示を設定できます。 |
仮払 | ※経費精算フォーム選択時のみ表示されます。 フォームの種類で「事前申請」を選択した場合、仮払の使用可否を設定することができます。 |
承認者所属情報 | 承認状況に対して承認者のグループ、役職情報の表示/非表示を設定できます。 |
Box連携 | ※Box連携を設定されている場合のみ表示されます 最終承認時にその記録をBoxへ書き出すか否かの設定ができます。 |
出張日連携 |
※経費精算フォーム選択かつフォームの種類が事前申請の場合のみ表示されます。 フォームの種類で「事前申請」を選択した場合、ジョブカン勤怠管理との出張日連携可否を設定可能です。 |
精算期日設定 |
※経費精算フォーム選択かつフォームの種類が事前申請の場合のみ表示されます。 事前申請に対して精算申請を期限までに申請するよう促すための、精算期日を設定することができます。 |
勤怠情報の表示 |
※経費精算フォームかつフォームの種類が精算申請の場合のみ表示されます。 フォームの種類で「精算申請」を選択した場合、ジョブカン勤怠管理の勤怠情報の表示可否を設定可能です。 |
打刻場所の表示 |
※経費精算フォームかつフォームの種類が精算申請の場合のみ表示されます。 フォームの種類で「精算申請」を選択した場合、ジョブカン勤怠管理の打刻場所の表示可否を設定可能です。 |
新規取引先入力 |
※支払依頼フォーム選択時のみ表示されます。 |
詳細はこちらをご覧ください。
8. 印刷設定
明細表が1件でも存在する場合、表示されます。
項目名 | 概要 |
とじしろ |
※支払依頼フォームかつフォームの種類が「依頼」もしくは経費精算フォームかつフォームの種類が「精算申請」の場合のみ表示されます。 |
明細一覧 | 支払依頼フォームかつフォームの種類が「依頼」もしくはフォームの種類が「精算申請」の場合、申請を印刷する際の明細行の表示可否を設定できます。 ※初期表示時は「出力する」が選択されています。 |
明細 - 領収書添付台紙 | ※支払依頼フォームかつフォームの種類が「依頼」もしくは経費精算フォームかつフォームの種類が「精算申請」の場合のみ表示されます。 申請を印刷する際の明細行ごとレシートや領収書を張り付け可能なスペースの設置可否を設定できます。 「出力する」を選択した場合、「明細項目設定」の「明細 - 領収書添付台紙」項目で明細ごとの明細 - 領収書添付台紙への表示可否を選択できるようになります。 |
通貨・内訳別明細 | ※経費精算フォームかつフォームの種類が「精算申請」の場合のみ表示されます。 申請を印刷する際の通貨や内訳別の集計表示可否を設定できます。 「出力する」を選択した場合、「明細項目設定」の「内訳別明細」項目と「通貨・内訳別明細」項目で、明細ごとの内訳別明と通貨・内訳別明細への表示可否を選択できるようになります。 |
印刷イメージについてはこちらをご覧ください。
9. 設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」をクリックすると、フォームが登録されます。
フォームを編集する
既に登録済みのフォームに設定している項目や明細等を変更したい場合に編集を行うことができます。
フォームの内容を編集しても、そのフォームを利用した申請(進行中の申請や下書きに保存した申請も含む)は編集されません。
※ただし、フォームの名称を変更する場合、下書きに保存した申請書を申請すると、申請一覧には変更後のフォーム名が反映されます。
なお、申請データのCSV出力を行う際、出力される項目は「出力時にフォーム内に設定された項目」のみとなりますのでご注意ください。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. 「フォーム一覧」画面で、編集したいフォームをクリックします。
3. 「フォーム登録」画面が表示されますので、内容を編集します。
既に登録済みのフォームの「フォーム形式」を変更することはできません。
編集できる内容はこちらを参照ください。
4. 編集後、「フォーム登録」画面の「更新する」をクリックすると、設定が反映されます。
フォームを削除する
フォームを削除しても、そのフォームを利用した過去の申請は削除されません。
また、進行中の申請や、下書きに保存した申請も削除はされません。
※ただし、フォームが削除されると、下書き保存された申請書の申請や差し戻し後の再申請は行うことができませんのでご注意ください。
※また、フォームが削除された申請をコピーすることはできません。
フォームを削除する方法は以下の通りです。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧の画面で、削除したいフォームにカーソルを合わせます。
3. 右側に表示されるアイコン内のをクリックします。
4. 確認のダイアログが表示されます。ダイアログ内の「OK」をクリックすると、フォームが削除されます。
※削除したフォームの情報を元に戻すことはできません。
フォームを削除しても、そのフォームを利用した申請(進行中の申請・下書き保存した申請・差し戻された申請を含む)は削除されません。
過去の申請をコピーして新たに申請を行う場合、元のフォームが削除された申請は、コピーすることができなくなります。
フォームをコピーする
作成したフォームをコピーし、編集して、別のフォームとして登録することができます。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. 「フォーム一覧」の画面でコピーしたいフォームにカーソルを合わせます。
3. 右側に表示されるアイコン内のをクリックします。
4. フォーム名に「コピー:」と入った、同じ内容のフォーム作成画面に移行しますので、内容を編集し保存します。
フォームを並び替える
作成したフォームの表示順を並び替えることが可能です。並び替えを行うと、「申請する」の画面には、保存された順番で表示されるようになります。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. 「フォーム一覧」の画面で、並び替えたいフォームをクリックした状態のまま、上下に移動させます。
3. 経路を移動させた後、右下の「並び順を保存する」をクリックすると変更した順番が保存されます。
フォーム登録の動画マニュアルを確認する
フォーム登録の手順を動画でご覧いただけます。
・管理者機能ー基本情報設定「ワークフロー登録編」
「経路」と「フォーム」の設定について(1:35~)
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
申請書、帳票、伝票、稟議書、雛形、ひな形、支払い依頼